【Copilot】OutlookでCopilotにメール本文の言い換えを依頼する手順と語調調整のコツ

Outlookでメール作成中に、より適切な表現に言い換えたい場面は多いでしょう。

Copilotを使えば、メール本文のニュアンスを変更したり、より丁寧な表現にしたりすることが可能です。

この記事では、OutlookでCopilotを使ってメール本文の言い換えを依頼する具体的な手順を解説します。

Copilotのメール本文言い換え機能を使いこなし、コミュニケーションの質を高めましょう。

Copilotによるメール本文言い換えの概要

Copilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約しているユーザーがOutlookで利用できる機能です。メール作成画面において、本文のドラフト作成だけでなく、既存の本文の編集・改善も支援します。

特に、メール本文の言い換え機能は、文章のニュアンスを調整したい場合に役立ちます。例えば、作成した文章が少しぶっきらぼうに聞こえる場合、より丁寧な表現に修正したり、逆に長文を簡潔にまとめたりすることが可能です。

この機能を利用するには、Microsoft 365 Copilotライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。また、Outlookのデスクトップアプリ(Windows版、Mac版)およびOutlook on the webで利用できます。

Copilotにメール本文の言い換えを依頼する手順

1. Outlookで新規メールを作成または返信メールを開く
   Outlookを起動し、新規メール作成画面を開くか、既存のメールへの返信・転送画面を開きます。
2. メール本文を入力または編集する
   Copilotに言い換えを依頼したい内容をメール本文に記述します。既存の本文がある場合は、そのままにします。
3. 本文全体を選択する
   言い換えたいメール本文の範囲をマウスでドラッグして選択します。
4. Copilotアイコンをクリックする
   本文を選択した状態で、Outlookのリボンメニュー(またはメール本文内)に表示されるCopilotアイコンをクリックします。
5. 「言い換え」または類似のオプションを選択する
   Copilotのメニューが表示されたら、「言い換え」や「文章を改善する」といったオプションを選択します。
6. ニュアンスやトーンを指定する
   言い換えの指示画面が表示されたら、希望するニュアンス(例:「より丁寧に」「簡潔に」「フォーマルに」など)を選択または入力します。
7. 「生成」または「更新」ボタンをクリックする
   指示内容に基づき、Copilotが新しい本文を生成します。
8. 生成された本文を確認し、挿入する
   Copilotが生成した言い換え後の本文を確認します。内容に問題がなければ、「挿入」ボタンをクリックしてメール本文に反映させます。必要に応じて、さらに修正を加えることも可能です。

Copilotによる言い換えでよくある失敗例と対処法

期待通りのニュアンスにならない

原因: プロンプト(指示)が曖昧だったり、文脈が不十分だったりすると、Copilotは意図を正確に把握できません。

対処法: より具体的に指示を出し直します。例えば、「この文章を、取引先への謝罪としてより丁寧な言葉遣いで書き直してください」のように、相手との関係性や目的を明確に伝えます。また、言い換えたい部分だけでなく、前後の文脈も選択範囲に含めると精度が向上します。

言い換え後の文章が不自然になる

原因: Copilotは学習データに基づいて文章を生成しますが、必ずしも全ての文脈や表現のニュアンスを完璧に理解できるわけではありません。

対処法: 生成された文章を鵜呑みにせず、必ず自分の言葉で最終確認と修正を行います。特に、専門用語や固有名詞、社内特有の言い回しなどは、Copilotが誤って解釈する可能性があるため注意が必要です。生成された文章をたたき台として、自然な表現になるよう調整してください。

Copilotアイコンや機能が表示されない

原因: Microsoft 365 Copilotライセンスが正しく割り当てられていない、Outlookのバージョンが古い、または一時的な不具合の可能性があります。

対処法: まず、Microsoft 365管理センターでCopilotライセンスがユーザーに割り当てられているか確認してください(管理者権限が必要です)。次に、Outlookアプリを最新バージョンにアップデートします。それでも表示されない場合は、Outlookを再起動したり、Officeアプリ全体を修復したりしてみてください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Copilot Proは個人向けのサービスであり、Outlookでの機能はWeb版が中心です。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けで、デスクトップ版Outlookを含むMicrosoft 365アプリ全般との連携が強化されています。

この記事で解説したOutlookでのメール本文言い換え機能は、Microsoft 365 Copilotで利用できます。

Copilotの言い換え機能を活用し、より洗練されたメールコミュニケーションを実現してください。

次回は、Copilotを使ったExcelでのデータ分析手順について解説します。