【Zoom】ブレイクアウト中に全員にメッセージを送る方法

Zoomのブレイクアウトルームを使用しているとき、各グループに分かれた参加者全員に一斉に連絡を伝えたい場面がありますね。時間の延長や資料の共有、注意事項など、個別のルームに何度も出入りするのは手間です。Zoomにはブレイクアウトセッション中に全員にメッセージをブロードキャストする機能が用意されています。この記事では、ホストや共同ホストがブレイクアウトルーム全体にメッセージを送る具体的な手順と、その際の注意点を解説します。

ブレイクアウトルームで全体メッセージが必要な場面

ブレイクアウトルームは、大人数のミーティングを小グループに分けてディスカッションや作業を行うのに便利な機能です。しかし、各ルームに分かれた参加者に同じ連絡を伝えたいとき、ホストがすべてのルームを巡回して伝えるのは非効率です。時間の案内や資料のURL、次にやるべきことなど、一斉に知らせる必要がある情報は少なくありません。Zoomには、ホストがすべてのブレイクアウトルームに同時にメッセージを送信できるブロードキャスト機能が用意されています。この機能を使えば、参加者全員に素早く情報を届けることができます。また、共同ホストも同様に送信できるため、役割分担もスムーズになります。

Zoomでブレイクアウト中に全員にメッセージを送る手順

ブレイクアウトルームが開始されている状態で、ホストまたは共同ホストが以下の手順でメッセージをブロードキャストします。手順はパソコンとスマートフォン(モバイルアプリ)で少し異なります。それぞれの方法を説明します。

パソコン(Zoomデスクトップクライアント)の場合

1. ブレイクアウトルームコントロールを開く
   Zoomミーティング画面下部のツールバーにある「ブレイクアウトルーム」ボタンをクリックします。ブレイクアウトルームの管理パネルが表示されます。
2. メッセージ送信ボタンをクリック
   管理パネルの下部にある「すべてのルームにメッセージを送信」ボタンをクリックします。このボタンは、自分がブレイクアウトルームのいずれかに参加しているときだけ表示されます。
3. メッセージを入力して送信
   表示されたダイアログボックスに、参加者全員に伝えたいテキストを入力します。最大250文字まで入力できます。入力後、「送信」ボタンをクリックします。各ルームの参加者にはポップアップ通知が表示されます。

注意点として、「すべてのルームにメッセージを送信」ボタンを押す前に、自分がどのルームにいるかを確認する必要はありません。この機能は常にすべてのルームに向けて送信されます。ただし、自分が参加しているルームにもメッセージは届きます。送信後は、各参加者が閉じるまで通知が残ります。

スマートフォン・タブレット(モバイルアプリ)の場合

1. ブレイクアウトルーム画面を開く
   Zoomミーティング画面で、画面下部の「その他」アイコン(…)をタップし、「ブレイクアウトルーム」を選択します。ブレイクアウトルームの管理画面が開きます。
2. 「すべてのルームにメッセージ」をタップ
   管理画面の下部に「すべてのルームにメッセージ」というボタンがあります。それをタップします。
3. メッセージを入力して送信
   テキスト入力欄が表示されるので、伝えたい内容を入力し、「送信」をタップします。パソコン版と同様に、全ルームの参加者にポップアップで通知されます。

モバイルアプリでは、メッセージ送信後に確認のダイアログは表示されません。送信の取り消しはできないので、入力内容をよく確認してから送信しましょう。

メッセージ送信時の注意点と制限

ブロードキャストメッセージ機能を使う際には、いくつかの注意点と制限があります。これらを理解しておかないと、意図しない動作や情報漏えいのリスクがあります。

メッセージは全ルームに送信されるが、特定のルームだけには送れない

この機能は「すべてのルーム」に一斉送信するものであり、特定のルームだけにメッセージを送ることはできません。もし特定のルームだけに伝えたい場合は、そのルームにホスト自身が移動して直接話すか、テキストチャットで個別に送る必要があります。ブロードキャストは全ルームが対象であることを常に念頭に置いてください。

送信できるのはホストと共同ホストのみ

一般の参加者は、自分が所属するルーム内でのみチャットを使えます。全ルームへのブロードキャストはホストと共同ホストだけが実行できます。また、共同ホストが送信するには、事前にホストから共同ホスト権限を付与されている必要があります。権限がない場合はボタンが表示されません。

メッセージの文字数制限は250文字

一度に送信できるメッセージは最大250文字です。長い文章を伝えたい場合は、複数回に分けて送信するか、URLやファイルを共有する方法を検討しましょう。ただし、URLも文字数に含まれるため、短縮URLを使うと便利です。

メッセージはポップアップ通知で表示される

送信されたメッセージは、各参加者の画面中央にポップアップとして表示されます。参加者が「了解」などのボタンで閉じるまで残ります。ただし、参加者が画面共有や作業に集中していると見逃す可能性もあります。重要な連絡は口頭でも補足するとよいでしょう。

録画中はメッセージが記録されない

ブレイクアウトルームの録画は各ルーム個別に行われますが、ブロードキャストメッセージは録画には含まれません。後から録画を確認する人はメッセージを見ることができません。必要に応じて、メッセージ内容を会議のチャットやメモに残すなどの対策をとってください。

ホストからのメッセージと参加者からのメッセージの違い

ブレイクアウトルームでは、ホストや共同ホストからのブロードキャストと、通常の参加者同士のチャットにはいくつかの違いがあります。以下の表で比較します。

この表からわかるように、ブロードキャストは緊急連絡や全体案内には適していますが、記録に残したい内容はルーム内チャットやメインチャットを併用することをおすすめします。

まとめ

ブレイクアウトルーム中のブロードキャストメッセージ機能を使えば、ホストや共同ホストが全ルームの参加者に一斉に情報を伝えることができます。手順はパソコン・モバイルともに数ステップで完了し、特別な設定は不要です。ただし、文字数制限や送信取り消しができない点、録画に残らない点に注意が必要です。次回のブレイクアウトセッションでは、時間の案内や資料URLの共有などにぜひこの機能を活用してみてください。また、共同ホストと役割を分担してスムーズな進行を目指しましょう。