【Outlook】Outlookの印刷でメール本文+添付を1つのジョブにまとめる手順

Outlookでメールを印刷する際、本文と添付ファイルを別々に印刷していませんか?

本文と添付ファイルをまとめて1つの印刷ジョブとして出力できれば、管理が楽になります。

この記事では、Outlookの印刷機能を使って、メール本文と添付ファイルを1つのジョブにまとめる具体的な手順を解説します。

これにより、印刷の手間を省き、資料の整理を効率化できます。

Outlookでメール本文と添付ファイルを1つのジョブにする仕組み

Outlookの印刷機能は、メール本文と添付ファイルを個別に処理する場合があります。

通常、メール本文はOutlookのインターフェースから直接印刷されます。

一方、添付ファイルは、その種類によって印刷方法が異なります。

画像ファイルやPDFなどの一部のファイルは、Outlookが内部でプレビュー表示し、それを印刷対象とします。

しかし、WordやExcelなどのOfficeファイルは、Outlookから直接印刷するのではなく、それぞれのアプリケーションが起動して印刷処理が行われるのが一般的です。

このため、デフォルトの設定では、本文と添付ファイルが別々の印刷ジョブとして扱われ、結果として別々の用紙に印刷されることがあります。

これを1つのジョブにまとめるには、Outlookの印刷設定と、使用しているプリンターのドライバー設定の両方を確認・調整する必要があります。

Outlookの印刷プレビューと基本設定

メール本文と添付ファイルをまとめて印刷するための最初のステップは、Outlookの印刷プレビュー機能を確認することです。

これにより、印刷時にどのようなレイアウトになるか、添付ファイルがどのように表示されるかを事前に把握できます。

また、Outlookの印刷設定には、添付ファイルを本文に含めるかどうかのオプションが存在します。

印刷プレビューで確認するポイント

印刷したいメールを開き、「ファイル」タブをクリックします。

次に、「印刷」を選択すると、右側に印刷プレビューが表示されます。

このプレビュー画面で、メール本文の表示を確認します。

添付ファイルがある場合、プレビュー画面のどこかに添付ファイルの情報が表示されているはずです。

もし、添付ファイルがプレビューに表示されない、または別々のページに印刷されそうな場合は、後述の設定変更が必要です。

添付ファイルを本文に含める設定

Outlookの印刷ダイアログには、添付ファイルに関する印刷オプションがあります。

まず、印刷したいメールを開いた状態で、「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。

1. 「ファイル」タブをクリック
   Outlookの画面左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「印刷」を選択
   表示されたメニューから「印刷」をクリックします。
3. 「印刷オプション」をクリック
   印刷設定画面の右側にある「印刷オプション」ボタンをクリックします。
4. 「このメッセージの印刷方法」の設定を確認・変更
   表示される「印刷オプション」ダイアログボックスで、「このメッセージの印刷方法」という項目を探します。
5. 「添付ファイルを含める」を選択
   「添付ファイルを含める」のチェックボックスにチェックを入れます。
6. 「OK」をクリック
   設定を保存するために「OK」ボタンをクリックします。

