【Word】校閲の赤字を出さずにクリーン印刷!提出用の設定と確認ポイント

Word文書を印刷すると、意図せず校閲コメントや変更履歴の赤字が表示されて困った経験はありませんか。共同作業で作成した文書には、作成過程の記録が残っていることがよくあります。

これはWordの印刷設定が、画面に表示されている内容そのままを印刷するようになっているためです。

この記事では、提出用のきれいな文書を印刷するために必要な設定方法と、印刷前に確認すべきポイントを詳しく解説します。

本記事を読むことで、意図しない変更履歴やコメントが印刷されることを確実に防ぎ、プロフェッショナルな文書を作成できるようになります。

3. 提出用文書に赤字が残る原因

Wordの「変更履歴」機能は、複数人が共同で文書を編集する際に、誰がいつどのような変更を加えたかを記録するために設計されています。この機能は、共同作業の効率を高める上で非常に役立ちます。しかし、Wordのデフォルト設定では、これらの変更履歴やコメントは画面表示と同じように印刷されるようになっている場合があります。これは、編集過程を共有するために便利な機能ですが、最終的な提出文書には不要な情報となることがほとんどです。印刷設定でこれらの表示をオフにしないと、提出用文書に意図しない情報が含まれてしまい、受け取り側に誤解を与える原因となる可能性があります。

4. 提出用文書をクリーンにする設定手順

Wordで校閲の赤字を出さずにクリーンな文書を印刷するための具体的な手順を解説します。

4.1 変更履歴とコメントを非表示にする

1. Word文書を開く
   印刷したいWord文書を開きます。
2. 「校閲」タブへ移動する
   Word上部のリボンメニューから「校閲」タブをクリックします。
3. 「変更履歴の表示」を設定する
   「変更履歴」グループ内にある「変更履歴の表示」のドロップダウンメニューをクリックします。ここで「変更履歴なし」を選択してください。これにより、画面上からすべての変更履歴とコメントが非表示になります。
4. 「すべての変更履歴/コメント」をオフにする
   同じ「変更履歴の表示」ドロップダウンメニューの中に、「コメント」「インク」などのチェックボックスがある場合は、これらもすべてオフになっていることを確認します。

4.2 印刷設定を確認する

1. 「ファイル」タブへ移動する
   Wordの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「印刷」を選択する
   左側のメニューから「印刷」を選択します。
3. 印刷設定のオプションを確認する
   「設定」セクションにある「すべてのページを印刷」の下に表示される「すべてのマークアップを表示」オプションがオフになっていることを確認します。もしオンになっている場合は、クリックしてオフに切り替えてください。この設定は、印刷時に変更履歴やコメントが出力されないようにするための重要な項目です。
4. 「ドキュメント情報」を確認する
   同じ「設定」セクション内に「ドキュメント情報」という項目がある場合、そのドロップダウンメニューをクリックします。通常は「文書のみ」が選択されていることを確認してください。ここで「マークアップを表示して文書を印刷」などが選択されていると、意図せず変更履歴が印刷されてしまいます。

4.3 文書のプロパティから個人情報を削除する

1. 「ファイル」タブへ移動する
   Wordの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「情報」を選択する
   左側のメニューから「情報」を選択します。
3. 「問題のチェック」を実行する
   「文書の検査」セクションにある「問題のチェック」をクリックし、ドロップダウンメニューから「ドキュメント検査」を選択します。
4. 検査項目を選択する
   「ドキュメント検査」ダイアログボックスが表示されたら、「ドキュメントのプロパティと個人情報」にチェックが入っていることを確認します。その他の項目も必要に応じてチェックします。
5. 文書を検査し、個人情報を削除する
   「検査」ボタンをクリックします。検査結果が表示されたら、「ドキュメントのプロパティと個人情報」の項目で「すべて削除」ボタンをクリックします。これにより、文書に埋め込まれた作成者名やコメント作成者名などの個人情報が削除されます。

4.4 印刷プレビューで最終確認する

1. 印刷プレビューを表示する
   「ファイル」タブから「印刷」を選択し、右側に表示される印刷プレビュー画面で、文書に赤字やコメント、その他の不要なマークアップが表示されていないことを最終確認します。
2. ページをスクロールして確認する
   複数のページがある場合は、すべてのページをスクロールして、全体にわたってきれいな状態であることを確認してください。
3. 印刷を実行する
   プレビューで問題がなければ、「印刷」ボタンをクリックして文書を印刷します。

5. 設定しても赤字が消えない場合の確認点

Wordで変更履歴やコメントを非表示に設定しても、意図せず印刷されてしまうことがあります。これは、設定の確認不足や、変更履歴・コメントの根本的な処理が完了していないことが原因です。提出前に以下の点を確認しましょう。

変更履歴が消えない場合の確認点

「変更履歴の表示」を「変更履歴なし」に設定しても赤字が残る場合、変更自体がまだ確定していない可能性があります。以下の点を確認してください。

• すべての変更を承諾または元に戻す: 文書内の変更履歴は、表示設定をオフにするだけでなく、変更自体を「承諾」または「元に戻す」ことで確定させる必要があります。「校閲」タブの「変更」グループにあるドロップダウンメニューから、「文書内のすべての変更を承諾」または「文書内のすべての変更を元に戻す」を選択し、すべての変更を確定させてください。
• 「シンプルな変更履歴」設定を確認する: 「変更履歴の表示」で「シンプルな変更履歴」が選択されていると、一部の変更が赤字として表示されることがあります。印刷時には「変更履歴なし」が確実に選択されていることを確認してください。

コメントが印刷されてしまう場合の確認点

コメントを削除したつもりでも印刷時に表示される場合、完全に削除されていないか、印刷設定でコメントの表示が有効になっている可能性があります。以下の点を確認してください。

• コメントを完全に削除する: コメントは個別に削除するだけでなく、すべてのコメントをまとめて削除することも可能です。「校閲」タブの「コメント」グループにある「削除」のドロップダウンメニューから、「文書内のすべてのコメントを削除」を選択し、すべてのコメントを削除してください。
• 印刷設定でコメントの表示をオフにする: 印刷プレビュー画面で「設定」を開き、「すべてのマークアップを表示」や「コメント」のチェックが外れているか確認してください。これらの設定が有効になっていると、削除したはずのコメントも印刷されてしまうことがあります。

6. 比較表

項目	「校閲」タブの「変更履歴の表示」設定	「印刷」ダイアログの「すべてのマークアップを表示」設定
影響範囲	Word文書の画面表示に直接影響する	印刷される内容に直接影響する
主な機能	文書の編集中に履歴やコメントを確認する	最終的な印刷物から履歴を非表示にする
推奨設定(提出時)	「変更履歴なし」を選択する	オフにする
優先度	画面表示の確認と編集の最終化に重要	印刷結果の品質に直接関わるため最重要

7. まとめ

この記事で解説した操作により、Word文書を印刷する際に意図しない変更履歴やコメントの赤字が表示される問題を解決できました。画面上の表示設定と印刷時の設定を適切に調整することで、常にきれいな提出用文書を作成できるようになったはずです。

今後は、Word文書をPDF形式で出力する際にも、同様の印刷設定や「名前を付けて保存」のオプションを確認してみてください。

また、共同編集を行う際には、文書の最終版を確定させる前に「すべての変更を承諾」し、必要に応じて「ドキュメント検査」で個人情報を削除する習慣を身につけることが重要です。

これらの設定をマスターし、Word文書をプロフェッショナルな品質で作成・提出しましょう。

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