【Teams】Teamsのメッセージ保持ポリシーで自動削除期間を設定する管理手順

Teams会議の録画やチャットの履歴が、いつの間にか削除されて困った経験はありませんか。

組織のコンプライアンスやストレージ容量の管理は、IT管理者の重要な責務です。

Microsoft Teamsでは、保持ポリシーを設定することで、メッセージやファイルの自動削除期間を管理できます。

この記事では、Teamsのメッセージ保持ポリシーを設定し、自動削除期間を管理する手順を解説します。

IT管理者は、この手順を理解することで、組織のデータ管理を効率化できます。

Teamsメッセージ保持ポリシーの概要と目的

Microsoft Teamsのメッセージ保持ポリシーは、Microsoft 365のコンプライアンス機能の一部です。組織内のTeamsチャット、チャネルメッセージ、会議の記録などのデータを、定められた期間保持したり、自動的に削除したりするルールを定義します。これにより、コンプライアンス要件への対応、機密情報の保護、ストレージ容量の最適化などが実現できます。このポリシーは、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルから管理されます。

保持ポリシーには、「保持」と「削除」の2つの主要な機能があります。保持ポリシーは、一定期間データを保存することで、eDiscovery(電子的開示)やコンプライアンス監査の要求に対応できるようにします。一方、削除ポリシーは、不要になったデータを自動的に削除することで、ストレージコストを削減し、プライバシーを保護します。これらを組み合わせることで、組織はデータライフサイクルを効果的に管理できます。

保持ポリシーの作成と設定手順

Teamsのメッセージ保持ポリシーを作成するには、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルへのアクセス権が必要です。通常、グローバル管理者またはコンプライアンス管理者の役割を持つユーザーがこの作業を行います。ポリシーを作成する際は、保持期間、削除期間、およびポリシーを適用する対象を慎重に決定する必要があります。

1. Microsoft Purviewコンプライアンスポータルにサインインする
   Webブラウザで https://compliance.microsoft.com/ にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「データライフサイクル管理」から「保持ポリシー」を選択する
   左側のナビゲーションメニューで、「データライフサイクル管理」を展開し、「保持ポリシー」をクリックします。
3. 「保持ポリシーの作成」をクリックする
   画面上部にある「保持ポリシーの作成」ボタンをクリックして、新しいポリシー作成ウィザードを開始します。
4. ポリシーに名前を付ける
   「名前」フィールドに、ポリシーの内容がわかるような名前(例: Teamsチャット3年保持)を入力し、「次へ」をクリックします。
5. 「保持」または「保持と削除」を選択する
   ここでは、メッセージを削除する期間を設定するため、「削除」または「保持と削除」を選択します。通常は「保持と削除」を選択し、保持期間と削除期間の両方を設定します。「次へ」をクリックします。
6. 保持期間を設定する
   「保持」セクションで、「この期間のアイテムを保持」を選択し、保持したい期間(例: 3年)を入力します。保持しない場合は、「削除」のみを選択します。「次へ」をクリックします。
7. 削除期間を設定する
   「削除」セクションで、「この期間の後にアイテムを削除」を選択し、削除したい期間(例: 7年)を入力します。保持期間を設定した場合、この削除期間は保持期間よりも長くなるように設定します。
8. ポリシーを適用する場所を選択する
   「場所」画面で、「Teams」を選択します。チャットメッセージ、チャネルメッセージ、会議の記録などが対象となります。「次へ」をクリックします。
9. 「Teams」のサブ項目を設定する
   Teamsのチャットメッセージ、チャネルメッセージ、会議の記録など、どの項目にポリシーを適用するかを選択します。通常はすべて選択します。「次へ」をクリックします。
10. ポリシーを適用するユーザーまたはグループを選択する
    「ユーザーまたはグループ」画面で、ポリシーを適用する対象を選択します。「すべてのユーザー」を選択すると組織全体に適用されます。特定のユーザーグループやチームに適用したい場合は、ここで選択します。「次へ」をクリックします。
11. 設定を確認してポリシーを作成する
    これまでの設定内容を確認し、問題がなければ「ポリシーの作成」をクリックします。
12. ポリシーの展開を待つ
    ポリシーはすぐに有効にならない場合があります。Microsoft 365のシステム全体に展開されるまで、最大24時間程度かかることがあります。

