【Copilot】TeamsでCopilotにAction Item残件をダッシュボード化させる手順と運用例

Microsoft Teams会議で決定したAction Item(実施事項)の進捗管理は、会議の成果を確実にするために重要です。

Copilotを活用することで、Teams会議での決定事項を効率的に抽出し、ダッシュボード形式で管理できるようになります。

この記事では、Teams会議でCopilotを使い、Action Itemの残件をダッシュボード化する具体的な手順を解説します。

Teams会議でのAction Item抽出と整理の仕組み

Copilotは、Teams会議の議事録やチャット履歴を解析し、決定事項や担当者、期日などの情報を抽出する能力を持っています。

これにより、会議後に手作業でAction Itemをまとめる手間を大幅に削減できます。抽出された情報は、後続のダッシュボード化のために構造化される必要があります。

Teams会議の議事録をCopilotに要約させる手順

Teams会議の録画または文字起こしデータがあれば、CopilotはそこからAction Itemを抽出できます。

1. Teams会議を録画または文字起こしする
   会議中に「録画を開始」または「文字起こしを開始」を選択します。会議終了後、これらのデータはTeamsのチャネルやチャットに保存されます。
2. Copilotに議事録の要約を依頼する
   CopilotアプリまたはTeamsチャットのCopilot機能を開きます。プロンプトとして「この会議の議事録を要約し、Action Itemを抽出してください。担当者と期日も併記してください。」のように具体的に指示します。
3. Copilotの回答を確認・編集する
   Copilotが生成した要約とAction Itemリストを確認します。不足している情報や誤りがあれば、指示を修正して再生成するか、手動で追記・編集します。

抽出したAction ItemをSharePointリストで管理する手順

Copilotで抽出・整理したAction Itemは、SharePointリストを活用してダッシュボード化します。

1. SharePointサイトにリストを作成する
   SharePointサイトにアクセスし、「新規」>「リスト」を選択します。「空白のリスト」を選び、リスト名(例:「会議Action Items」)を入力します。
2. 必要な列(カラム)を追加する
   「タイトル」列(Action Itemの内容)、必要に応じて「担当者」(ユーザー選択)、期日(日付)、ステータス(選択肢:未着手、進行中、完了)などの列を追加します。
3. Copilotが抽出した情報をリストに入力する
   Copilotが生成したAction Itemリストを、作成したSharePointリストに手動またはコピー&ペーストで入力します。
4. SharePointリストをダッシュボードとして表示する
   SharePointリストのページを「ビュー」でカスタマイズし、担当者別、期日順などで表示を切り替えられるようにします。このリストページをTeamsのタブに追加することで、簡易的なダッシュボードとして利用できます。

Action Item管理における注意点とよくある誤操作

CopilotがAction Itemを正しく抽出できない場合

会議の音声が不明瞭だったり、専門用語が多すぎると、Copilotの抽出精度が低下することがあります。

対処法: 会議の文字起こし精度を高める、プロンプトに「会議の決定事項から実施すべきタスクをリストアップしてください」のように、より明確な指示を与える、抽出後に必ず人間が確認・修正する、といった対策が必要です。

SharePointリストの列設定が不十分な場合

必要な情報(担当者、期日、ステータスなど)を記録する列が不足していると、効果的な進捗管理ができません。

対処法: 事前にどのような情報が必要かをリストアップし、適切な列タイプ(テキスト、日付、選択肢など)で設定します。後からでも列の追加・変更は可能です。

Teamsタブへの追加方法がわからない場合

SharePointリストをTeamsで参照する方法が不明な場合があります。

対処法: Teamsチャネルで「+」タブ追加ボタンをクリックし、「SharePoint」を選択します。リストが表示されるので、作成したリストを選んで追加します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teamsでの高度な会議支援や組織データとの連携を重視する場合、Microsoft 365 Copilotが適しています。

まとめ

Copilotを活用することで、Teams会議のAction Itemを効率的に抽出し、SharePointリストでダッシュボード化するプロセスが実現します。

これにより、会議の決定事項が明確になり、担当者ごとの進捗管理が容易になります。

今後は、抽出したAction ItemをTeamsのタスク機能と連携させることで、さらに進捗管理を強化できるでしょう。