この設定を行うことで、Outlookは印刷時に添付ファイルも本文と同じ印刷ジョブに含めようとします。

ただし、この設定だけでは、Officeファイルなどの一部の添付ファイルが別アプリケーションで開かれてしまう場合があります。

その場合は、プリンタードライバー側の設定も確認する必要があります。

プリンタードライバーの設定による印刷ジョブの統合

Outlookの印刷オプションで添付ファイルを本文に含める設定をしても、印刷が分かれてしまうことがあります。

これは、使用しているプリンターのドライバーが、複数の印刷データを別々のジョブとして扱ってしまうために発生します。

この問題を解決するには、プリンタードライバーの設定を確認し、印刷ジョブを統合するオプションを有効にする必要があります。

プリンタードライバーの設定画面を開く方法

プリンタードライバーの設定画面は、Windowsの「設定」からアクセスするのが一般的です。

1. Windowsの設定を開く
   スタートメニューをクリックし、「設定」(歯車アイコン)を選択します。
2. 「デバイス」を選択
   設定画面の中から「デバイス」をクリックします。
3. 「プリンターとスキャナー」を選択
   左側のメニューから「プリンターとスキャナー」を選択します。
4. 使用中のプリンターを選択
   一覧から、現在使用しているプリンターをクリックします。
5. 「管理」をクリック
   プリンターの詳細画面が表示されたら、「管理」ボタンをクリックします。
6. 「印刷設定」をクリック
   「プリンターの管理」画面で、「印刷設定」をクリックします。

これで、お使いのプリンターのプロパティ画面が表示されます。

この画面はプリンターメーカーによってデザインが異なります。

印刷ジョブの統合オプションを探す

プリンターのプロパティ画面が表示されたら、印刷ジョブを統合する設定項目を探します。

この設定項目は、プリンタードライバーによって名称が異なります。

一般的には、「詳細設定」「ジョブ管理」「印刷管理」「高度な設定」などのタブやセクションの中にあります。

以下のような名称のオプションを探してみてください。

• 「印刷ジョブの結合」
• 「複数ジョブを1つのファイルにまとめる」
• 「スプールジョブを結合する」
• 「ジョブの優先度」
• 「ジョブをまとめて送信」

これらのオプションが見つかったら、「有効」または「オン」に設定します。

設定を変更したら、「適用」ボタンをクリックし、次に「OK」ボタンをクリックして設定画面を閉じます。

組織によっては、プリンタードライバーの設定変更に管理者権限が必要な場合があります。

もし設定変更ができない場合は、IT管理者にお問い合わせください。

設定変更後の確認印刷

設定変更が完了したら、実際にメール本文と添付ファイルを印刷して、1つのジョブとして出力されるか確認します。

通常通りメールを開き、「ファイル」→「印刷」から印刷を実行します。

プリンターのステータス画面や、印刷キューを確認すると、1つのジョブとして処理されていることがわかります。

もし、まだ印刷が分かれてしまう場合は、以下の注意点を確認してください。

よくあるトラブルと対処法

Outlookの印刷でメール本文と添付ファイルを1つのジョブにまとめようとしても、うまくいかない場合があります。

ここでは、よくあるトラブルとその対処法を解説します。

添付ファイルの種類による印刷の分離

症状: PDFや画像ファイルは本文と一緒に印刷されるが、WordやExcelファイルだけ別ジョブになる。

原因: Outlookは、Officeアプリケーションとの連携が強く、これらのファイルはそれぞれのアプリケーションが印刷処理を担当するため。

対処法:

1. 添付ファイルを印刷前に保存する
   印刷したいメールの添付ファイルを一度ローカルに保存します。
2. 保存したファイルを直接開く
   保存したWordやExcelファイルを直接開き、そこから印刷を実行します。
3. 本文と添付ファイルを別々に印刷し、後でまとめる
   やむを得ず、本文と添付ファイルを別々に印刷し、後で手作業でホッチキスなどでまとめます。

この方法は、Outlookの印刷設定やプリンター設定だけでは解決できない、アプリケーションの仕様によるものです。

印刷プレビューと実際の印刷結果が異なる

症状: Outlookの印刷プレビューでは本文と添付ファイルが1つにまとまって見えるのに、実際に印刷すると分かれてしまう。

原因: 印刷プレビューはあくまでOutlook上での表示であり、実際の印刷処理はプリンタードライバーやOSの印刷システムが担うため。

対処法:

1. プリンタードライバーの更新
   お使いのプリンターメーカーのウェブサイトから最新のドライバーをダウンロードし、インストールします。古いドライバーが原因で予期せぬ動作をすることがあります。
2. プリンターのプロパティ設定を再確認
   前述の「プリンタードライバーの設定による印刷ジョブの統合」の手順を再度確認し、設定が正しく適用されているか確認します。
3. 別のプリンターで試す
   可能であれば、別のプリンターで印刷を試してみて、プリンター本体の問題か、OutlookやOSの問題かを切り分けます。

