【Copilot】Copilot Chatで複数ファイルを横断検索する手順と業務活用例

CopilotのChat機能で、複数のWordファイルやPDFファイルの内容を横断して検索したい場合があるでしょう。

しかし、デフォルトの設定では、Copilotは現在開いているファイルや、OneDrive上の特定のフォルダー内のファイルのみを検索対象とすることが一般的です。

この記事では、CopilotのChat機能を使って、指定した複数のファイルをまとめて横断検索する方法を解説します。

Copilot Chatのファイル検索機能の概要

CopilotのChat機能は、ユーザーからの質問や指示に対して、Microsoft 365上のデータやWeb上の情報を基に回答を生成します。通常、Copilotはユーザーの権限でアクセスできる範囲のデータ、例えばOneDriveやSharePoint上のファイル、メールなどを検索対象とします。

しかし、特定の複数のファイルをまとめて検索したい場合、Copilot Chatインターフェースに直接ファイルをアップロードすることで、それらのファイル群を検索対象として指定できます。これにより、手動でファイルを開いて検索する手間を省き、効率的に情報を収集することが可能になります。

Copilot Chatで複数ファイルを横断検索する手順

1. Copilot Chatを開く
   WebブラウザでCopilot(copilot.microsoft.com)にアクセスするか、Windows Copilotを開きます。
2. ファイルをアップロードする
   Copilot Chatの入力欄周辺にある「添付ファイル」アイコン(クリップのマーク)をクリックするか、検索したいファイルを直接入力欄にドラッグ&ドロップします。複数のファイルを一度にアップロードできます。
3. 検索クエリを入力する
   アップロードしたファイル群を対象とした検索クエリを、Copilotの入力欄に入力します。例えば、「アップロードしたファイルに含まれる、〇〇プロジェクトの最新の進捗状況をまとめてください」といった具体的な指示を与えます。
4. 回答を確認する
   Copilotがアップロードされたファイルの内容を解析し、検索クエリに基づいた回答を生成します。回答には、どのファイルに該当情報が含まれているかの情報も示される場合があります。

Copilot Chatでのファイル検索における注意点

一度にアップロードできるファイル数とサイズ制限

Copilot Chatにアップロードできるファイル数やサイズには制限があります。一般的に、一度にアップロードできるファイル数は最大10個程度、ファイルサイズは合計で数MB程度です。大量のファイルや巨大なファイルを検索したい場合は、ファイルを分割したり、より高度な検索ツールを検討する必要があります。

検索対象となるファイル形式

Copilotが検索できるファイル形式は、Word文書(.docx)、PDF(.pdf)、Excel(.xlsx)など、一般的なOfficeファイルやテキストベースのドキュメントが中心です。画像ファイルや実行ファイルなど、テキスト情報を含まないファイルは検索対象外となります。

機密情報や個人情報を含むファイルの取り扱い

機密情報や個人情報を含むファイルをCopilotにアップロードして検索する場合、情報漏洩のリスクに注意が必要です。Copilotの利用規約や組織のセキュリティポリシーを確認し、必要に応じて匿名化やマスキングなどの対策を講じてください。法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のデータ保護が強化されていますが、個人契約のCopilot Proでは、アップロードしたデータがMicrosoftのサービス改善に利用される可能性があるため、特に注意が必要です。

検索結果が不十分な場合の対処法

Copilotの検索結果が期待通りでない場合、プロンプト(指示)の具体性を高めたり、検索対象のファイルを絞り込んだりすることで改善する可能性があります。例えば、「〇〇に関する情報を全てリストアップしてください」のような曖昧な指示ではなく、「〇〇のメリットとデメリットをそれぞれ3点ずつ挙げてください」のように、より詳細な指示を出すことが有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのファイル検索機能比較

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、ファイル検索機能の利用範囲やセキュリティレベルに違いがあります。

法人向けのMicrosoft 365 Copilotは、組織内のデータを横断的に検索できる点が大きな強みです。一方、Copilot Proは個人での利用や、一時的に特定のファイルをまとめて検索したい場合に便利です。

どちらのプランを利用しているかによって、ファイル検索の活用範囲や注意点が異なります。

まとめ

Copilot Chatにファイルをアップロードすることで、複数のドキュメントを横断して効率的に検索できます。この機能を使えば、関連情報を素早く見つけ出し、作業時間を大幅に短縮できます。

今後は、検索したいファイルをCopilot Chatにドラッグ&ドロップし、具体的な検索クエリを入力する操作を試してみてください。これにより、文書作成や情報収集の効率がさらに向上するでしょう。