【Copilot】TeamsでCopilotに過去会議の決定事項を横断検索させる手順と活用例

Microsoft Teamsで過去の会議の決定事項を効率的に見つけたい場面は多いでしょう。

Copilotを活用すれば、複数の会議記録から関連情報を横断的に検索できます。

この記事では、Teams会議の決定事項をCopilotで横断検索する手順と、その具体的な活用例を解説します。

Teams会議の決定事項をCopilotで横断検索する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Teamsのチャット、会議の議事録、メールなど)を基に回答を生成します。

Teams会議の決定事項を検索する場合、Copilotは会議のトランスクリプトやチャット履歴、関連ドキュメントなどを解析します。

ユーザーがCopilotに質問を投げかけると、Copilotはこれらのデータソースから関連性の高い情報を抽出し、要約して提示します。

この機能を利用するには、Microsoft 365 CopilotアドオンまたはCopilot Proの契約が必要です。

また、Copilotがアクセスできるデータは、ユーザーのアクセス権限に基づきます。

Teams会議の決定事項をCopilotに横断検索させる手順

Teams会議の決定事項をCopilotに横断検索させるには、Teamsアプリ内のCopilot機能に質問を入力します。

Copilotは、ユーザーの同意を得た上で、Microsoft 365内のデータにアクセスします。

1. Teamsアプリを開く
   Microsoft TeamsデスクトップアプリまたはWebアプリを起動します。
2. Copilotを開く
   Teams画面上部または左側の「Copilot」アイコンをクリックします。
3. 質問を入力する
   Copilotのチャット画面で、検索したい決定事項に関する質問を入力します。
4. 質問例
   「〇〇プロジェクトに関する過去の会議で決定された事項を教えてください。」
   「先月の△△会議で、××についてどのような決定がなされましたか?」
   「□□機能のリリース日について、過去の会議で共有された情報をまとめてください。」
5. 回答を確認する
   Copilotが検索結果を基に回答を生成します。回答には、関連する会議名や日付、決定事項の要約が含まれる場合があります。
6. 詳細を確認する(任意)
   回答に会議へのリンクが含まれている場合、クリックして元の会議のトランスクリプトやチャットを確認できます。

CopilotによるTeams会議決定事項の横断検索活用例

Copilotを活用することで、会議の決定事項に関する様々な情報を効率的に取得できます。

以下に具体的な活用例を挙げます。

プロジェクトの意思決定事項の確認

過去の会議でプロジェクトの重要な意思決定がどのように行われたかを確認したい場合に役立ちます。

例えば、「〇〇プロジェクトの予算配分に関する過去の会議での決定事項を教えて」と質問すると、関連する会議の決定事項がまとめられます。

タスクの担当者と期日の特定

会議で割り当てられたタスクの担当者や期日を特定するのに便利です。

「△△機能開発に関する会議で、□□タスクの担当者と期日はどう決まりましたか?」と尋ねることで、迅速に情報を得られます。

議事録が見つからない場合の代替手段

議事録が整理されていなかったり、見つからない場合でも、Copilotが会議のトランスクリプトやチャット履歴から決定事項を抽出してくれます。

「先週の会議で決まった、××の対応について教えて」といった質問で、必要な情報を補えます。

過去の議論の経緯把握

あるテーマについて、過去の会議でどのような議論があり、最終的にどのような決定に至ったのか、その経緯を把握するのに役立ちます。

「新製品のマーケティング戦略について、過去の会議での議論と最終決定をまとめて」と質問すると、時系列での理解が深まります。

CopilotでTeams会議の決定事項を検索する際の注意点

CopilotによるTeams会議の決定事項の検索は非常に便利ですが、いくつかの注意点があります。

アクセス権限による制限

Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つデータのみを検索対象とします。

そのため、過去の会議のトランスクリプトやチャット履歴にアクセスできない場合、Copilotはその情報を取得できません。

管理者権限を持つユーザーは、Microsoft 365管理センターでCopilotのデータアクセス設定を確認・調整できます。

情報の正確性と網羅性

CopilotはAIによる要約のため、情報の正確性や網羅性が100%保証されるわけではありません。

特に、曖昧な質問や複数の解釈が可能な質問をした場合、意図しない回答が生成される可能性があります。

重要な決定事項については、Copilotの回答を鵜呑みにせず、必要に応じて元の会議資料や議事録で裏付けを取ることが推奨されます。

プライバシーとセキュリティ

CopilotはMicrosoft 365内のデータを処理するため、入力する情報には注意が必要です。

機密情報や個人情報に関する質問をCopilotに入力する際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

Copilotは、組織のデータセキュリティおよびプライバシーポリシーに準拠して設計されていますが、リスクを理解した上で利用することが重要です。

質問の具体性

Copilotから的確な回答を得るためには、質問を具体的にすることが重要です。

漠然とした質問ではなく、「いつ」「誰が」「何を」「どう決定したか」といった要素を含めて質問することで、より精度の高い検索結果が期待できます。

項目	Microsoft 365 Copilot (Teams)	Copilot Pro (Teams)
主な用途	組織内のMicrosoft 365データ(Teams会議含む)の検索・要約・生成	個人利用のMicrosoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)の機能強化
Teams会議検索	会議の決定事項、議事録、チャット履歴などを横断検索可能	Teams会議の要約、議事録作成支援など、一部機能は利用可能
ライセンス	Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどの法人向けライセンスに追加	個人向けMicrosoft 365サブスクリプションに追加
データアクセス	組織内のMicrosoft 365データにアクセス	主に個人が作成・利用するデータにアクセス(Teams会議のデータアクセスは法人版Copilotに劣る場合がある)

Teams会議の決定事項をCopilotで横断検索する手順と活用例について解説しました。

Copilotに質問を入力することで、過去の会議から必要な情報を効率的に見つけ出すことができます。

今後は、Copilotの質問精度を高めるため、より具体的な質問を心がけ、重要な情報については必ず元の資料で確認するようにしましょう。

さらに、Copilotの機能を活用して、会議の議事録作成やアクションアイテムの管理を効率化することも可能です。

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