【Copilot】Copilotに要約と提案を同時にさせるプロンプト構成と業務活用例

Copilotは、長文のドキュメントや会議の議事録などを要約する際に役立ちます。さらに、要約と同時に具体的な提案まで生成させたい場面もあるでしょう。この記事では、Copilotに要約と提案を一度に依頼するための効果的なプロンプト構成を解説します。

Copilotの機能を最大限に活用し、情報収集と意思決定を効率化するプロンプト作成のヒントを提供します。

Copilotで要約と提案を生成する概要

Copilotは、与えられたテキスト情報を分析し、その内容を簡潔にまとめる要約機能を備えています。この要約機能に加えて、分析結果に基づいた具体的なアクションアイテムや改善策などの提案を生成させることも可能です。これにより、単なる情報整理にとどまらず、次のステップへ繋がる示唆を得られます。この機能は、Word、PowerPoint、TeamsなどのMicrosoft 365アプリケーション内で利用できます。

要約と提案を同時に依頼するプロンプト構成

Copilotに要約と提案を同時に依頼するには、プロンプトに明確な指示を含めることが重要です。以下の構成要素を参考に、目的に合わせたプロンプトを作成してください。

1. 役割の指定
   Copilotにどのような役割を担ってほしいかを明確に伝えます。「あなたは経験豊富なプロジェクトマネージャーです」のように、具体的な役割を与えることで、より的確な提案が期待できます。
2. 対象テキストの明示
   要約・提案の対象となるテキストを指定します。Word文書全体、Teamsのチャット履歴、会議の議事録などを具体的に示してください。
3. 要約の指示
   どのような形式で要約してほしいかを指示します。「主要な論点を3点に絞って要約してください」や「専門用語を避け、小学生にもわかるように要約してください」のように、要約の粒度や表現方法を指定します。
4. 提案の指示
   要約内容を踏まえた上で、どのような提案を求めているかを具体的に記述します。「このプロジェクトの遅延を防ぐための具体的なアクションプランを5つ提案してください」や「顧客満足度を向上させるための改善策を3つ提案してください」のように、提案してほしい項目や数を指定します。
5. 出力形式の指定(任意)
   必要に応じて、提案の出力形式を指定できます。「箇条書きで、各提案に担当者と期日を追記してください」のように、構造化された出力を求めることができます。

プロンプト例

上記の構成要素を踏まえたプロンプト例をいくつか紹介します。

会議議事録の要約とアクションアイテム提案

「あなたは会議のファシリテーターです。以下の会議議事録を読み、主要な決定事項と未解決の課題を3点に絞って要約してください。さらに、これらの課題を解決するための具体的なアクションアイテムを、担当者と期日を含めて5つ提案してください。」

長文レポートの要約と改善策提案

「あなたはビジネスアナリストです。以下のレポートを読み、現状の課題と成功要因を簡潔に要約してください。その上で、レポートで指摘されている問題点を改善するための実行可能な戦略を3つ提案してください。各戦略には、期待される効果も併記してください。」

Teamsチャットの要約と次のステップ提案

「あなたはプロジェクトリーダーです。以下のTeamsチャットのやり取りを、プロジェクトの進捗状況と主要な懸念事項に焦点を当てて要約してください。さらに、このチャットの内容を踏まえ、チームが次に取るべき具体的なステップを3つ提案してください。各ステップは、短く実行可能な形式で記述してください。」

Copilotプロンプト作成時の注意点

Copilotに要約と提案を同時に依頼する際に、意図した結果を得るための注意点があります。

プロンプトが曖昧な場合

プロンプトの指示が曖昧だと、Copilotは期待通りの要約や提案を生成できません。例えば、「重要な点をまとめて」という指示だけでは、何が重要かの判断基準が不明確です。指示は具体的に、数値や条件を含めて明確にすることが重要です。

情報量が不足している場合

Copilotは、与えられた情報に基づいて分析と生成を行います。対象となるテキストの情報量が少ない場合や、前提知識が不足している場合は、質の高い提案が生成されにくい傾向があります。十分な情報を提供することが、精度の高い結果に繋がります。

役割指定が不適切な場合

Copilotに与える役割が、依頼内容と乖離していると、提案の質が低下する可能性があります。例えば、技術的な問題解決を依頼する際に「クリエイティブライター」という役割を指定しても、専門的な視点からの提案は期待しにくいでしょう。依頼内容に適した専門性を持つ役割を指定することが効果的です。

提案の実行可能性の確認

Copilotが提案する内容は、あくまでAIの分析に基づいたものです。提案されたアクションアイテムや改善策が、実際の業務環境やリソース状況において実行可能かどうかは、人間が最終的に判断する必要があります。提案内容を鵜呑みにせず、必ず現実的な観点から検討してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、Microsoft 365 Copilotは法人向けのエンタープライズソリューションです。Copilot Proでは、Web版のCopilotやMicrosoft 365アプリ(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote)でのCopilot機能が利用できます。一方、Microsoft 365 Copilotは、より高度なセキュリティ、コンプライアンス、組織内のデータ連携機能を提供します。法人利用においては、Microsoft 365 Copilotの方が、社内データへのアクセスや、より組織に最適化されたプロンプト作成において有利です。

Copilotに要約と提案を同時に依頼することで、情報分析から具体的なアクションプランの立案までを効率化できます。この記事で解説したプロンプト構成を参考に、Copilotの活用範囲を広げてください。次に、WordやTeamsで実際のドキュメントを対象に、このプロンプト構成を試してみましょう。