【Copilot】Copilotアプリで会議前に関連資料を横断検索する手順と業務効率化

Microsoft 365 Copilotアプリを使用すると、会議前に必要な資料を効率的に見つけられます。複数のドキュメントやチャット履歴から関連情報を横断検索できるため、会議の準備時間を大幅に短縮できます。この記事では、Copilotアプリで会議関連資料を横断検索する具体的な手順と、それによる業務効率化のポイントを解説します。

Copilotアプリは、Windows、Web、モバイルデバイスで利用可能です。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)で利用できます。利用には、Microsoft 365アカウントへのサインインが必要です。

Copilotアプリの横断検索機能は、会議の参加者や会議名、会議で共有されたファイル名などを基に関連情報を検索します。これにより、会議の目的やアジェンダに沿った資料を迅速に特定できます。検索結果は、ドキュメント、チャット、メールなど、Microsoft 365内の様々な情報源から集約されます。

Copilotアプリで会議資料を横断検索する仕組み

Copilotアプリは、Microsoft Graphという基盤技術を利用しています。Microsoft Graphは、Microsoft 365内のデータ(メール、カレンダー、チャット、ドキュメントなど)を統合的に管理するAPIです。Copilotはこれにアクセスし、ユーザーの意図を理解した上で、関連性の高い情報を抽出・提示します。会議に関連する資料を検索する場合、Copilotは会議の予定情報(参加者、時間、件名)を基に、Microsoft Graphを通じて関連性の高いドキュメントやコミュニケーション履歴を探索します。これにより、人間が個別に検索するよりもはるかに迅速かつ網羅的に情報を収集できます。

Copilotアプリで会議資料を横断検索する手順

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotにアクセスするか、Windows Copilotアプリを起動します。
2. 会議情報を入力して検索する
   Copilotのチャットインターフェースに、会議名や参加者名、会議の日時などの情報を入力します。例えば、「来週月曜日の〇〇プロジェクト定例会議に関連する資料を教えて」のように具体的に指示します。
3. 検索結果を確認する
   CopilotがMicrosoft Graphを通じて検索した結果が表示されます。会議に関連するドキュメント、メール、チャットの履歴などがリストアップされます。
4. 資料を開いて内容を確認する
   表示されたリストから、必要な資料をクリックして開きます。Word、Excel、PowerPointなどのドキュメントや、Teamsのチャット履歴などを直接確認できます。

Copilotアプリでの検索結果が不十分な場合の対処法

検索キーワードが曖昧で情報が見つからない

Copilotに会議に関連する資料を見つけるよう指示する際、会議名だけでなく、会議の目的やアジェンダ、過去の関連会議名などを具体的に含めると、より的確な検索結果が得られます。例えば、「〇〇プロジェクトの来週の進捗会議について、前回の会議議事録と最新の提案書を探して」のように指示します。法人契約の場合、Copilotは組織内のデータにアクセスするため、社内ドキュメントやSharePoint上のファイルも検索対象となります。

特定のファイルが見つからない

Copilotは、アクセス権限のあるファイルのみを検索対象とします。もし特定のファイルが見つからない場合は、そのファイルへのアクセス権限があるか確認してください。また、ファイル名が不明確な場合や、ファイルがOneDriveやSharePointの特定のフォルダに保存されている場合は、それらの情報もプロンプトに含めると検索精度が向上します。例えば、「〇〇プロジェクトの提案書(ファイル名:〇〇提案_v3.pptx)をOneDriveのプロジェクトフォルダから探して」のように指示します。

Copilotアプリが利用できない

Copilotアプリが利用できない場合、まずMicrosoft 365ライセンスにCopilotアドオンが含まれているか確認してください。法人契約の場合、Microsoft 365管理センターでライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。個人契約(Copilot Pro)の場合は、Microsoftアカウントでサインインしているか確認してください。また、Copilotアプリ自体が最新の状態にアップデートされているかも確認しましょう。

CopilotアプリとWeb版Copilotの機能比較

Copilotアプリ(Windows)は、OSレベルでの連携が強化されており、よりシームレスな操作が可能です。Web版Copilotは、Edgeブラウザとの連携がスムーズで、Web上の情報収集に強みがあります。どちらもMicrosoft Graphを活用した資料検索機能は共通して利用できます。

まとめ

Copilotアプリを利用することで、会議前に必要な関連資料を横断的に検索し、準備時間を大幅に削減できます。Microsoft Graphとの連携により、ドキュメント、チャット、メールなど、Microsoft 365内の情報を効率的に収集可能です。次回会議の準備では、Copilotアプリに会議名や参加者名を入力して、関連資料の検索を依頼してみてください。さらに、Copilotの要約機能を活用すれば、資料の内容を短時間で把握することもできます。