新しいTeams(v2)と従来Teamsでの違い

新しいTeams(v2)は、従来のTeamsと比較して、パフォーマンスの向上やユーザーインターフェースの刷新が行われています。しかし、メッセージ保持ポリシーのようなコンプライアンス機能に関しては、基本的な仕組みや管理方法はMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルを通じて一元管理されるため、大きな違いはありません。

保持ポリシーの設定は、Teamsのクライアントアプリケーションではなく、管理センターで行われます。したがって、新しいTeams(v2)を使用しているユーザーがいる環境でも、管理者は従来通りMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルでポリシーを作成・管理することになります。ポリシーが適用されれば、新しいTeams(v2)上でのメッセージにもそのルールが適用されます。

新しいOutlookと従来Outlookでの違い

Outlookのメッセージ保持ポリシーも、Teamsと同様にMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルで管理されます。新しいOutlook(プレビュー版または正式版)では、UIの変更や機能の追加がありますが、保持ポリシーの基本的な動作や管理方法は変わりません。

管理者は、Outlookのメール、予定表、連絡先などのアイテムに対して保持ポリシーを設定できます。新しいOutlookを使用しているユーザーのメールも、設定された保持ポリシーに従って自動的に削除または保持されます。Teamsの保持ポリシーとOutlookの保持ポリシーは、それぞれ独立して設定・管理されますが、同じMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルからアクセスできるため、統合的なコンプライアンス管理が可能です。

保持ポリシーを適用する際の注意点

Teamsのメッセージ保持ポリシーを適用する際には、いくつかの重要な注意点があります。これらの点を理解せずにポリシーを設定すると、意図しないデータの削除や、コンプライアンス違反につながる可能性があります。

保持期間と削除期間の設定ミス

最も注意すべきは、保持期間と削除期間の設定です。例えば、コンプライアンス要件で7年間のデータ保持が義務付けられているにも関わらず、誤って3年で削除するポリシーを設定してしまうと、違反行為となる可能性があります。逆に、不要なデータを長期間保持し続けると、ストレージ容量を圧迫し、コストが増大します。

対処法: ポリシーを作成する前に、組織のコンプライアンス要件、法的義務、およびビジネス上の必要性を十分に確認してください。設定後は、定期的にポリシーの設定内容を見直し、変更がないか確認することが重要です。

ポリシーの適用範囲の誤り

ポリシーを適用するユーザーやグループの選択を誤ると、意図しないユーザーのデータが削除されたり、逆に必要なデータが保持されなかったりする可能性があります。

対処法: ポリシーを適用する前に、適用対象となるユーザーやグループを明確に定義してください。テスト環境などで小規模にポリシーを適用し、予期しない動作がないか確認してから、本番環境へ展開することをお勧めします。

保持ポリシーの競合

複数の保持ポリシーが同じアイテムに適用される場合、競合が発生することがあります。Microsoft 365は、これらの競合を解決するために特定の優先順位付けルールに従いますが、管理者が意図しない結果になる可能性もあります。

対処法: 可能な限り、重複するポリシーの作成は避けてください。もし複数のポリシーが必要な場合は、Microsoftのドキュメントでポリシーの優先順位付けルールを確認し、意図した通りに動作するかを検証してください。一般的には、より厳しい(長く保持する、または早く削除する)ポリシーが優先される傾向があります。

ポリシーの展開時間

保持ポリシーは、作成後すぐに有効になるわけではありません。システム全体に展開されるまで、最大で24時間程度かかることがあります。この展開時間中に発生したデータについては、新しいポリシーが適用されない可能性があります。

対処法: ポリシーの変更や新規作成を行った後は、すぐに結果が表示されないことを理解しておいてください。緊急でデータの削除や保持が必要な場合は、ポリシーの展開時間を考慮した上で、手動での対応も検討する必要があります。

Teams会議の記録の保持

Teams会議の記録(通常はOneDriveまたはSharePointに保存される)も保持ポリシーの対象となります。会議の記録をどのくらいの期間保持するかは、組織のポリシーやコンプライアンス要件によって異なります。

