【Copilot】秘密度ラベル付きファイルのCopilot参照範囲を検証する手順と対処法

Microsoft 365 Copilotが秘密度ラベル付きファイルを正しく参照できるか、その範囲を確認したい場合があります。意図しない情報漏洩を防ぐため、Copilotの動作を検証し、必要に応じて対処する必要があります。この記事では、秘密度ラベル付きファイルのCopilot参照範囲を検証する手順と、問題発生時の対処法を解説します。

Copilotが参照できるファイルは、組織のセキュリティポリシーによって制限されています。特に、機密情報を含むファイルには秘密度ラベルが付けられ、アクセス権限が厳格に管理されています。Copilotがこれらのラベル付きファイルを適切に扱わない場合、情報セキュリティ上のリスクが生じる可能性があります。本記事を読むことで、Copilotの参照範囲を正しく理解し、安全な運用を実現できます。

秘密度ラベル付きファイルとCopilotの連携概要

Microsoft 365 Copilotは、Microsoft Purview Information Protectionによって保護されたファイルの内容を参照できます。秘密度ラベルは、ファイルの機密性レベルを定義し、アクセス制御や暗号化などの保護措置を適用する機能です。Copilotは、ユーザーがアクセス権を持つファイルのみを参照するように設計されています。しかし、ラベルの設定やCopilotの権限設定によっては、期待通りに動作しない場合があります。Copilotが参照できる範囲は、ユーザーのアクセス権限と、Copilot自体のサービス設定に依存します。

秘密度ラベル付きファイルのCopilot参照範囲を検証する手順

1. 検証用ファイルの準備
   検証したい秘密度ラベルが付与されたドキュメント(Word、Excel、PowerPointなど)を準備します。
2. Copilotへの参照指示
   Copilotに対して、準備したファイルの内容について質問するプロンプトを入力します。例:「〇〇(ファイル名)の内容を要約して」
3. Copilotの応答確認
   Copilotがファイルの内容を正しく理解し、質問に回答するかを確認します。
4. アクセス権限の確認
   Copilotがファイルにアクセスできなかった場合、Copilotを実行しているユーザーのファイルへのアクセス権限を確認します。SharePointやOneDrive上のファイルであれば、共有設定を確認します。
5. 秘密度ラベル設定の確認
   ファイルに付与されている秘密度ラベルの設定内容を確認します。ラベルによっては、特定のアプリケーションやサービスからのアクセスを制限する場合があります。

Copilotが秘密度ラベル付きファイルを認識しない場合の対処法

ユーザーのアクセス権限がない

Copilotは、実行ユーザーと同じアクセス権限でファイルにアクセスします。もしユーザーがファイルへのアクセス権を持っていない場合、Copilotもそのファイルを認識できません。

1. アクセス権限の付与
   ファイルの所有者またはSharePoint/OneDriveの管理者に連絡し、Copilotを実行するユーザーに適切なアクセス権限を付与してもらいます。

秘密度ラベルがCopilotの利用を制限している

組織の秘密度ラベルポリシーで、CopilotのようなAIサービスからのファイル参照が制限されている場合があります。この場合、IT管理者による設定変更が必要です。

1. IT管理者への相談
   IT管理者に連絡し、秘密度ラベルの設定がCopilotの利用を制限していないか確認してもらいます。必要に応じて、Copilotからの参照を許可する設定変更を依頼します。

Copilotの参照対象からファイルが除外されている

Copilotの設定によっては、特定の種類のファイルや場所にあるファイルが参照対象から除外されていることがあります。これもIT管理者が設定します。

1. IT管理者への確認依頼
   IT管理者に、Copilotが参照できるファイルの種類や場所に関するポリシーを確認してもらいます。

一時的な同期の問題

まれに、ファイルへの変更がCopilotに即座に反映されない場合があります。しばらく時間をおいてから再度試すと解決することがあります。

1. 再試行
   数分から数時間待ってから、再度Copilotに同じ指示を与えます。
2. ファイルの再保存
   ファイルを一度保存し直し、変更を確定させます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの参照範囲の違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、主に個人のMicrosoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)およびWeb版Copilotでの利用を想定しています。参照できるファイルは、ユーザーが直接アクセス権を持つOneDriveやSharePoint上のファイル、またはWeb検索結果などです。

一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのライセンスであり、組織内のMicrosoft Graphに接続して、メール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど、ユーザーがアクセス権を持つあらゆるデータソースを参照できます。組織全体でのデータ活用が前提となるため、より広範なデータ連携が可能です。

秘密度ラベルの適用範囲や管理は、法人向けのMicrosoft 365 Copilotにおいて、より厳格なポリシー設定が可能です。個人利用のCopilot Proでは、個人のアクセス権限に基づいた参照となります。

まとめ

秘密度ラベル付きファイルのCopilot参照範囲を検証することで、情報セキュリティリスクを低減できます。ユーザーは自身のアクセス権限を確認し、問題発生時はIT管理者に相談することが重要です。組織全体でCopilotの利用ポリシーと秘密度ラベルの設定を連携させ、安全かつ効果的なAI活用を目指しましょう。