【Teams】会議のトランスクリプト(文字起こし)を有効にする管理センター設定手順

Microsoft Teams会議の文字起こし機能は、会議の内容を正確に記録し、後から参照するのに役立ちます。しかし、この便利な機能が使えないという組織もあるかもしれません。それは、組織の管理者によって機能が有効化されていないためです。本記事では、Teams管理者が会議のトランスクリプト機能を有効にするための具体的な設定手順を解説します。これにより、組織内のTeams会議で文字起こし機能を利用できるようになります。

Teams会議のトランスクリプト機能は、会議の参加者が発言した内容をリアルタイムでテキスト化するものです。この機能は、会議の議事録作成を効率化したり、会議内容の検索性を高めたりするのに非常に有効です。しかし、この機能を利用するには、Microsoft Teams管理者が特定のポリシーを設定する必要があります。組織によっては、セキュリティやプライバシーの観点から、この機能が無効になっている場合があります。本記事では、管理者がこの機能を有効にするための詳細な手順を、Microsoft Teams管理センターを用いて解説します。この設定を行うことで、組織全体のTeams会議でトランスクリプト機能が利用可能になります。

会議トランスクリプト機能の概要と前提条件

Microsoft Teamsの会議トランスクリプト機能は、会議中に発話された内容をリアルタイムでテキストデータに変換するものです。これにより、会議の議事録作成の手間を大幅に削減できます。また、後から会議内容を確認したい場合に、発言者を特定しながらテキストを検索できるため、情報へのアクセス性が向上します。この機能は、会議の主催者または参加者が有効化を要求することで、会議中に利用可能となります。ただし、この機能を利用するには、組織のMicrosoft 365管理者による設定が必要です。具体的には、Teams管理センターで「会議ポリシー」の一部として、トランスクリプト機能の許可・不許可を設定します。この機能は、一部のプランでは利用できない場合があるため、契約プランの確認も重要です。また、組織によっては、Azure Active Directory(Azure AD)の条件付きアクセス ポリシーなど、他のセキュリティ設定が影響する可能性も考慮する必要があります。

会議トランスクリプト機能を有効にする管理センター設定手順

Microsoft Teams管理センターで会議のトランスクリプト機能を有効にするには、以下の手順を実行します。この操作には、Teamsのグローバル管理者またはTeamsサービス管理者権限が必要です。

1. Teams管理センターにサインインする
   Webブラウザを開き、Microsoft 365の管理者アカウントでTeams管理センターにサインインします。URLは admin.teams.microsoft.com です。
2. 会議ポリシー設定に移動する
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから、「会議」を展開し、「会議ポリシー」を選択します。
3. ポリシーを選択または新規作成する
   既存の会議ポリシーを編集するか、新しいポリシーを作成します。組織全体に適用する場合は、デフォルトポリシー(グローバルポリシー)を編集するのが一般的です。新しいポリシーを作成する場合は、「ポリシーの追加」ボタンをクリックします。
4. トランスクリプト関連の設定項目を探す
   ポリシー設定画面が表示されたら、設定項目の中から「会議」セクションを探します。その中に「会議のトランスクリプト」や「文字起こし」といった項目があります。
5. トランスクリプト機能を有効にする
   「会議のトランスクリプト」または類似の項目で、オプションを「オン」または「許可」に設定します。これにより、ユーザーは会議中にトランスクリプト機能を有効化できるようになります。
6. 設定を保存する
   画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、ポリシーの変更を適用します。
7. ポリシーをユーザーに割り当てる(新規作成の場合)
   新しいポリシーを作成した場合は、そのポリシーを適用したいユーザーまたはグループに割り当てる必要があります。ポリシー編集画面で「ユーザーに割り当てる」を選択し、対象ユーザーを検索して割り当てます。

設定変更が組織全体に反映されるまでには、数時間かかる場合があります。ユーザーは、設定変更後、Teamsを再起動することで、会議中にトランスクリプト機能が利用可能になっていることを確認できます。

会議トランスクリプト機能の利用方法

管理者が会議トランスクリプト機能を有効にした後、会議の参加者は以下の手順で利用できます。この手順は、新しいTeams(v2)および従来Teamsでほぼ同様です。

会議中にトランスクリプトを開始する

Teams会議中に、画面上部のコントロールバーにある「…」(その他の操作)メニューをクリックします。表示されるメニューから「トランスクリプトの開始」を選択します。これにより、会議の発言がリアルタイムで文字起こしされ、画面の横に表示されるようになります。

トランスクリプトを停止する

会議の途中でトランスクリプトを停止したい場合は、再度「…」(その他の操作)メニューから「トランスクリプトの停止」を選択します。これにより、文字起こしが一時停止されます。

会議終了後にトランスクリプトを取得する

会議が終了すると、トランスクリプトは自動的に保存されます。会議の主催者は、会議チャットまたは会議の詳細から、保存されたトランスクリプト(.vttファイル形式)をダウンロードできます。参加者も、共有設定によってはダウンロード可能な場合があります。

