【PDF】マイナンバーが記載された書類(PDF)をメール送信する際の「暗号化」と「墨消し」の正しい使い分け

マイナンバーが記載された.pdfファイルをメールで送信する際、情報漏洩のリスクは常に存在します。暗号化と墨消しのどちらの方法を選べばよいか、判断に迷う方も多いのではないでしょうか。

この記事では、マイナンバーを含む.pdfファイルを安全に送るための暗号化と墨消し、それぞれの機能と目的を詳しく解説します。

記事を読み終えれば、状況に応じた適切なセキュリティ対策を講じ、安心して.pdfファイルを送信できるようになります。

マイナンバー記載PDF送信におけるセキュリティの重要性

マイナンバーは個人情報の中でも特に厳重な保護が義務付けられています。そのため、マイナンバーが記載された.pdfファイルをメールでやり取りする際には、細心の注意が必要です。

メールは手軽な情報伝達手段ですが、通信経路や受信者の環境によっては、第三者による不正なアクセスや情報漏洩のリスクが伴います。このリスクを軽減するために、暗号化と墨消しの技術が活用されます。

それぞれの機能がどのような目的で情報を保護するのかを理解し、適切に使い分けることが重要です。

暗号化の目的と仕組み

暗号化とは、データを特定の規則に従って変換し、第三者には内容が読み取れないようにする技術です。暗号化された.pdfファイルは、正しいパスワードがなければ開いたり閲覧したりできません。

メールで暗号化された.pdfファイルを送る場合、万が一ファイルが誤って第三者に渡っても、パスワードがなければ内容が保護されます。パスワードは別の経路で受信者に伝える必要があります。

主な目的は、ファイルが不正に取得された場合の「情報漏洩」を防ぐことです。データそのものはファイル内に存在し続けます。

墨消しの目的と仕組み

墨消しとは、.pdfファイル内の特定の情報を完全に削除し、その箇所を黒いボックスなどで覆い隠す機能です。単に黒く塗りつぶすだけではなく、その下にあるデータ自体を消去します。

墨消しされた情報は、元の状態に戻すことができません。これにより、特定の個人情報や機密情報を恒久的に除去し、その情報が第三者の目に触れることを防ぎます。

主な目的は、特定の「情報そのものをファイルから除去する」ことです。受信者がその情報を見る必要がない場合に有効な手段です。

AcrobatでPDFを暗号化する手順

Acrobatを使用して.pdfファイルをパスワードで暗号化する手順を解説します。この方法で、ファイルの内容を保護できます。

1. Acrobatでファイルを開く
   .pdfファイルをAcrobatで開きます。
2. 「ツール」タブを選択
   上部メニューバーの「ツール」タブをクリックします。
3. 「保護」ツールを選択
   ツールの一覧から「保護」または「PDFを保護」を選択します。
4. 「パスワードで暗号化」を選択
   「保護」ツールのオプションで「パスワードで暗号化」を選びます。
5. パスワードを設定
   「文書を開くパスワード」に任意のパスワードを入力します。パスワードは英数字記号を組み合わせた複雑なものにしてください。
6. 権限を設定(任意)
   「権限パスワードでセキュリティを制限」にチェックを入れると、印刷や編集の制限を設定できます。必要に応じてパスワードを設定し、権限を調整します。
7. 設定を適用し保存
   「OK」をクリックし、確認のためパスワードを再入力します。ファイルを上書き保存または別名で保存します。

AcrobatでPDFを墨消しする手順

Acrobatを使用して.pdfファイル内の特定の情報を墨消しする手順を解説します。この方法で、特定の情報を完全に削除できます。

1. Acrobatでファイルを開く
   .pdfファイルをAcrobatで開きます。
2. 「ツール」タブを選択
   上部メニューバーの「ツール」タブをクリックします。
3. 「墨消し」ツールを選択
   ツールの一覧から「墨消し」を選択します。
4. 墨消し対象をマークする
   「墨消し」ツールバーが表示されたら、「墨消し対象をマーク」をクリックします。テキスト、画像、ページ範囲など、墨消ししたい項目を選択できます。
5. 墨消し範囲を指定する
   マウスドラッグで墨消ししたい範囲を選択します。選択した箇所は赤枠で表示されます。
6. 墨消しを適用する
   すべての墨消し範囲を指定したら、「適用」ボタンをクリックします。
7. 墨消しを確定する
   「墨消しを適用しますか?」という確認メッセージが表示されたら、「はい」をクリックします。墨消しされた内容は元に戻せません。
8. ファイルを保存する
   墨消しが適用されたファイルを上書き保存または別名で保存します。元のファイルを残したい場合は、必ず別名で保存してください。

暗号化と墨消しを適用する際の注意点

暗号化や墨消しは強力なセキュリティ機能ですが、使い方を誤るとトラブルにつながる可能性があります。以下の点に注意して操作してください。

パスワードを忘れてしまう場合の注意点

暗号化に使用したパスワードを忘れてしまうと、その.pdfファイルは誰も開けなくなります。重要なファイルを暗号化する際は、パスワードを安全な方法で管理し、忘れないように注意が必要です。

パスワードは受信者にメールとは別の手段、例えば電話や別のメッセージアプリで伝えるのが安全です。同一メールでパスワードを送ることは避けてください。

墨消しが不完全になるケース

墨消しはデータ自体を削除しますが、見た目上は墨消しされていても、実際には情報が残ってしまうケースがあります。例えば、テキストの上に画像で黒い四角を重ねただけでは、下のテキストデータは残ったままです。

Acrobatの「墨消し」機能を使えばデータも削除されますが、適用前に必ずプレビューで確認してください。墨消し後に再度ファイルを開き、本当に情報が削除されているかを確認する習慣をつけましょう。

Edgeやスマホアプリでの機能制限

Acrobatは高度なPDF編集機能を提供しますが、EdgeやiPhone、Androidの標準PDFビューアでは、墨消し機能は利用できません。

暗号化された.pdfファイルは、パスワードがあればこれらのアプリでも開けます。しかし、暗号化や墨消しの設定自体は、Acrobatなどの専用ソフトで行う必要があります。

高度なセキュリティ処理が必要な場合は、必ずAcrobatを使用してください。

暗号化と墨消しの機能比較

項目	暗号化	墨消し
目的	不正な閲覧を防止する	特定の情報を完全に削除する
保護レベル	パスワードを知らない限り内容は保護される	情報自体がファイルから除去されるため恒久的に保護される
対象	ファイル全体	ファイル内の特定のテキストや画像
復元可能性	パスワードがあれば復元できる	一度適用すると復元できない
主な利用シーン	マイナンバーを含む書類を特定の相手に安全に送る場合	マイナンバー部分のみを非表示にして、他の情報を共有する場合

まとめ

この記事では、マイナンバーが記載された.pdfファイルをメールで安全に送信するための暗号化と墨消しの違い、そしてそれぞれの操作手順と注意点を解説しました。

暗号化はファイル全体の閲覧を制限し、墨消しは特定の情報を完全に削除します。これらの機能を使い分けることで、情報漏洩のリスクを効果的に低減できます。

送信する情報の性質と受信者の閲覧要件に応じて、Acrobatの「パスワードで暗号化」または「墨消し」機能を適切に活用してください。

📑

PDFトラブル・操作完全解決データベース 閲覧エラー、編集・結合、パスワード解除など、PDFに関するあらゆる困りごとを網羅しています。