【Copilot】OutlookでCopilotに件名候補を3案提示させる手順とCTRを上げるコツ

Outlookでメールを作成する際、件名が決まらずに時間がかかることがあります。

Copilotを活用すれば、メール本文の内容に基づいて件名の候補を自動生成できます。

この記事では、OutlookでCopilotに件名候補を3案提示させる具体的な手順を解説します。

Copilot for Microsoft 365のライセンスが割り当てられているユーザーが対象です。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)と個人契約(Copilot Pro)で機能に違いはありません。

Copilotによる件名生成の仕組み

OutlookのCopilot機能は、Microsoft Graphからユーザーのメールデータやカレンダー情報などを参照します。メール本文の内容を分析し、その要点を捉えた件名を複数提案します。この機能は、ユーザーが入力した内容を基に、より効果的で分かりやすい件名を見つける手助けをします。

Outlookで件名候補を3案提示させる手順

1. 新しいメールを作成する
   Outlookを開き、「新しいメール」ボタンをクリックしてメール作成画面を表示します。
2. メール本文を入力する
   送信したい内容をメール本文に記述します。件名を入力せずに本文のみを入力してください。
3. Copilotアイコンをクリックする
   メール作成画面の上部、または本文入力欄の近くにあるCopilotアイコンをクリックします。
4. 「件名を提案」を選択する
   Copilotのメニューが表示されたら、「件名を提案」またはそれに類する項目を選択します。
5. 件名生成のプロンプトを入力する
   Copilotのチャット欄に、件名生成の指示を入力します。例:「件名を3案提案して」や「このメールの要点をまとめた件名を3つ考えて」などです。
6. 生成された候補を確認する
   Copilotがメール本文の内容を分析し、3つの件名候補を生成します。
7. 最適な件名を選択・編集する
   生成された候補の中から、最も適切なものを選びます。必要であれば、そのまま件名欄に挿入するか、内容を編集して使用します。

件名生成のプロンプト作成のコツと注意点

件名候補の数を指定する

Copilotはデフォルトで複数の候補を提示しますが、具体的な数を指定することで、より意図に沿った結果を得やすくなります。

例えば、「件名を5案提案して」と指示すると、より多くの選択肢が得られます。逆に、「最も重要な点を表す件名を1つだけ提案して」のように絞ることも可能です。

メールの目的を明確にする

件名生成を依頼する際に、メールの目的やニュアンスを具体的に伝えることが重要です。

「緊急の会議招集について件名を3案提案して」のように、目的を明記することで、Copilotはより的確な件名を生成しやすくなります。単に「件名を提案して」だけでは、一般的な内容になりがちです。

機密情報や個人情報への配慮

Copilotにメール本文を読み込ませる際は、機密情報や個人情報が含まれていないか注意が必要です。

Copilotは入力された情報を基に動作しますが、機密性の高い情報を扱う場合は、事前にその情報を削除するか、マスキング処理を行ってからCopilotに依頼することを推奨します。組織のセキュリティポリシーを確認してください。

生成された件名の確認と編集の重要性

Copilotが生成した件名候補は、あくまで提案です。そのまま使用する前に、必ず内容を確認し、必要に応じて編集してください。

文法的な誤り、誤字脱字、意図と異なる表現がないかを確認し、最終的な件名を決定することが、コミュニケーションの質を高める上で不可欠です。

Webアプリ版Outlookとデスクトップ版Outlookでの違い

OutlookのCopilot機能は、デスクトップアプリ版とWebアプリ版で利用できます。

基本的な件名生成の操作手順は共通していますが、UIの配置や一部のアイコンデザインが異なる場合があります。どちらの環境でも、Copilotアイコンを見つけて利用してください。

Webアプリ版では、ブラウザのバージョンや拡張機能の影響を受ける可能性もゼロではありません。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの件名生成機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
件名生成機能	Outlookでのメール作成時に件名候補の生成が可能	Outlookでのメール作成時に件名候補の生成が可能
対応アプリケーション	Outlook、Word、Excel、PowerPoint、OneNote	Outlook、Word、Excel、PowerPoint、Teams、OneNote
データ参照範囲	Web上の情報、Copilot Proで接続されたMicrosoftアカウントのデータ	Microsoft Graph(組織内のデータ)、Web上の情報
利用前提	Microsoftアカウント(個人契約)+Copilot Proサブスクリプション	Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどのライセンス+Copilotアドオン(法人契約)

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotは、Outlookにおける件名生成機能自体に大きな違いはありません。いずれもメール本文を基にした件名候補の提示が可能です。

主な違いは、利用できるアプリケーションの範囲や、参照できるデータの範囲、そしてライセンス体系にあります。Microsoft 365 Copilotは組織内のデータにアクセスできるため、より文脈に沿った提案が期待できます。

Copilot Proは個人利用を想定しており、Web上の情報や個人のMicrosoftアカウントに関連するデータが参照されます。