【Copilot】Outlookの下書きメールをCopilotにトーン別に3パターン生成させる手順

Outlookでメールの下書きを作成する際、相手や状況に合わせて適切なトーンで伝えたい場面があります。

Copilotを使えば、一つの下書きから複数のトーンのメールを簡単に生成できます。

この記事では、OutlookでCopilotを利用し、下書きメールを3つの異なるトーンで生成する具体的な手順を解説します。

Copilotの活用で、メール作成の効率と質を向上させましょう。

OutlookでCopilotがメール下書きのトーンを調整する仕組み

OutlookのCopilot機能は、Microsoft 365 Copilotアドオンがインストールされ、ライセンスが割り当てられている環境で利用できます。

Copilotは、ユーザーが作成した下書きメールの文脈を理解し、指示されたトーン(丁寧さ、フォーマルさ、親しみやすさなど)に合わせて文章を再構成します。

この機能は、大規模言語モデル(LLM)を活用しており、自然言語処理技術により、元の意図を保ちつつ表現を変化させます。

下書きメールをCopilotにトーン別に生成させる手順

1. Outlookでメールを作成または開く
   新規メール作成画面を開くか、既存の下書きメールを開きます。
2. Copilotアイコンをクリックする
   メール作成画面のツールバーにあるCopilotアイコンをクリックします。デスクトップ版Outlookでは、リボンの「メッセージ」タブ内などに表示されます。
3. 「下書きを元に作成」を選択する
   Copilotのサイドパネルが開いたら、「下書きを元に作成」またはそれに類するオプションを選択します。
4. トーンを指定するプロンプトを入力する
   Copilotへの指示(プロンプト)を入力する欄が表示されます。ここに、生成したいメールのトーンを具体的に記述します。例えば、以下のようなプロンプトが考えられます。
   • 「この下書きを、より丁寧な表現で3パターン作成してください。」
   • 「相手に失礼なく、簡潔に要点をまとめたメールを3種類生成してください。」
   • 「親しみやすいトーンで、3つの異なる言い方でメールを作成してください。」
5. 生成を実行する
   プロンプトを入力したら、「生成」ボタンやEnterキーを押してCopilotに処理を実行させます。
6. 生成されたメールを確認・選択する
   Copilotは、指定されたトーンで複数のメール案を生成します。各案の内容を確認し、最も適切なものを選びます。
7. メール本文に挿入する
   選択したメール案は、元のメール本文に挿入できます。必要に応じて、さらに微調整を加えます。

Copilotによるメール生成で注意すべき点

生成されたメールのトーンが意図と異なる場合

Copilotの生成結果が、期待したトーンと完全に一致しない場合があります。

その場合は、プロンプトをより具体的に修正して再度生成を試みるか、生成されたメールを手動で編集して微調整してください。

例えば、「よりフォーマルに」という指示だけでなく、「ビジネス文書として適切な敬語を使い、断定的な表現を避けてください」のように詳細な指示が有効です。

機密情報や個人情報に関する注意

Copilotは入力された情報を基にメールを生成しますが、機密情報や個人情報を含む下書きを扱う際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。

Copilotの利用規約やデータプライバシーに関する情報を理解しておくことが重要です。

特に、社外秘の情報や個人を特定できる情報を下書きに含める場合は、十分な注意が必要です。

生成できるパターン数に制限がある場合

Copilotが一度に生成できるメールのパターン数には、システム上の制限がある場合があります。

もし指定した数(例:3パターン)より少ない、あるいは多いパターンが生成された場合は、プロンプトの指示を調整するか、生成された結果から必要なものを選んでください。

また、組織のCopilot利用設定によっては、一部機能が制限されている可能性もあります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

Outlookのメール生成機能において、Microsoft 365 Copilotは、より広範なMicrosoft 365内のデータと連携し、高度なメール作成支援を提供します。

Copilot Proでもメール作成支援は利用できますが、Microsoft 365 Copilotの方が、組織内の情報に基づいた、より文脈に沿ったメール生成が期待できます。

本記事で解説したトーン別生成機能は、主にMicrosoft 365 Copilotで提供される高度な機能となります。

まとめ

OutlookでCopilotを利用することで、下書きメールを基に、異なるトーンのメールを複数パターン生成できるようになりました。

プロンプトを工夫することで、丁寧、簡潔、フレンドリーなど、目的に合わせた多様な表現のメールを作成できます。

今後は、生成されたメールを基に、さらに詳細な編集をCopilotに依頼したり、他のMicrosoft 365アプリケーションでのCopilot活用も検討してみてください。