対処法: 会議の記録の保持期間について、組織内で明確なポリシーを定め、それに基づいて保持ポリシーを設定してください。自動削除されると困る重要な会議記録がある場合は、ポリシー設定前に手動でコピーするなど、バックアップ策を検討してください。

新しいTeams (v2) と従来Teamsの機能比較

新しいTeams (v2) は、従来のTeamsと比較して、アーキテクチャの変更によりパフォーマンスが向上しています。起動時間の短縮、応答性の向上、リソース使用量の削減などが期待できます。UIもモダンなデザインに変更され、より直感的で使いやすいインターフェースになっています。

機能面では、基本的なチャット、通話、会議、ファイル共有などのコア機能は維持されています。新しいTeams (v2) では、サードパーティ製アプリケーションとの連携が強化され、より多くのカスタムアプリが統合できるようになる見込みです。ただし、一部の高度な機能や設定については、まだ従来のTeamsと同等ではない場合もあります。

保持ポリシーのような管理機能は、Teamsのクライアントではなく、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルで管理されるため、新しいTeams (v2) を使用しているかどうかにかかわらず、管理者の操作は基本的に同じです。ポリシーが適用されれば、新しいTeams (v2) 上のメッセージにもそのルールが反映されます。

新しいOutlookと従来Outlookの機能比較

新しいOutlookは、Web版Outlookのインターフェースをデスクトップアプリケーションに統合したようなデザインになっています。これにより、どのデバイスからでも一貫した操作感でOutlookを利用できるようになります。パフォーマンスも改善され、より高速なメールの送受信や検索が可能になっています。

新しいOutlookでは、会議のスケジューリング機能の強化、ToDoとの統合、AIを活用したメールの要約機能などが追加されています。また、Outlook Data File (.pst) ファイルのサポートが廃止され、Exchange OnlineまたはMicrosoft 365アカウントのみをサポートするようになります。これは、データ管理とセキュリティの観点から、よりクラウドベースの運用を推進するための変更です。

保持ポリシーに関しては、新しいOutlookでも従来通りMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルで管理されます。メールアイテムの保持期間や削除期間は、管理者が設定したポリシーに従って処理されます。新しいOutlookへの移行に伴い、データ管理の方法やコンプライアンス設定についても、管理者は最新の情報を確認しておくことが重要です。

Mac版・モバイル版・Web版での違い

Teamsのメッセージ保持ポリシーの管理は、前述の通りMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルで行われます。このポータルはWebベースであるため、Mac、Windows、モバイルデバイス(iOS、Android)のいずれからでもアクセス可能です。管理者がポリシーを設定する際、クライアントOSによる違いはありません。

ただし、エンドユーザーがTeamsのメッセージを閲覧・操作する際の挙動については、クライアントによって若干の違いが生じる可能性があります。例えば、モバイル版Teamsでは、UIの制約から一部の機能がデスクトップ版と異なる場合があります。しかし、保持ポリシーによってメッセージが削除されるという基本的な動作は、どのプラットフォームでも一貫しています。

Outlookについても同様です。保持ポリシーの設定・管理はWebベースのMicrosoft Purviewコンプライアンスポータルで行うため、OSやデバイスに依存しません。エンドユーザーが新しいOutlook、従来Outlook、Outlook Web App、またはモバイル版Outlookを使用している場合でも、設定された保持ポリシーはすべてのアイテムに適用されます。

まとめ

本記事では、Microsoft Teamsのメッセージ保持ポリシーを設定し、自動削除期間を管理する手順を解説しました。IT管理者は、Microsoft Purviewコンプライアンスポータルを利用して、組織のコンプライアンス要件やデータ管理ポリシーに基づいた保持ポリシーを作成・適用できます。

この手順により、Teamsチャットやチャネルメッセージの不要なデータを自動的に削除し、ストレージ容量の最適化やコンプライアンス違反のリスク低減が実現できます。ポリシー設定の際は、保持期間、削除期間、適用範囲などを慎重に決定することが重要です。

今後は、組織のデータガバナンス戦略の一環として、定期的に保持ポリシーの見直しを行い、最新のコンプライアンス要件やビジネスニーズに合わせて最適化していくことをお勧めします。

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