【Word】変更履歴・コメント付きの校正用原稿を印刷する方法

2026年3月29日2026年9月23日

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会議で修正案を検討したいときは、変更履歴とコメントが見える校正用の紙を用意します。編集画面に赤字があることだけでは、必要な指摘が全部印刷されるとは限りません。表示する種類や校閲者を確認してから、印刷対象へ含めます。

ここではWindowsのデスクトップ版Wordで、変更内容を紙に残す手順を扱います。完成した本文だけを出す場合は、履歴を残したまま提出用に印刷する方法を参照してください。

1. 校正用の紙に何を載せるか決める

【要点】「すべての変更履歴」の表示と、印刷画面の「変更履歴/コメントの印刷」を確認します。特定の校閲者だけに絞っていないかも見ます。

「すべての変更履歴」は変更箇所を表示するモードです。「変更履歴とコメントの表示」のメニューでは、挿入・削除、書式、コメント、校閲者などの対象を調整します。似た名前でも同じ選択欄ではありません。使用している版で名称が違う場合も、表示モードと種類の絞り込みを分けて確認してください。

校正会議なら、挿入と削除を両方見せる必要があります。例えば納期の「10日」を「12日」へ変える案では、完成形の12日だけを印刷すると、何が変わったのか伝わりません。書式変更が多数ある場合は、それも検討対象かを決めてから表示を選びます。

コメントは変更履歴とは別に管理されます。変更履歴の記録をオンにすることと、既存のコメントを表示・印刷することは別操作です。既に承諾・拒否した変更や削除したコメントは、表示の設定を変えただけでは戻りません。

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本文の横へ吹き出しを出す場合は、校閲の表示メニューで吹き出しの表示方法も確認します。本文中に表示する形式と余白へ表示する形式では、削除や書式変更の見え方が変わります。画面のコメントペインを開いただけで、そのペイン全体が紙へ出るわけではありません。

プリンターのプロパティで設定するのは、機種の用紙や品質などです。そこからWordのコメント用チェック欄を探す必要はありません。履歴を含める指定はWordの印刷設定で行い、両面や縮小などの印刷条件は別に確認します。

コメントだけを確認したいときは、校閲の表示対象をコメント中心に絞る方法があります。ただし、全変更を検討する紙として渡すなら、絞り込みを戻してから出力します。配布物に、全員の修正案なのか、一人の指摘なのかが分かる説明を添えておくと混乱を防げます。

長いコメント、変更が集中するページ、表の中の修正などを選び、指摘を最後まで読めるか確認します。吹き出し用の領域を使うことで、本文が思ったより小さく印刷される場合があります。小さくなった本文を直すために原稿の文字サイズをすぐ変えず、用紙と出力の倍率を先に見ます。

新しいコメント表示の画面構成は、Wordの版や更新状況で異なります。画面にある返信や状態が紙にもすべて同じ形で載ると決めず、会議で必要な指摘をプレビューと試し刷りで照合してください。欠けた情報があるなら、紙だけで完結させず、元文書のコメントを確認できる手段も用意します。

Web版やモバイルで必要な印刷項目を選べない場合は、デスクトップ版で開いて出力します。コメントを紙へ出すために、編集途中の変更を承諾・拒否したり、コメントを本文へ無条件に移したりする必要はありません。

校正用のPDFも渡すなら、WordでPDFとして保存する際の「オプション」を開き、発行対象で変更履歴を表示する文書を選びます。プリンターへの印刷設定だけを変えても、別経路のPDF保存の対象まで確認したことにはなりません。

保存後のPDFを開き、挿入・削除がある箇所、コメント、末尾のページを見比べます。ファイル名に「校正用」などを付け、本文だけの提出用PDFと区別してください。PDFは元のWordのコメントへそのまま返信して共同編集する仕組みとは異なります。

会議の後で編集を続けるため、変更履歴のあるdocxは残します。紙に手書きした指摘を戻す際も、どの版の何ページに対する変更かを確認してから反映します。印刷したことを、変更内容の承認や文書の最終確定と取り違えないようにしてください。

この記事の監修者

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超解決 Excel・Word研究班

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