【Copilot】Excelで受注データの月次推移グラフをCopilotに作らせる手順

Excelで受注データの月次推移グラフを作成したい場合、Copilotが手助けできます。

大量のデータからグラフを生成するのは時間がかかります。

この記事では、Copilotを使ってExcelで月次推移グラフを効率的に作成する手順を解説します。

Copilotを活用すれば、データ分析の時間を短縮できます。

Copilotで月次推移グラフを作成できる仕組み

ExcelのCopilot機能は、Microsoft 365 Copilotアドオン(法人向け)またはCopilot Pro(個人向け)を契約しているユーザーが利用できます。

Copilotは、Excelシート内のデータを解析し、自然言語での指示に基づいてグラフやピボットテーブルなどの分析結果を生成します。

月次推移グラフの場合、日付データとそれに紐づく受注金額データを認識し、適切なグラフ形式(折れ線グラフなど)で表示します。

この機能を利用するには、Excelデスクトップアプリ(Windows/Mac)でMicrosoft 365 Copilotが有効になっている必要があります。

受注データの月次推移グラフをCopilotに作成させる手順

1. Excelファイルを開く
   Copilotにグラフ作成を依頼したい受注データが含まれるExcelファイルを開きます。
2. データ範囲の準備
   グラフ化したいデータ範囲を選択します。最低限、日付(または年月)と受注金額の列が必要です。データが整理されていない場合は、事前に整形しておくとCopilotが理解しやすくなります。
3. Copilotウィンドウを開く
   Excelのリボンメニューにある「Copilot」アイコンをクリックします。または、Ctrl+Alt+I(Windows)でCopilotペインを開きます。
4. プロンプトを入力する
   Copilotペインの入力欄に、「このデータで月次推移グラフを作成して」といった指示を入力します。より具体的に「日付列と受注金額列を使って、月ごとの受注金額の推移を示す折れ線グラフを作成して」と入力すると、意図したグラフが生成されやすくなります。
5. グラフの生成を待つ
   指示を入力後、Enterキーを押すか送信ボタンをクリックします。Copilotがデータを分析し、グラフを生成します。
6. グラフを確認・調整する
   生成されたグラフを確認します。必要に応じて、グラフのタイトル、軸ラベル、データ系列の色などを手動で調整します。Copilotに「グラフの色を青系に変更して」のように指示して調整することも可能です。

Copilotでグラフ作成する際の注意点と失敗例

日付データが認識されない

日付列のデータ形式がExcelで日付として認識されていない場合、Copilotは正しく月次集計できません。

1. データ形式の確認・修正
   日付列を選択し、「ホーム」タブの「表示形式」グループで「日付」または「短い日付」などが選択されているか確認します。テキスト形式になっている場合は、数値に変換し、再度日付形式に設定し直してください。
2. 年月の表記統一
   「2023/10/1」と「2023年10月」のように表記が混在していると、集計がうまくいかないことがあります。Copilotに依頼する前に、「YYYY/MM」形式などに統一しておくと良いでしょう。

受注金額以外のデータが混在する

グラフ化したい受注金額の列に、数値以外のテキストやエラー値などが混在していると、Copilotは正確な金額を認識できません。

1. 数値データの整形
   受注金額列を選択し、不要なテキスト(例:「円」など)や空白を削除します。「置換」機能(Ctrl+H)を使うと効率的です。エラー値(#N/A, #VALUE!など)は「IFERROR」関数などで処理しておきます。
2. データ範囲の再指定
   データ整形後、Copilotに再度グラフ作成を依頼する際は、データ範囲を再選択するか、Copilotに「この表全体を使って」のように指示し直します。

意図しないグラフが生成される

プロンプトの指示が曖昧だったり、データ構造が複雑だったりすると、Copilotが意図しないグラフを生成することがあります。

1. 具体的なプロンプトの入力
   「月次推移グラフ」だけでなく、「日付列を横軸に、受注金額列を縦軸にした折れ線グラフ」のように、軸やグラフの種類を具体的に指示します。
2. データ集計の事前依頼
   「月ごとに受注金額を集計して、その結果をグラフにして」のように、集計作業をCopilotに先に行わせることも有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人利用でExcelのグラフ作成などの機能を強化するのに適しています。一方、Microsoft 365 Copilotは法人利用で、組織内のデータと連携した高度な分析や、よりセキュアな環境での利用が可能です。

Excelで月次推移グラフをCopilotに作成させることで、手作業による時間と手間を大幅に削減できます。

今後は、Copilotにデータ集計とグラフ化を一度に依頼するプロンプトを試してみましょう。

また、他のグラフ種類(棒グラフ、複合グラフなど)の生成もCopilotに指示できます。