【Copilot】ExcelでCopilotにSQLクエリ相当の抽出条件を設定させる手順

Excelで大量のデータから特定の条件に合うものだけを抽出したい場合、SQLクエリのような複雑な条件設定が必要になることがあります。

Copilotを使えば、自然言語で条件を伝えるだけで、Excelが理解できる数式やフィルター設定を生成できます。

本記事では、Copilotを利用してExcelのデータ抽出条件を効率的に設定する具体的な手順を解説します。

Copilotによるデータ抽出条件設定の仕組み

ExcelのCopilotは、Microsoft GraphのデータとExcelの機能を連携させます。ユーザーが自然言語で「〇〇が△△であるデータを抽出して」といった指示を出すと、Copilotはその意図を解析します。

解析結果に基づき、CopilotはExcelのFILTER関数やCOUNTIFS関数のような数式、あるいはオートフィルターや高度なフィルターの設定を自動生成します。これにより、複雑な条件もコードを書かずに設定できます。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンがライセンスに適用されている必要があります。個人利用の場合はCopilot Proでも一部機能が利用可能です。

Copilotにデータ抽出条件を指示し、数式を生成させる手順

1. Copilotウィンドウを開く
   Excelの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。右側にCopilotのチャットウィンドウが表示されます。
2. 抽出条件を自然言語で入力する
   Copilotウィンドウに、抽出したいデータの条件を具体的に記述します。例えば、「営業部で、売上が100万円以上の行を抽出してください」のように指示します。
3. 数式生成の依頼を確認する
   指示後、Copilotが「この条件でFILTER関数を作成しますか?」のように確認を求めてくる場合があります。内容を確認し、同意します。
4. 生成された数式をシートに挿入する
   CopilotがFILTER関数などの数式を生成したら、提示された数式をシートのセルに挿入します。通常は「挿入」ボタンや、数式をコピーして貼り付けます。
5. 条件に合うデータが抽出されることを確認する
   数式が適用されたセルに、条件に合致するデータが表示されます。必要に応じて、生成された数式を微調整します。

Copilotにオートフィルターを設定させる手順

1. Copilotウィンドウを開く
   Excelの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックし、チャットウィンドウを開きます。
2. オートフィルター設定を指示する
   Copilotウィンドウに、「A列の値を『東京』にフィルターしてください」のように、オートフィルターで設定したい条件を記述します。
3. フィルター設定の実行を確認する
   Copilotが「A列に『東京』でオートフィルターを設定しますか?」のように確認を求めてきたら、内容を確認して同意します。
4. フィルターが適用されることを確認する
   指示後、ExcelのA列にオートフィルターが設定され、「東京」のデータのみが表示されます。

Copilot利用時の注意点とよくある誤解

指示が曖昧で意図と異なる結果になる

Copilotは指示された内容をそのまま解釈します。そのため、「売上上位10件」のように曖昧な指示だと、どの列の売上か、上位10件をどのように定義するかなどが不明確で、意図と異なる結果になることがあります。

対策: 列名、比較対象、条件などを具体的に指定してください。例:「B列の売上金額が100万円以上のデータを抽出してください。」

条件の組み合わせが複雑な場合

AND条件とOR条件が複雑に組み合わさる場合、Copilotが一度に正確な数式を生成できないことがあります。

対策: 複雑な条件は、複数のCopilotへの指示に分割するか、生成された数式をExcel上で手動で修正してください。または、FILTER関数とIFS関数を組み合わせて使用することを検討してください。

数式がシートのどこに挿入されるか不明確な場合

Copilotが生成した数式を挿入する際、どのセルに挿入されるか確認が必要です。意図しないセルに挿入されると、既存のデータと競合する可能性があります。

対策: Copilotが数式を挿入する場所を提示したら、必ず確認してください。必要であれば、数式をコピーして、目的のセルに手動で貼り付けます。

Webアプリ版Copilotとデスクトップ版Copilotの違い

ExcelのWebアプリ版Copilotとデスクトップ版Copilotでは、利用できる機能やインターフェースに若干の違いがあります。特に複雑な関数や高度なデータ操作においては、デスクトップ版の方が機能が充実している場合があります。

対策: 実行したい操作に応じて、Webアプリ版またはデスクトップ版のどちらが適しているかを確認してください。最新の機能はデスクトップ版で先行して提供される傾向があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの比較

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションで、Web版Officeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)でCopilot機能を利用できます。Copilot ProでもExcelでのデータ分析や数式生成が可能です。

一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのライセンスで、デスクトップ版Officeアプリを含む、より広範なMicrosoft 365アプリで高度なCopilot機能を利用できます。組織内のデータとの連携や、より複雑なタスクに対応できる点が強みです。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人	法人
利用可能なOfficeアプリ	Web版(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)	デスクトップ版・Web版(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teamsなど)
Excelでの機能	データ分析、数式生成、テーブル作成、グラフ作成	データ分析、数式生成、テーブル作成、グラフ作成、高度なデータ操作
組織データ連携	限定的	Microsoft Graph経由で組織データと連携可能

ExcelでSQLクエリ相当の複雑な抽出条件を設定する場合、どちらのプランでも基本的な機能は利用できますが、組織内のデータソースとの連携や、より高度なデータ操作を求める場合はMicrosoft 365 Copilotが適しています。

Copilot Proでは、Excelのデータ分析機能の強化や、表形式のデータからグラフを生成する指示などが可能です。

Microsoft 365 Copilotでは、SharePointやTeams上のデータと連携し、それらのデータに基づいた抽出条件を設定することも視野に入ってきます。

どちらのプランを利用する場合でも、Copilotに明確で具体的な指示を与えることが、期待通りの結果を得るための鍵となります。

Copilotの指示文を工夫することで、Excelでのデータ抽出作業の効率を大幅に向上させることができます。

今後、Copilotの機能はさらに進化し、より高度なデータ操作や分析が可能になると予想されます。