【Copilot】議事録要約用Copilotプロンプトテンプレートの設計指針と精度向上のコツ

Copilotを活用して議事録の要約を効率化したいビジネスパーソンは多いでしょう。

しかし、どのようなプロンプトを使えば質の高い要約が得られるか、迷うこともあるかもしれません。

この記事では、Copilotで議事録を効果的に要約するためのプロンプト設計の考え方と具体的なテンプレート例を解説します。

読了後には、目的に合った議事録要約プロンプトを作成できるようになります。

効果的な議事録要約プロンプトの基本構成

Copilotに議事録の要約を依頼する際、プロンプトはCopilotが理解しやすいように構造化することが重要です。

基本的には、「目的」「入力対象」「出力形式」「含めるべき情報」「除外すべき情報」といった要素を明確に指示します。

これらの要素を組み合わせることで、Copilotはより的確な要約を生成できます。

議事録要約プロンプトの設計指針

議事録要約プロンプトを設計する上で、以下の点を考慮すると、より目的に沿った結果を得やすくなります。

1. 目的の明確化

Copilotにどのような要約を求めているのか、目的を明確に定義します。

例えば、「会議の決定事項だけを把握したい」「アクションアイテムをリストアップしたい」「主要な議論のポイントを短時間で理解したい」など、目的によってプロンプトの内容は変わります。

2. 入力対象の指定

Copilotに渡す議事録の範囲を明確に指定します。通常は、Copilotがアクセスできる範囲の議事録ファイルやテキストデータが対象となります。

3. 出力形式の指定

要約の出力形式を指定します。箇条書き、番号付きリスト、表形式、あるいは簡潔な文章形式など、目的に応じた形式で出力させることが可能です。

「箇条書きで、各項目に担当者と期日を記載してください」のように、具体的なフォーマットを指定すると良いでしょう。

4. 含めるべき要素の指示

要約に含めたい具体的な情報を指示します。

例えば、「決定事項」「ToDo(担当者と期日を含む)」「議論の主要な論点」「参加者の意見の概要」などを指定できます。

5. 除外すべき要素の指示

要約に含めたくない情報も明確に指示します。

「冒頭の挨拶」「雑談」「技術的な詳細すぎる説明」「特定の発言者の個人的な意見」などを除外するように指示することで、より洗練された要約が得られます。

6. 言語・トーンの指定

要約の言語(日本語、英語など)や、トーン(フォーマル、インフォーマルなど)を指定することも可能です。

7. 具体的なプロンプトテンプレート例

上記の設計指針に基づいた、具体的なプロンプトテンプレートを以下に示します。

1. 基本の議事録要約プロンプト
   以下の議事録を要約してください。決定事項とToDoリスト(担当者と期日があれば記載)を箇条書きでまとめてください。
2. 詳細な議事録要約プロンプト
   以下の議事録の要約を作成してください。以下の要素を含めてください:
   1. 会議の主要な目的
   2. 決定事項(箇条書き)
   3. 各決定事項に関するToDo(担当者、期日、具体的なアクションを記載)
   4. 主要な議論のポイント(簡潔に)
   5. 次回会議までに確認すべき事項
3. 特定情報の抽出プロンプト
   以下の議事録から、XX(例:製品Aに関する決定事項)に関する情報をすべて抽出してください。抽出した情報は、箇条書きでまとめてください。
4. アクションアイテム抽出プロンプト
   以下の議事録から、実施すべきアクションアイテムをすべてリストアップしてください。各アクションアイテムには、担当者と期日を明記してください。

プロンプト利用時の注意点

Copilotで議事録要約を行う際には、いくつかの注意点があります。

機密情報の取り扱い

議事録には、機密情報や個人情報が含まれる場合があります。

Copilotに入力する前に、これらの情報が組織のポリシーに沿って適切に管理されているか確認してください。特に、機密性の高い情報を扱う場合は、Copilotの利用規約や組織のセキュリティガイドラインを遵守することが不可欠です。

要約の精度と確認

Copilotが生成する要約は、常に100%正確であるとは限りません。

重要な決定事項やToDoについては、必ず元の議事録と照らし合わせて内容を確認する習慣をつけてください。

プロンプトの試行錯誤

期待通りの要約が得られない場合は、プロンプトの表現を変えたり、含めるべき要素や除外すべき要素の指示を調整したりして、試行錯誤を繰り返すことが推奨されます。

Copilotの応答は、プロンプトのわずかな違いによって大きく変わることがあります。

Copilotのバージョンと機能差

利用しているCopilotのバージョン(Microsoft 365 CopilotかCopilot Proかなど)や、Teams、Word、Outlookといった連携するアプリケーションによって、利用できる機能や挙動が異なる場合があります。

特に、Web版Copilotとデスクトップ版Copilotでは、一部機能に違いが見られることがあります。最新の機能については、Microsoftの公式ドキュメントで確認することをお勧めします。

プロンプトの保存と共有

効果的なプロンプトが見つかった場合は、テンプレートとして保存しておくと便利です。

チーム内で共有することで、議事録要約の品質を均一化し、業務効率をさらに向上させることができます。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのプロンプト利用の違い

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用環境	Copilot Webサイト、Copilotアプリ、Windows Copilot、Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)	Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
データ連携	Web上の情報、Microsoft 365アプリ上のデータ(※接続設定が必要な場合あり)	Microsoft 365アプリ内のデータ、Microsoft Graph経由でアクセス可能な組織データ
プロンプトの適用範囲	Web上の情報やMicrosoft 365アプリのデータに対して、よりパーソナルな利用に最適化	組織内のデータ(メール、チャット、ドキュメントなど)を横断した高度な要約や分析が可能
機密情報処理	個人アカウントのデータに基づいた処理。組織データとの連携は設定次第。	組織のセキュリティポリシーに基づいたデータ処理。Microsoft Graphの権限管理が適用される。

Copilot Proは個人利用やMicrosoft 365アプリでの利用が中心ですが、Microsoft 365 Copilotは組織内のデータをより深く連携させ、高度な要約や分析が可能です。

議事録要約においては、組織内の他のドキュメントやコミュニケーション履歴との関連性を考慮した要約が必要な場合に、Microsoft 365 Copilotがより強力な機能を発揮します。

Copilotを活用して議事録要約のプロンプト設計に役立つ指針を理解しました。

目的に応じたプロンプトテンプレートを実際に作成・試用し、要約の質と効率を向上させましょう。

今後は、会議の参加者や目的に合わせてプロンプトをカスタマイズし、Copilotの可能性をさらに引き出すことをお勧めします。