【Copilot】WordのCopilotで指示プロンプトを再利用する保存手順と業務効率化のコツ

WordでCopilotを使っていると、同じような指示を何度も入力することがあります。毎回同じプロンプトを入力するのは手間がかかります。この記事では、WordでCopilotの指示プロンプトを保存し、再利用する手順を解説します。Copilotの活用効率を劇的に向上させましょう。

通常、Copilotへの指示は一度きりで、再度同じ指示を出すには再入力が必要です。しかし、特定のプロンプトを保存しておくことで、次回以降の作業時間を大幅に短縮できます。この機能を使えば、定型的な文書作成や要約作業がよりスムーズになります。

この記事を読めば、WordでCopilotの指示プロンプトを効率的に管理し、繰り返し利用できるようになります。ぜひ最後までご覧ください。

Copilotプロンプトの保存機能の概要

WordのCopilotには、頻繁に使用する指示プロンプトを保存し、後で簡単に呼び出せる機能が搭載されています。この機能により、同じ内容の要約や文章作成を繰り返し行う際に、プロンプトを毎回入力する手間が省けます。法人契約のMicrosoft 365 Copilot、個人向けのCopilot Proのいずれでも利用可能です。

保存されたプロンプトは、WordのCopilotパネルから直接選択できるようになります。これにより、作業のスピードアップと一貫性の維持が期待できます。ただし、この機能はWordデスクトップアプリでの利用が基本となります。

Copilot指示プロンプトを保存する手順

1. Copilotパネルを開く
   Word文書を開き、Copilotパネルを表示します。通常はリボンの「Copilot」タブからアクセスできます。
2. 指示を入力する
   Copilotパネルの入力欄に、保存したい指示プロンプトを入力します。例えば、「この文書の主要なポイントを3つに要約してください」といった指示です。
3. プロンプトを保存するオプションを探す
   指示を入力した後、入力欄の近くに「保存」や「プロンプトを保存」といったボタンやアイコンがないか確認します。Copilotのバージョンやアップデートにより、表示が異なる場合があります。
4. 保存ボタンをクリックする
   保存オプションが見つかったら、それをクリックします。プロンプトに名前を付けるよう求められる場合があります。分かりやすい名前を付けましょう。
5. 保存を確認する
   保存が完了すると、通常は確認メッセージが表示されます。これで、このプロンプトはあなたのCopilotアカウントに紐づけられて保存されます。

保存したCopilot指示プロンプトを呼び出す手順

1. Copilotパネルを開く
   Word文書を開き、Copilotパネルを表示します。
2. 保存済みプロンプトのセクションへ移動する
   Copilotパネル内で、「保存済みプロンプト」、「マイプロンプト」、またはそれに類するセクションを探します。
3. 使用したいプロンプトを選択する
   保存したプロンプトのリストが表示されるので、再利用したいプロンプトをクリックします。
4. プロンプトを適用する
   選択したプロンプトがCopilotの入力欄に挿入されるか、直接実行されます。必要に応じて、文書の内容に合わせて微調整してから実行してください。

プロンプト管理の注意点とヒント

プロンプトが保存されない場合の対処法

プロンプトを保存しようとしても、「保存」ボタンが表示されない、またはクリックしても反応がない場合は、いくつかの原因が考えられます。

1. Wordのバージョン確認
   Copilotのプロンプト保存機能は、比較的新しい機能です。Wordが最新バージョンにアップデートされているか確認してください。Microsoft 365アプリの設定から更新を確認できます。
2. Copilotライセンスの確認
   Copilotアドオンが正しくライセンスされているか確認してください。法人契約の場合は、Microsoft 365管理センターでライセンス割り当て状況を確認します。個人契約の場合は、MicrosoftアカウントでCopilot Proのサブスクリプションを確認してください。
3. 一時的な不具合の可能性
   まれに、CopilotやWordの一時的な不具合で機能が正常に動作しないことがあります。Wordを再起動したり、PCを再起動したりすることで解消する場合があります。

保存したプロンプトの管理方法

保存したプロンプトが増えると、管理が煩雑になることがあります。以下の点に注意して整理しましょう。

• 分かりやすい命名規則
  プロンプトに名前を付ける際は、「要約(短文)」「メール作成(提案)」のように、内容がすぐにわかる名前をつけましょう。
• 不要なプロンプトの削除
  使わなくなったプロンプトは定期的に削除し、リストを整理しておくことが重要です。
• フォルダ分け機能の活用(もしあれば)
  将来的なアップデートで、プロンプトをフォルダ分けする機能が追加される可能性もあります。現状では、命名規則で対応しましょう。

プロンプトの機密性に関する注意

保存したプロンプトは、Copilotアカウントに紐づいて保存されます。機密情報や個人情報を含むプロンプトを保存する際は、その情報がどのように扱われるか、組織のポリシーを確認してください。特に、共有環境や複数人で利用するPCでは注意が必要です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotのプロンプト保存機能比較

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotでは、プロンプト保存機能の基本的な使い方は同じです。どちらもMicrosoftアカウントに紐づいて保存されます。しかし、法人向けの場合は、組織のセキュリティポリシーによって、利用できる機能や保存されるデータに制限がかかる場合があります。

例えば、機密性の高い文書に関するプロンプトは、保存や利用が制限される可能性があります。利用前に、所属組織のIT管理者やセキュリティ担当者に確認することをお勧めします。

WordでCopilotの指示プロンプトを保存・再利用する手順を解説しました。この機能を活用することで、定型的な作業の効率が格段に向上します。保存したプロンプトを効果的に管理し、Copilotの利用体験をさらに豊かにしましょう。今後は、より複雑な指示もテンプレート化することを検討してみてください。