【Copilot】TeamsでCopilotに週報用の会議サマリを自動生成させる手順と業務効率化

Microsoft Teams会議の議事録作成は、多くのビジネスパーソンにとって手間のかかる作業です。

Copilotを使えば、Teams会議の内容から週報に活用できる会議サマリを自動生成できます。

この記事では、Teams会議でCopilotを活用し、会議サマリを効率的に作成する手順と、それによる業務効率化について解説します。

CopilotがTeams会議サマリを生成する仕組み

Copilotは、Microsoft Graph APIを通じてTeams会議の参加者、チャット履歴、会議中の共有ドキュメントなどの情報を取得します。これらの情報を基に、高度な言語モデル(LLM)を用いて会議の主要なトピック、決定事項、アクションアイテムなどを抽出し、自然な文章で要約を生成します。

この機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンがライセンスに紐づいている場合に利用可能です。個人向けのCopilot Proでは、Teams会議の要約機能は提供されていません。

Teams会議サマリをCopilotに生成させる手順

1. Copilotを起動する
   Teams会議終了後、または会議中にCopilotアプリを起動します。会議中に起動した場合は、会議のリアルタイム議事録作成機能が有効になります。
2. 会議サマリ生成を依頼するプロンプトを入力する
   Copilotのチャットウィンドウに、「この会議の議事録を週報に使えるように要約してください。特に決定事項と次回のアクションアイテムを明確にしてください。」といった具体的な指示を入力します。
3. Copilotの応答を確認する
   Copilotが会議の内容を分析し、指示された形式でサマリを生成します。
4. 生成されたサマリを編集・調整する
   必要に応じて、生成されたサマリの内容を修正・加筆します。特に、専門用語の確認や、担当者の役割分担の明確化などを行います。
5. サマリをコピーして活用する
   編集済みのサマリをコピーし、WordやOutlookなどのアプリケーションに貼り付けて週報や議事録として活用します。

Copilotプロンプトでサマリの質を高めるコツ

出力形式を具体的に指定する

週報にそのまま使えるように、箇条書きで「決定事項」「ToDo」「担当者」「期日」などを明確にするよう指示します。例:「会議の主要な決定事項を3点、担当者と期日とともに箇条書きでリストアップしてください。」

会議の目的や背景を伝える

「〇〇プロジェクトの進捗会議です」のように、会議の目的や背景をプロンプトに含めることで、Copilotはより的確なサマリを生成しやすくなります。

専門用語や固有名詞の注釈を依頼する

会議内で専門用語や社内独自の略語が多く使われた場合、「専門用語については簡単な説明を付記してください」と依頼することで、サマリの理解度を高められます。

Copilotが生成したサマリでよくある誤解・注意点

情報が不十分でサマリが作成されない

Copilotが会議の内容を十分に認識できなかった場合、サマリが生成されないことがあります。これは、会議の音声認識精度が低い、参加者が発言しなかった、または会議が短すぎた場合に発生しやすいです。

対処法: 会議の録画機能を利用し、後からCopilotに「この会議の録画内容を基にサマリを作成してください」と依頼します。また、会議中に重要な決定事項やアクションアイテムは、Teamsチャットにテキストで残すように心がけます。

サマリの内容が不正確・不完全

CopilotはAIであり、常に100%正確な情報を生成するとは限りません。特に、発言が不明瞭だったり、複数の話題が混在していたりすると、誤った情報を含んだり、重要な情報を見落としたりする可能性があります。

対処法: 生成されたサマリは必ず人間が確認し、不正確な点や不足している情報を修正します。特に、決定事項や担当者、期日などの重要な情報は、会議の参加者に再確認することが推奨されます。

機密情報や個人情報が含まれる場合の注意

会議の内容に機密情報や個人情報が含まれる場合、Copilotが生成したサマリにもそれらが含まれる可能性があります。これらの情報を外部に漏洩しないよう、細心の注意が必要です。

対処法: Copilotにサマリ生成を依頼する前に、会議の参加者に機密情報や個人情報の取り扱いについて確認します。また、生成されたサマリを確認する際は、機密情報や個人情報が含まれていないか、含まれている場合は適切にマスキングまたは削除されているかを確認します。組織のセキュリティポリシーに従って、サマリの共有範囲を限定することも重要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 CopilotのTeams機能比較

Copilot Proは個人利用に特化しており、Teams会議の高度な機能はMicrosoft 365 Copilotで提供されます。法人利用でTeams会議の効率化を目指す場合は、Microsoft 365 Copilotアドオンの導入が必要です。

Teams会議のサマリ生成をCopilotに依頼することで、議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。

生成されたサマリを基に、週報作成やタスク管理を迅速に行うことが可能になります。

今後は、会議の目的をより具体的にプロンプトで指定し、Copilotの生成精度をさらに高める活用を検討しましょう。