【Copilot】OutlookでCopilotに納品報告メールの定型文を作成させる手順

OutlookでCopilotを利用して、納品報告メールの定型文を素早く作成したいビジネスマンの方へ。

定型的なメール作成は時間を要する作業ですが、Copilotを使えば効率化できます。

この記事では、OutlookでCopilotに納品報告メールの定型文を作成させる具体的な手順を解説します。

Copilotを活用して、メール作成時間を大幅に削減しましょう。

Outlook Copilotのメール作成機能概要

Outlookに搭載されたCopilotは、AIを活用してメール作成を支援する機能です。ユーザーが簡単な指示(プロンプト)を入力することで、メールの件名や本文を自動生成します。

特に、定型的な報告メールや問い合わせメールなど、繰り返し作成するメールのテンプレート作成に役立ちます。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)で利用可能です。

Copilotに納品報告メール定型文を作成させる手順

OutlookでCopilotを利用して納品報告メールの定型文を作成する手順は以下の通りです。

1. 新しいメールを作成する
   Outlookを開き、画面左上の「新しいメール」ボタンをクリックします。
2. Copilotを起動する
   メール作成画面が開いたら、リボンメニューの「Copilot」アイコンをクリックします。または、本文入力欄にカーソルを置いた状態で、右クリックメニューから「Copilotで作成」を選択します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネル(またはメール作成画面上部)にプロンプト入力欄が表示されます。ここに、作成したいメールの内容を具体的に指示します。
4. プロンプト例(納品報告メール)
   以下のようなプロンプトを入力します。
   「〇〇(会社名)様へ、先日納品した△△(製品名)に関する納品報告メールの定型文を作成してください。件名には【納品報告】と製品名を含めてください。本文には、納品完了の報告、製品名、納品日、感謝の言葉を含めてください。必要であれば、今後のサポートについても触れてください。」
5. メール本文を生成させる
   プロンプトを入力したら、「生成」ボタン(またはそれに類するボタン)をクリックします。Copilotが指示に基づいてメール本文を自動生成します。
6. 生成された内容を確認・編集する
   Copilotが生成したメール本文を確認します。必要に応じて、誤字脱字の修正、情報の追加、表現の変更などを手動で行います。
7. メールを送信または下書き保存する
   編集が完了したら、通常通りメールを送信するか、下書きとして保存します。

Copilotプロンプト作成のコツと注意点

具体的な情報を盛り込む

Copilotに意図した通りのメールを作成させるには、プロンプトに具体的な情報を含めることが重要です。

例えば、「納品した製品名」「納品日」「顧客名」「含めたいキーワード」「メールの目的」などを明確に指示しましょう。

文脈を伝える

どのような状況で、誰に送るメールなのかといった文脈を伝えることで、Copilotはより適切なトーンや表現を選択できます。

「社内向けの報告」「顧客への丁寧な連絡」など、送付先と目的を明確にしましょう。

生成された内容の確認は必須

CopilotはAIであり、常に完璧な文章を生成するとは限りません。誤った情報や不自然な表現が含まれる可能性があります。

生成されたメールは必ず目を通し、事実確認と表現のチェックを怠らないでください。

機密情報の取り扱い

Copilotに入力した情報は、Microsoftのサービス向上に利用される可能性があります。個人情報や機密性の高い情報をプロンプトに含める場合は、組織のポリシーを確認し、リスクを理解した上で行ってください。

法人版と個人版Copilotの違い

Microsoft 365 Copilot(法人版)は、組織内のデータ(メール、カレンダー、チャットなど)と連携して、よりパーソナライズされた支援を提供します。一方、Copilot Pro(個人版)は、Microsoft 365アプリとの連携は限定的です。

Outlookでのメール作成支援機能は、どちらのライセンスでも利用可能ですが、連携できる情報量に差があります。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilot操作比較

OutlookでのCopilotの操作は、デスクトップアプリとWebアプリで概ね共通していますが、インターフェースや一部機能の配置に違いがあります。

項目	Outlookデスクトップアプリ	Outlook Webアプリ
Copilot起動方法	リボンメニューの「Copilot」アイコン、または右クリックメニュー	メール作成画面上部のCopilotアイコン、または右クリックメニュー
プロンプト入力欄	サイドパネル、またはメール作成画面上部	メール作成画面上部
生成・編集機能	共通	共通
利用可能な機能	Microsoft 365 Copilot、Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot、Copilot Pro

どちらの環境でも、Copilotにメール作成を依頼する基本的な流れは同じです。

まとめ

この記事では、OutlookでCopilotを利用して納品報告メールの定型文を作成する手順を解説しました。

Copilotに具体的な指示を与えることで、メール作成時間を大幅に短縮し、業務効率を向上させることが可能です。

今後は、この手順を参考に、他の定型メール作成にもCopilotを活用してみてください。より複雑なメール作成や、複数のメールテンプレート作成にも挑戦してみましょう。