トランスクリプトを編集・共有する

ダウンロードしたトランスクリプトファイルは、テキストエディタなどで編集可能です。また、会議の議事録として、関係者と共有することもできます。

トランスクリプト機能でよくある質問とトラブルシューティング

トランスクリプトの開始ボタンが表示されない

この問題は、主に以下の原因が考えられます。

• 管理者がトランスクリプト機能を無効にしている
  Teams管理センターで、会議ポリシーの設定が「オフ」になっている可能性があります。管理者に確認を依頼してください。
• 利用しているTeamsのバージョンが古い
  新しいTeams(v2)や、定期的にアップデートされているバージョンで利用できる機能です。Teamsアプリを最新の状態にアップデートしてみてください。
• 会議の種類が対象外である
  一部の会議の種類(例:チャネル会議の一部機能)では、トランスクリプト機能が利用できない場合があります。
• ライセンスの問題
  利用しているMicrosoft 365ライセンスで、Teamsのトランスクリプト機能がサポートされていない可能性があります。

対処法: 管理者にポリシー設定を確認してもらい、必要であれば有効化してもらってください。Teamsアプリのアップデートや、ライセンスの確認も行いましょう。

トランスクリプトの精度が低い

トランスクリプトの精度は、発話者の話し方、音声のクリアさ、背景ノイズなどに影響されます。特に、複数の人が同時に話したり、専門用語が多かったりすると、精度が低下する傾向があります。

対処法:

• 会議中に、参加者が一人ずつ話すように心がける。
• マイクの品質を高め、ノイズの少ない環境で会議を行う。
• 話すスピードを一定にし、はっきりと話す。
• 会議後に、トランスクリプトファイルを編集して精度を向上させる。

トランスクリプトが保存されない、ダウンロードできない

会議終了後にトランスクリプトが利用できない場合、以下の原因が考えられます。

• 会議中にトランスクリプトが開始されていなかった
  会議中に「トランスクリプトの開始」操作が行われなかった場合、自動的に保存されることはありません。
• 会議が短すぎた
  非常に短い会議の場合、トランスクリプトが生成されないことがあります。
• 一時的なシステムエラー
  TeamsやExchange Onlineの一時的な問題により、保存処理が正常に行われなかった可能性があります。
• ストレージ容量の問題
  組織のSharePointまたはOneDriveのストレージ容量が不足している場合、ファイルの保存に失敗することがあります。

対処法: 会議中にトランスクリプトが開始されているか確認してください。一時的なエラーの場合は、しばらく待ってから再度確認するか、Teamsを再起動してみてください。ストレージ容量に問題がないか、管理者に確認を依頼してください。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)は、パフォーマンスの向上とユーザーインターフェースの刷新が図られています。会議中の操作メニューの配置やデザインが若干変更されていますが、トランスクリプト機能の有効化・利用方法に関する基本的な流れは、従来Teamsと大きく変わりません。管理センターでの設定項目も同様です。ただし、新しいTeamsでは、AIを活用した要約機能など、トランスクリプトに関連する機能がさらに強化される可能性があります。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Mac版Teams: Windows版と同様に、管理センターでの設定は同じです。会議中のトランスクリプトの開始・停止・ダウンロード機能も利用できます。

モバイル版Teams: モバイルアプリでも、会議中にトランスクリプトを開始・停止できます。ただし、会議終了後のトランスクリプトのダウンロード機能は、PC版ほど充実していない場合があります。詳細な編集や管理はPC版で行うことが推奨されます。

Web版Teams: WebブラウザからアクセスするTeamsでも、管理センターでの設定は同じです。会議中のトランスクリプト機能も利用可能ですが、一部の高度な機能やパフォーマンスは、デスクトップアプリ版に劣る場合があります。

組織ポリシー・テナント設定による影響

Teamsの会議トランスクリプト機能は、組織のセキュリティポリシーやコンプライアンス要件によって、利用が制限される場合があります。例えば、機密性の高い情報を扱う組織では、発言内容の記録が許可されないことがあります。また、Azure ADの条件付きアクセス ポリシーで、特定のデバイスや場所からのアクセスを制限している場合、それがトランスクリプト機能の利用に影響を与える可能性もゼロではありません。管理者は、これらのポリシー設定も考慮し、組織の要件に合致した形でトランスクリプト機能を展開する必要があります。また、Microsoft 365のライセンスによっては、トランスクリプト機能の利用が制限される場合があるため、契約内容の確認も重要です。

まとめ

本記事では、Microsoft Teams管理者が会議のトランスクリプト機能を有効にするための具体的な手順を解説しました。この設定により、組織内のTeams会議で文字起こし機能が利用できるようになり、議事録作成の効率化や会議内容の記録・検索性が向上します。次に、管理者は組織のポリシーを確認し、必要に応じてこの設定を適用してください。さらに、会議の参加者に対して、トランスクリプト機能の利用方法や活用例を周知することも重要です。これにより、組織全体のコミュニケーションと情報共有がより円滑になるでしょう。

👥

Teams/Outlookトラブル完全解決データベース サインイン、接続エラー、メール送受信の不具合など、特有のトラブル解決策を網羅。困った時の逆引きに活用してください。