【Zoom】ホワイトボードを別の会議に持ち越す手順

Zoomのホワイトボードで作成した図やメモを、別の会議でもそのまま使いたいと考えたことはありませんか。会議が終わった後に内容を引き継ぎたい場合や、続きの打ち合わせで同じホワイトボードを再利用したい場合があるでしょう。この記事では、Zoomのホワイトボードを別の会議に持ち越す具体的な手順を2通りご紹介します。準備や注意点もあわせて解説しますので、スムーズに作業を進められます。

ホワイトボードを持ち越すための基礎知識

Zoomのホワイトボードは、会議中に作成した内容が自動的にクラウドに保存されます。保存されたホワイトボードは、その後同じZoomアカウントでログインしていれば、どの会議からでも呼び出せます。ただし、保存期間は無料プラン(Basic)では最大30日、有料プラン(Pro以上)では無制限です。また、ホワイトボードの内容は会議参加者の編集権限にも依存し、ホストが保存を許可している必要があります。これらの前提を理解した上で、具体的な持ち越し方法を確認しましょう。

方法1:自動保存を利用して過去のホワイトボードを開く

最も簡単なのは、Zoomの自動保存機能を活用する方法です。現在の会議で作業中のホワイトボードは、会議終了後もZoomアカウント内に残ります。新しい会議を開始したら、ホワイトボードパネルから過去の一覧を開き、該当するホワイトボードを選ぶだけで元の内容が表示されます。手順は以下の通りです。

1. 現在の会議でホワイトボードを保存(自動保存)
   会議中にホワイトボードへの書き込みを終えたら、そのまま会議を終了します。ホワイトボードの内容は自動的にZoomクラウドに保存されます。特にエクスポートやダウンロードは必要ありません。
2. 新しい会議を開始する
   Zoomデスクトップアプリから新しいミーティングを開始するか、スケジュールされた会議に参加してください。ホワイトボード機能を使うため、画面下部のメニューから「ホワイトボード」アイコンをクリックします。
3. 過去のホワイトボードを開く
   ホワイトボード画面が表示されたら、左上のメニュー(三本線アイコン)をクリックし、「開く」を選択します。表示される一覧から先ほど保存したホワイトボード(日時や名前で識別)を選んでクリックすると、前回の内容がそのまま復元されます。

方法2:エクスポートしてインポートする

自動保存が使えない環境(別のZoomアカウントを使用する場合や、保存期間切れを防ぎたい場合)には、手動でエクスポート・インポートする方法があります。現在のホワイトボードを画像としてダウンロードし、新しい会議のホワイトボードに貼り付けます。これにより、内容を完全に引き継げます。

1. 現在の会議でホワイトボードをエクスポート
   会議中、ホワイトボードのツールバーにある「…」(その他)メニューをクリックし、「エクスポート」を選択します。形式はPNG(画像)またはPDFが選べます。ダウンロード先を指定して保存してください。
2. 新しい会議でホワイトボードを開く
   別の会議に参加または開始し、画面下部の「ホワイトボード」アイコンをクリックして新しいホワイトボードを作成します。
3. 画像をインポート
   ホワイトボードのツールバーにある「+」(追加)アイコンをクリックし、「画像をインポート」を選択します。先ほど保存したPNGまたはPDFファイルを選びます。画像がホワイトボード上に配置されます。サイズや位置を調整して、必要に応じてさらに書き加えてください。

持ち越し時の注意点とよくある失敗

自動保存が反映されない場合

同じZoomアカウントでログインしているのに、過去のホワイトボードが一覧に表示されないことがあります。原因として、ホワイトボードの保存が無効になっている可能性があります。ホストが会議設定で「ホワイトボードを自動保存する」オプションをオフにしていると、保存されません。また、無料プランでは保存期間が30日間です。長期間経過したホワイトボードは自動削除されるため、重要な内容はエクスポートしておきましょう。

エクスポートした画像がぼやける

ホワイトボードのエクスポートは、現在表示されている領域のみが対象です。画面全体をカバーしていない場合、一部が欠けてしまいます。対策として、エクスポート前にホワイトボードを拡大・縮小して、必要な範囲全体が表示されていることを確認してください。また、PDF形式でエクスポートするとベクター情報が保持され、鮮明なままインポートできます。

インポートした画像が編集できない

インポートした画像はそのままでは編集できません(画像として貼り付けられるため)。文字や図形を追加したい場合は、画像の上から新たに書き込むか、インポート前に画像編集ソフトで修正してから再度インポートする必要があります。なお、PDFをインポートした場合も同様です。

2つの方法の比較

まとめ

Zoomのホワイトボードを別の会議に持ち越すには、自動保存を利用する方法とエクスポート・インポートする方法の2つがあります。自動保存は同じアカウント内で素早く引き継げる反面、保存期間やオフライン非対応という制約があります。エクスポートは手間はかかりますが、ファイルとして永続的に保存できるため、重要な資料の共有や別アカウントとの連携に適しています。状況に応じて使い分けてください。また、ホワイトボードの設定や保存期間を事前に確認し、必要に応じて「設定→ホワイトボード」から自動保存を有効にしておくことをおすすめします。