【Copilot】Teams会議後のCopilot要約をPlannerタスクに変換する手順

Microsoft Teams会議でCopilotが生成した会議要約を、Microsoft Plannerのタスクに直接変換したい。Copilotの要約から重要なアクションアイテムを漏れなくPlannerへ落とし込むことで、会議の成果を確実に実行に移したい。この記事では、Teams会議後のCopilot要約をPlannerタスクとして登録する具体的な手順を解説する。

CopilotによるTeams会議要約の概要

Teams会議中にCopilotを利用すると、会議の議事録作成や要約生成を自動化できます。会議終了後、Copilotは会議の主要な決定事項、議論されたトピック、そして最も重要なアクションアイテムをリストアップした要約を生成します。この機能は、会議の効率を高め、参加者間の情報共有を円滑にするために設計されています。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)でTeams Copilotが利用可能です。個人契約のCopilot Proでは、Teams会議の要約機能は提供されていません。

Copilot要約からPlannerタスクを作成する手順

Copilotが生成した会議要約から、具体的なアクションアイテムをMicrosoft Plannerのタスクとして登録する手順を解説します。ここでは、手動でコピー・ペーストする方法と、Copilotアプリの連携機能を利用する方法の2つを紹介します。

方法1:Copilot要約をコピーしてPlannerに手動登録する

この方法は、Copilotの要約機能とPlannerの基本操作があれば実行できます。Copilotが生成したアクションアイテムをPlannerのタスクに確実に落とし込むための基本的な手順です。

1. Teams会議要約を確認する
   会議終了後、Teamsのチャットまたは会議の概要タブからCopilotが生成した会議要約を開きます。
2. アクションアイテムをコピーする
   要約の中から、タスクとして実行すべきアクションアイテムを特定し、テキストを選択してコピーします。
3. Microsoft Plannerを開く
   WebブラウザまたはTeamsアプリ内のPlannerを開きます。
4. 新しいタスクを作成する
   タスクを追加したいプランを選択し、「タスクの追加」フィールドにコピーしたアクションアイテムを貼り付けます。
5. タスクの詳細を設定する
   必要に応じて、担当者、期限、バケット、チェックリストなどを設定します。
6. タスクを保存する
   設定が完了したら、タスクを保存します。

方法2:CopilotアプリからPlannerタスクを生成する

Copilotアプリは、Microsoft 365アプリ間の連携を強化する機能を提供します。Teams会議の要約から直接Plannerタスクを作成できる場合、作業効率が大幅に向上します。この機能は、CopilotアプリがMicrosoft 365環境に統合されている場合に利用可能です。

1. Copilotアプリを開く
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスします。
2. 会議要約をCopilotに提示する
   Copilotアプリのチャットインターフェースに、Teams会議の要約テキストを貼り付けるか、関連する会議の要約を検索して提示します。
3. Plannerタスクへの変換を依頼する
   「この会議の決定事項とアクションアイテムをMicrosoft Plannerのタスクとして作成してください。」のようなプロンプトを入力します。
4. タスクの割り当てと詳細設定を行う
   Copilotがアクションアイテムを抽出し、Plannerへの登録を提案します。この際、タスクの担当者、期限、プランなどを指定するよう求められる場合があります。
5. タスクをPlannerに送信する
   Copilotの指示に従ってタスクの詳細を確認し、Plannerへの送信を確定します。

Copilot要約をPlannerタスクに変換する際の注意点

Copilotが生成した会議要約をPlannerタスクに変換する際には、いくつかの注意点があります。これらの点を理解しておくことで、よりスムーズかつ正確にタスク管理を行うことができます。

Copilotがアクションアイテムを誤って抽出する

Copilotは会議の議論内容からアクションアイテムを推測しますが、文脈によっては誤って抽出する場合があります。例えば、提案や質問がタスクとして認識されることがあります。タスクに変換する前に、必ずCopilotの抽出結果を確認し、不要なものは削除、不足しているものは手動で追加してください。

Plannerへの連携機能が利用できない場合がある

Copilotアプリから直接Plannerタスクを作成する機能は、利用しているMicrosoft 365のライセンスやCopilotのバージョンによって提供状況が異なります。法人契約であっても、Copilotアドオンが正しく割り当てられていない、または特定の機能がまだ展開されていない可能性があります。その場合は、方法1の手動登録を利用してください。

機密情報を含む要約の取り扱い

Teams会議の要約には、機密情報や個人情報が含まれる可能性があります。Copilotアプリに要約を貼り付ける際は、組織のセキュリティポリシーを確認し、機密情報が適切に保護されている環境であることを確認してください。特に、外部に共有されていない情報を含む場合は注意が必要です。

Copilotの要約生成に失敗した場合

Copilotが会議の要約を生成できなかった場合、アクションアイテムを抽出できません。これは、会議の音声認識精度が低い、会議時間が短い、またはCopilotの利用権限がない場合に発生することがあります。この場合は、会議の録画や議事録を別途確認し、手動でアクションアイテムを抽出する必要があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

Teams会議の要約生成やPlannerへの連携機能は、Copilotのライセンスによって利用できる範囲が異なります。以下に、Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの主な違いをまとめました。

Teams会議の要約をPlannerタスクに変換する機能は、Microsoft 365 Copilot(法人向け)の機能です。個人向けのCopilot Proでは、これらのTeams連携機能は提供されていません。