【Copilot】Wordで日報テンプレートをCopilotに自動入力させる手順と業務効率化

Wordで日報テンプレートに入力する作業は、毎日の定型業務です。

この作業をCopilotで自動化できれば、大幅な時間短縮につながります。

この記事では、WordでCopilotを使って日報テンプレートを自動入力する手順を解説します。

Copilotを活用して、日報作成の効率を劇的に向上させましょう。

Copilotで日報テンプレートを自動入力する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータと連携し、自然言語での指示に基づいて文書作成を支援します。

WordのCopilot機能を使えば、既存のテンプレートや指示内容を理解し、それに沿ったテキストを生成できます。

日報テンプレートの場合、あらかじめ項目(日付、天気、今日のタスク、完了したタスク、明日の予定など)を定義しておき、Copilotにこれらの項目を埋めるように指示します。

Copilotは、過去の会議議事録、メール、OneDrive上の関連文書などから情報を抽出し、指示された形式で日報の各項目を埋めていきます。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンのライセンスが必要です。

Copilotに日報テンプレートへの自動入力を依頼する手順

1. Wordで日報テンプレートを開く
   Copilotで自動入力したい日報テンプレートをWordで開きます。
2. Copilotウィンドウを開く
   WordのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでCopilotウィンドウを開きます。
3. Copilotに指示を入力する
   Copilotウィンドウのプロンプト入力欄に、日報テンプレートを埋めるための指示を入力します。例えば、以下のようなプロンプトが考えられます。

プロンプト例1:

「今日の{今日の日付}の日報を作成してください。天気は{今日の天気}、今日のタスクは{今日のタスクリスト}、完了したタスクは{完了したタスクリスト}、明日の予定は{明日の予定リスト}を記載してください。」

プロンプト例2(より具体的に):

「以下のテンプレートに沿って、今日{YYYY年MM月DD日}の日報を作成します。天気は晴れ、今日のタスクは「プロジェクトAの資料作成」「会議準備」、完了したタスクは「プロジェクトAの資料作成完了」「会議準備完了」、明日の予定は「プロジェクトBの進捗確認会議」と「クライアントへの提案書送付」です。Copilotで生成してください。」

1. 指示を送信し、生成を待つ
   プロンプトを入力したら、送信ボタンをクリックします。Copilotが指示内容を解釈し、テンプレートの該当箇所にテキストを生成します。
2. 生成された内容を確認・編集する
   Copilotが生成した日報の内容を確認します。必要に応じて、手動で修正や追記を行ってください。
3. 日報を保存する
   内容に問題がなければ、日報を保存します。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

プロンプトは具体的に記述する

Copilotに期待通りの結果を生成させるためには、プロンプトの具体性が重要です。

「日報を作成して」だけでは、Copilotは何を記載すべきか判断できません。

日付、天気、タスク、完了状況、明日の予定など、テンプレートの各項目に必要な情報を明確に指示しましょう。

必要であれば、過去の会議議事録やメールの内容を参照するように指示することも可能です。

テンプレートの構造をCopilotに理解させる

Wordテンプレートの各項目が明確に区分けされていることが望ましいです。

例えば、「今日のタスク:」や「完了したタスク:」のように、項目名が明記されているとCopilotは理解しやすくなります。

もしテンプレートの項目名が曖昧な場合は、プロンプトで「今日のタスクの項目には、今日やるべきことをリストアップしてください」のように補足説明を加えると良いでしょう。

機密情報の取り扱いに関する注意

CopilotはMicrosoft 365のデータと連携しますが、機密情報を含む日報を作成する際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

Copilotへの指示内容や生成されたテキストが、組織外に漏洩しないように注意が必要です。

特に、未公開のプロジェクト情報や個人情報などをプロンプトに含める場合は、細心の注意を払ってください。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータにのみアクセスするため、一般的には安全ですが、組織ごとの設定やポリシーに従うことが重要です。

生成された内容の最終確認は必須

CopilotはあくまでAIアシスタントであり、生成された内容が常に完璧とは限りません。

日付の誤り、タスクの漏れ、文脈の不一致などが発生する可能性もあります。

そのため、Copilotが生成した日報は必ず人間が目を通し、内容の正確性や適切性を確認・修正してください。

Word CopilotとCopilot Proの機能比較

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
対象ユーザー	法人(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)	個人(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプション)
連携データ	組織内のMicrosoft 365データ(Teams, Outlook, OneDrive, SharePointなど)	Web上の情報、およびMicrosoft 365 Personal/Familyのデータ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)
Wordでの機能	文書作成・編集支援、要約、校正、テンプレート入力支援など	文書作成・編集支援、要約、校正、テンプレート入力支援など
利用可能なアプリ	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams, OneNote, Microsoft Loop	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Clipchamp, Designer
高度なAI機能	組織データに基づいた高度な分析・生成	GPT-4 Turboへのアクセス、画像生成AI(Designer)連携

この記事で紹介した日報テンプレートの自動入力は、Microsoft 365 Copilot、Copilot ProのどちらでもWord上で実行可能です。

ただし、組織内のデータとの連携度合いや利用できるアプリの範囲に違いがあります。

Copilotを使ってWordで日報テンプレートを自動入力する手順を解説しました。

プロンプトを工夫することで、日報作成にかかる時間を大幅に削減できます。

次回は、ExcelでCopilotを活用したデータ集計の自動化について解説します。