【Copilot】Teamsの会議要約に発言がない時の確認|文字起こし・引用元・修正手順

Teamsの会議要約から、担当者の約束や締切が抜けていたら、会議の「まとめ(Recap)」で文字起こしを開き、該当する発言が残っているか確かめましょう。発言が記録されていれば、その箇所を指定してCopilotに質問できます。記録がなければ、要約の依頼を詳しくするだけでは、発言内容を確かめられません。

ここでは、終了したTeams会議の内容をCopilotで確認する操作を扱います。AIの要約に書かれていないことと、会議で発言されなかったことを同一視せず、議事録を直すための根拠を探してください。

文字起こしで、抜けた発言と前後のやり取りを探す

Teamsで対象の会議チャット、またはカレンダーの過去の会議を開き、「まとめ(Recap)」から文字起こしを確認してください。似た名前の定例会がある場合は、会議の日付も照合しましょう。

1. 抜けている内容に含まれる語句を探しましょう。「金曜日までに見積もりを出す」なら、「見積」「金曜」や担当者名が手がかりになります。
2. 該当箇所の時刻と話者を控え、前後の発言を確認してください。提案に対して後で反対や変更があった可能性もあります。
3. 録画を閲覧できる場合は、その時刻を再生し、文字起こしの数字・否定表現・人名が音声と合っているか確かめましょう。

文字起こしを開けない時は、会議主催者に閲覧できるか確認してください。表示されない理由は、未実施、アクセス権、削除などによって異なります。「録画がないから文字起こしもない」とは限りません。Microsoftの公式案内では、会議後に発言内容をCopilotへ質問するには、会議中の文字起こしが必要とされています。

発言が残っているなら、その内容を指定して質問する

文字起こしに目的の発言があれば、Copilotに会議全体を再要約させる前に、その論点を質問しましょう。次は、見積もりの提出期限を確認するための依頼例です。時刻や名前は実際の会議に置き換えてください。

この会議の見積もり提出について、担当者、期限、決定済みか未決定かを確認してください。14時20分ごろの田中さんの発言と、その後の変更発言を対象にし、根拠となる発言を示してください。確認できない項目は「確認できない」としてください。

回答に引用元が付いたら、元の発言へ戻りましょう。「金曜日を目標にしたい」が「金曜日に提出すると確約した」に変わっていないか、誰かの提案が会議の決定事項になっていないかを確認してください。自然な文章でも、合意の強さや担当者が変わっていれば議事録には使えません。

同じ要約を何度作り直しても必要な発言が落ちる場合は、確認した文字起こしの時刻を根拠として、議事録の該当項目を手で直せます。Copilotの回答が改善するまで、確定している内容の記録を止める必要はありません。

文字起こしに発言がない場合は、録画か参加者に確認する

該当する時間帯が文字起こしにない場合は、その前後に記録があるか確認してください。会議の途中から文字起こしを開始した場合、開始前の発言を会議後のCopilotで参照できるとは限りません。「会議中のみ」の利用と、文字起こしを残して会議後も使う設定では、後から利用できる情報が異なります。

確認できない発言を「おそらくこう言った」とAIに補わせないでください。たとえば期限が不明なら、議事録には「提出期限は担当者に確認中」と残し、回答を得てから確定できます。

次の会議で同じ欠落を防ぐ

主催者は、会議後にもCopilotで確認する必要があるかを開催前に決め、組織のルールに沿って文字起こしの設定を確認しましょう。会議開始後には、実際に文字起こしが始まっていることを画面で確かめてください。Copilotを開いたことだけでは、必ず文字起こしが保存されるとは限りません。

文字起こしを開始できない場合は、ボタンの鍵アイコンなどに出る理由を確認してください。開始できない場合の公式説明には、参加者の役割、主催組織、会議オプションなどによる違いがあります。表示された理由を主催者や管理者に伝えてください。

発言者は自分の番にミュートを解除し、声が相手に届いているか確かめましょう。全員のマイクを常時オンにする必要はありません。文字起こしの言語が会話と違う場合も、利用中の会議で選べる言語設定を主催者に確認してください。

問い合わせには会議と発言箇所を示す

管理者へは、会議日時、主催者、問題の時刻、文字起こしの有無、録画との違いを渡すと調査対象を絞れます。「会議要約がおかしい」だけでなく、「14時20分の発言は文字起こしにあるが、期限を尋ねた回答では省かれる」のように説明しましょう。

要約への記載漏れだけを理由に、存在が確認できない「要約ポリシーの緩和」や、全員への権限追加を依頼する必要はありません。まず記録のどこまで確認できたかを共有してください。