【Teams】チーム作成をセルフサービスからIT承認制に切り替える手順

Microsoft Teamsでチームを作成する際、誰でも自由に作成できるセルフサービス形式になっている場合、意図しないチームが乱立する可能性があります。IT部門がチーム作成を管理し、承認プロセスを設けることで、より統制の取れた環境を維持できます。この記事では、Teamsのチーム作成方法をセルフサービスからIT承認制へ切り替える具体的な手順を解説します。IT管理者が設定変更を行うことで、組織全体のTeams利用を効率化できます。

Teamsのチーム作成権限を管理することで、情報共有の統制を強化し、不要なチームの発生を防げます。この設定変更は、Microsoft 365管理センターから行います。IT管理者は、組織のポリシーに合わせて適切な設定を選択できます。

Teamsチーム作成権限の管理背景

Microsoft Teamsのチーム作成権限をデフォルトのセルフサービスからIT部門の承認制へ移行することは、多くの組織で情報ガバナンスの観点から重要視されています。セルフサービス形式では、従業員が業務に必要なチームを迅速に作成できるメリットがある一方、無計画なチーム作成による重複や、利用されなくなるチームの増加、セキュリティポリシーに準拠しない設定のチームが作成されるリスクも伴います。IT部門がチーム作成プロセスを管理することで、これらのリスクを低減し、組織全体での情報共有の効率性と一貫性を保つことができます。承認プロセスを導入することで、チーム作成の目的、メンバー構成、関連するSharePointサイトやグループの管理といった点をIT部門が事前に確認し、組織のIT戦略に沿った利用を促進できます。

Teamsチーム作成をIT承認制へ切り替える手順

Teamsのチーム作成権限をセルフサービスからIT承認制へ変更するには、Microsoft 365管理センターおよびTeams管理センターでの設定が必要です。この設定は、Azure Active Directory(Azure AD)のグループ設定と連携しており、組織全体のポリシーを定義します。以下の手順は、Microsoft 365の全体管理者またはTeamsサービス管理者の権限を持つユーザーが実行することを想定しています。

1. Microsoft 365管理センターへのサインイン
   Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)に、全体管理者またはTeamsサービス管理者の資格情報でサインインします。
2. Teams管理センターへのアクセス
   管理センターの左側ナビゲーションメニューから「すべて表示」を展開し、「Teams」を選択してTeams管理センターを開きます。
3. チーム作成ポリシーの設定画面を開く
   Teams管理センターで、「組織」>「チーム」>「チーム作成ポリシー」に移動します。
4. 新規ポリシーの作成または既存ポリシーの編集
   デフォルトの「グローバル(組織全体)」ポリシーを編集するか、新しいポリシーを作成します。組織全体に適用する場合は、グローバルポリシーを編集するのが一般的です。新しいポリシーを作成する場合は、ポリシーに分かりやすい名前(例: IT承認制チーム作成)を付けます。
5. 「ユーザーがチームを作成できる」設定の変更
   ポリシー設定画面で、「ユーザーがチームを作成できる」という項目を探します。この設定を「オフ」にすることで、ユーザーによるセルフサービスでのチーム作成を無効化できます。
6. ポリシーの割り当て(新規ポリシーの場合)
   新しいポリシーを作成した場合は、そのポリシーを適用したいユーザーまたはグループに割り当てる必要があります。通常は、IT部門の担当者や特定の権限を持つユーザーのみに、チーム作成を許可するポリシーを割り当てます。
7. 設定の保存
   変更内容を保存します。設定が組織全体に反映されるまで、数分から数時間かかる場合があります。

承認ワークフローの構築

チーム作成ポリシーを「オフ」に設定しても、IT部門が手動でチームを作成したり、特定のユーザーに作成権限を付与したりすることは可能です。しかし、より自動化された承認ワークフローを構築したい場合は、Power Automateなどのツールを活用することを検討します。これにより、ユーザーがチーム作成をリクエストすると、指定したIT担当者やグループに通知が届き、承認または却下の判断ができるようになります。承認された場合のみ、IT部門がTeamsでチームを作成する、という流れが一般的です。

Power Automate を利用した承認フローの例

Power Automate を使用すると、以下のような承認ワークフローを構築できます。

1. フォームでのリクエスト受付
   Microsoft Forms または SharePoint リストを使用して、チーム名、目的、参加予定メンバーなどの情報を受け付けるフォームを作成します。
2. Power Automate フローのトリガー
   フォームが送信されたことをトリガーとして、Power Automate フローを開始します。
3. 承認アクションの追加
   フローに「承認」アクションを追加し、IT部門の担当者または承認グループに承認依頼を送信します。
4. 承認結果に基づいた分岐
   承認された場合と却下された場合で、後続のアクションを分岐させます。
5. 承認された場合: チーム作成または通知
   承認された場合、IT部門の担当者にチーム作成を依頼する通知を送るか、あるいは(より高度な設定で)Power Automate から直接 Teams チームを作成するアクションを実行します。
6. 却下された場合: 却下理由の通知
   却下された場合、リクエスト者に却下理由を通知します。