新しいTeams(v2)や新しいOutlookとの互換性

症状: 新しいOutlookや新しいTeams(v2)環境で、上記の設定がうまく機能しない。

原因: 新しいバージョンのアプリケーションでは、UIや内部的な印刷処理の仕組みが変更されている可能性があるため。

対処法:

1. 新しいOutlookでの印刷設定を確認
   新しいOutlookでは、印刷設定の場所やオプションが若干異なる場合があります。「ファイル」→「印刷」の画面で、詳細な印刷オプションがないか確認します。
2. 添付ファイルの印刷方法を試す
   新しいOutlookでは、添付ファイルを直接印刷するのではなく、一度PCに保存してから印刷する方が確実な場合があります。
3. IT管理者への相談
   組織で新しいTeamsや新しいOutlookを導入している場合、印刷に関するポリシーや推奨設定が定められていることがあります。IT管理者に確認することを推奨します。

新しいTeams(v2)では、OutlookのメールをTeams内で共有・印刷する機会もあるかもしれません。

その場合も、Teamsの共有機能や印刷機能の設定を確認する必要があります。

Mac版・モバイル版・Web版Outlookとの違い

Outlookの印刷機能は、利用するプラットフォームによって操作方法や利用できるオプションが異なる場合があります。

ここでは、Windows版以外のOutlookでの印刷について補足します。

Mac版Outlook

Mac版Outlookでも、メール本文と添付ファイルをまとめて印刷する機能は存在しますが、操作手順がWindows版とは異なります。

Mac版では、通常、メールを選択した状態で「ファイル」メニューから「印刷」を選択します。

印刷ダイアログが表示された際に、「添付ファイルを含める」といったオプションを探す必要があります。

また、Mac OS自体の印刷設定(プリンタードライバーの設定)も、ジョブの統合に影響します。

Web版Outlook (Outlook on the web)

Web版Outlookでは、ブラウザ上で動作するため、ローカルのプリンタードライバーの設定を直接操作することができません。

Web版Outlookでメールを印刷する場合、通常はブラウザの印刷機能が使用されます。

「ファイル」→「印刷」の画面で、添付ファイルが本文と一緒に表示されるか確認します。

もし、添付ファイルが別々に表示される場合は、ブラウザの印刷設定で「ヘッダーとフッター」などのオプションを調整することで、レイアウトが変わる可能性があります。

しかし、添付ファイルを本文と同じ印刷ジョブにまとめる機能は、Web版では限定的です。

モバイル版Outlook (iOS/Android)

スマートフォンやタブレットでOutlookアプリを使用している場合、印刷機能はOSの印刷サービス(AirPrintやAndroid Print Serviceなど)に依存します。

モバイル版Outlookアプリ自体に、添付ファイルを本文に含める詳細な印刷設定は用意されていないことが多いです。

印刷したいメールを開き、共有アイコンなどをタップして印刷オプションを選択します。

その際に、添付ファイルがどのように表示されるかを確認し、必要であれば印刷前に添付ファイルをPCに転送して印刷するなどの工夫が必要です。

いずれのプラットフォームでも、最終的な印刷結果は、OSの印刷システムとプリンタードライバーの設定に大きく影響されます。

まとめ

Outlookでメール本文と添付ファイルを1つの印刷ジョブにまとめることで、資料の管理と整理が格段に楽になります。

この記事では、Outlookの印刷オプションで「添付ファイルを含める」設定を行うこと、そしてプリンタードライバーの設定で「印刷ジョブの結合」を有効にすることの重要性を解説しました。

これらの設定を確認・変更することで、印刷の手間を省き、業務効率の向上につなげることができます。

もし、うまくいかない場合は、添付ファイルの種類の確認や、プリンタードライバーの更新も試してみてください。

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