【Zoom】ホワイトボードの参加履歴を確認する管理者機能

Zoomホワイトボードの参加履歴を確認したい管理者の方へ。誰がいつホワイトボードを操作したのか、管理画面上で簡単に把握する方法があります。この記事では、Zoom管理ポータルからホワイトボードの参加履歴を確認する具体的な手順を説明します。

チームでホワイトボードを活用していると、複数の参加者が同時に編集する場面が多くあります。どの参加者がどのタイミングで書き込んだのかを確認できれば、コラボレーションの状況を把握しやすくなります。

この記事を読めば、管理者アカウントを使って履歴データをダウンロードする方法と、そのデータの見方を理解できます。

ホワイトボード参加履歴を確認できる仕組み

Zoomでは、ホワイトボードの利用状況を管理者が把握できるよう、管理ポータルに専用のレポート機能を備えています。この機能を使うと、どの参加者がいつホワイトボードを開き、どのような操作(描画、削除、画像追加など)を行ったかをCSVファイルで出力できます。

レポートに含まれる主な情報は次のとおりです。

• 参加者名(Zoomアカウント名)
• アクション(「ホワイトボードを開く」「描画」「消しゴムで削除」「画像を追加」など)
• 発生した日時(UTC表記)
• ミーティングIDまたはホワイトボードID

この履歴は、チームのコラボレーションの可視化や、不正利用の監査に役立ちます。ただし、履歴の保存期間はレポートの種類によって異なり、通常は30日間です。それより古いデータは取得できませんので、必要なタイミングでダウンロードしてください。

参加履歴を確認する具体的な手順

1. 管理ポータルにログインする
   Zoomの管理者アカウントでzoom.usにアクセスし、画面右上の「管理ポータル」をクリックします。管理者以外のアカウントではレポート機能が表示されませんので注意してください。
2. 「レポート」メニューを開く
   管理ポータルの左側メニューから「レポート」を選択します。レポート一覧が表示されます。
3. 「利用状況」レポートを選ぶ
   レポート一覧の中から「利用状況」をクリックします。このページには、さまざまな種類の利用状況レポートが並んでいます。
4. 「ホワイトボード」タブをクリックする
   「利用状況」ページの上部にタブがいくつかあります。その中から「ホワイトボード」をクリックします。これでホワイトボードに関するレポートのみが表示されます。
5. レポート期間を設定する
   「期間」フィールドで、履歴を確認したい日付範囲を指定します。最大30日間の範囲を選択できます。デフォルトは直近7日間です。
6. 「検索」をクリックする
   期間を指定したら、画面右下の「検索」ボタンをクリックします。該当するデータがテーブルに表示されます。データが多い場合はページ分割されます。
7. 「CSVでダウンロード」をクリックする
   テーブルの上部にある「CSVでダウンロード」ボタンをクリックすると、CSVファイルがダウンロードされます。ファイル名は「whiteboard_usage_report_YYYY-MM-DD.csv」のような形式です。
8. CSVファイルを開いて確認する
   ダウンロードしたCSVをExcelやGoogleスプレッドシートで開きます。各行に1つのアクションが記録されており、参加者名や日時などを確認できます。アクションの種類は英語で表示されますので、必要に応じて翻訳してください。

レポートデータの見方のポイント

CSVファイルには以下の列が含まれています。

• User Name: アクションを行った参加者のZoom表示名です。
• Email: 参加者のメールアドレスです(ライセンスユーザーのみ)。
• Action: ホワイトボード上で行われた操作の種類です。例:”Whiteboard Opened”、”Draw”、”Erase”、”Add Image”など。
• Timestamp: アクションが発生した日時(UTC)です。
• Meeting ID: そのアクションが行われたミーティングのIDです。ホワイトボード単独で使用された場合は、ホワイトボード固有のIDが表示されます。

アクションの種類は限られていますが、主な操作はおおむねカバーされています。例えば「Whiteboard Closed」は、参加者がホワイトボードを閉じたことを示します。

ホワイトボード参加履歴を確認する際の注意点

管理者権限がないと利用できません

このレポートは、Zoomアカウントの管理者ロールを持つユーザーだけがアクセスできます。共同ホストや一般の参加者では管理ポータルに「レポート」メニューが表示されません。アカウントのライセンスもPro以上が必要です。Basic(無料)ライセンスでは管理ポータル自体が使えません。

履歴の保持期間は30日間です

ホワイトボードの参加履歴は、アクションが発生してから最大30日間しか保存されません。30日を超えたデータは自動的に削除されます。過去の長期のデータを必要とする場合は、定期的にCSVをダウンロードして保管する必要があります。

アクションの種類は英語のみで表示されます

レポートの「Action」列は英語表記です。日本語には翻訳されません。主なアクションの英語と日本語の対応例を以下に示します。

英語表記	日本語での動作
Whiteboard Opened	ホワイトボードを開いた
Whiteboard Closed	ホワイトボードを閉じた
Draw	描画した
Erase	消しゴムで消した
Add Image	画像を追加した
Add Text	テキストを追加した

これらのアクションを覚えておくと、CSVを見たときにすぐ意味がわかります。

参加者はZoomアカウントにログインしている必要があります

ホワイトボードに参加する際、参加者がZoomアカウントにログインしていないと、レポートの「User Name」には「Guest」またはメールアドレスが表示されない場合があります。正確な履歴を残すためには、参加者にZoomアカウントでのサインインを推奨してください。

ホワイトボード単独利用の場合も履歴が残ります

ミーティングを介さずに、Zoomクライアントの「ホワイトボード」画面を直接開いて利用した場合でも、同様の履歴が取得できます。その場合のMeeting IDはホワイトボード固有のIDになります。

ホワイトボード参加履歴と他のレポートの違い

Zoom管理ポータルでは、ホワイトボード以外にもさまざまな利用状況レポートが用意されています。代表的なものと比較します。

レポートの種類	取得できる情報	主な用途
ホワイトボード	参加者ごとのホワイトボード操作(開く、描画、消去など)	コラボレーションの可視化、不正操作の監視
ミーティング	ミーティングの開催時間、参加者数、通話時間など	利用状況の集計、コスト管理
チャット	チームチャットのメッセージ送信件数、ファイル共有など	コミュニケーション量の把握

ホワイトボードレポートは、他のレポートと比べて細かい操作レベルまで記録される点が特徴です。

まとめ

Zoom管理ポータルの「利用状況」レポートから、ホワイトボードの参加履歴をCSVでダウンロードする手順を解説しました。この機能を使えば、誰がいつホワイトボードを操作したのかを正確に把握できます。

定期的にレポートをダウンロードして保管することで、過去30日間を超えるデータも社内で管理できます。また、ホワイトボード参加履歴は、チームのコラボレーションを振り返る際や、トラブル発生時の証跡としても役立ちます。

次は、同じ管理ポータルの「チャット」レポートも確認してみてください。チーム内のコミュニケーション量を可視化するのに役立ちます。

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