このワークフローは、Azure AD のカスタムポリシーやGraph APIを組み合わせることで、より洗練された自動化が可能になります。しかし、Power Automate での基本的な承認フロー構築は、比較的容易に実装できます。

IT承認制への切り替えに伴う注意点

チーム作成をIT承認制に切り替える際には、いくつかの注意点があります。これらの点を事前に理解し、対策を講じることで、スムーズな移行と運用が可能になります。

1. ユーザーへの周知徹底

チーム作成権限の変更は、ユーザーの利用方法に直接影響します。IT部門は、変更内容、理由、新しいチーム作成リクエストの方法について、全社的に十分な周知を行う必要があります。社内ポータル、メール、Teams内でのアナウンスなど、複数のチャネルを活用して情報を伝達しましょう。特に、新しい承認ワークフローの手順を明確に説明することが重要です。

2. 承認プロセスの運用負荷

承認プロセスを導入すると、IT部門の担当者による確認作業が発生します。チーム作成リクエストの件数が多い場合、IT部門の運用負荷が増大する可能性があります。そのため、承認基準を明確にし、迅速な対応ができる体制を整えることが求められます。また、一部の部署やプロジェクトにおいては、セルフサービスでのチーム作成を一時的に許可するなど、柔軟な対応も検討すると良いでしょう。Power Automate を活用した自動化は、この運用負荷軽減に大きく貢献します。

3. 既存チームへの影響

この設定変更は、新規に作成されるチームにのみ適用されます。既に作成されているチームの権限や設定に直接的な影響はありません。しかし、組織全体のガバナンス強化の観点から、既存チームの棚卸しや、不要なチームの削除・アーカイブを定期的に行うことも推奨されます。IT部門は、チーム作成ポリシーの変更と併せて、チームライフサイクル管理のガイドラインを策定・周知することも検討すべきです。

4. 権限の委任と管理

IT部門の限られた担当者のみがチームを作成できる状態が続くと、一部の業務で支障が出る可能性があります。必要に応じて、特定の部門の管理者やプロジェクトリーダーなど、信頼できるユーザーにチーム作成権限を限定的に委任することも検討します。これは、Teams管理センターでカスタムポリシーを作成し、特定のユーザーグループに割り当てることで実現できます。委任する際には、そのユーザーが組織のポリシーを理解し、適切に管理できることを確認する必要があります。

5. 新しいTeams (v2) との互換性

新しいTeams (v2) は、UIや一部の機能が変更されていますが、チーム作成権限の管理に関する基本的な仕組みは、Microsoft 365管理センターおよびTeams管理センターに集約されています。したがって、上記の手順は新しいTeams (v2) 環境でも同様に適用可能です。ただし、新しいTeams (v2) では、一部の管理機能の表示場所や操作感が若干異なる場合があります。最新の情報はMicrosoftの公式ドキュメントを参照することをお勧めします。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

今回解説したチーム作成権限の管理は、Microsoft 365管理センターおよびTeams管理センターという、Webブラウザベースの管理ツールで行います。したがって、これらの管理操作自体に、Mac版、モバイル版、Web版といったクライアントアプリケーションの違いはありません。管理者権限さえあれば、どの環境からでも同じ設定を行うことができます。ただし、一般ユーザーがTeamsクライアント(デスクトップアプリ、モバイルアプリ、Webアプリ)からチームを作成しようとした際に、権限がないために作成ボタンが表示されない、あるいは作成リクエスト画面に遷移するといった挙動の違いは発生します。

Mac版Teamsでは、メニューの表示や一部のショートカットキーがWindows版と異なる場合がありますが、管理センターでの設定作業には影響しません。モバイル版Teamsでは、管理センターの機能に直接アクセスすることはできません。モバイルデバイスでTeamsの管理を行う場合は、WebブラウザからMicrosoft 365管理センターにアクセスする必要があります。

まとめ

Microsoft Teamsのチーム作成をセルフサービスからIT承認制へ切り替えることで、組織内のチーム管理を強化し、統制の取れた情報共有環境を構築できます。この記事では、Microsoft 365管理センターとTeams管理センターを用いた基本的な設定手順、およびPower Automateを活用した承認ワークフローの構築方法を解説しました。この設定変更により、IT部門はチーム作成プロセスを管理し、不要なチームの発生を防ぐことができます。今後は、この設定を基盤として、チームのライフサイクル管理ポリシーを策定し、組織全体のTeams活用をさらに推進していくことをお勧めします。