【Copilot】WordでRFP回答書のドラフトをCopilotに作成させる手順と業務効率化

WordでRFP(提案依頼書)の回答書作成に時間がかかっていませんか。

Copilotを使えば、RFPの質問項目に基づいて回答のドラフトを自動生成できます。

この記事では、WordでCopilotを活用し、RFP回答書のドラフトを効率的に作成する手順を解説します。

これにより、回答書作成にかかる時間を大幅に短縮し、より戦略的な業務に集中できるようになります。

CopilotがRFP回答書ドラフトを生成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365のデータ(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teamsなど)と、Web上の情報を基に、ユーザーの指示(プロンプト)に応じたコンテンツを生成します。

RFP回答書作成においては、RFPの質問内容をCopilotに理解させ、それに対する回答の構成要素を洗い出し、自然な文章として組み立てることでドラフトを作成します。

法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のデータ(SharePoint、OneDrive上のファイルなど)も参照できるため、過去の提案書や関連資料から適切な情報を抽出し、回答に反映させることが可能です。

WordでCopilotにRFP回答書ドラフトを生成させる手順

WordのデスクトップアプリでCopilotを利用する場合、文書を開いた状態でCopilotに指示を出します。

1. Word文書を開く
   RFP回答書を作成するWord文書を開きます。新規作成でも既存のファイルでも構いません。
2. Copilotを起動する
   WordのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+P(Windows)またはCmd+Option+P(Mac)のショートカットキーでCopilotペインを表示します。
3. RFPの質問項目を入力する
   Copilotペインの入力欄に、RFPの質問項目をコピー&ペーストします。
4. 回答生成を指示するプロンプトを入力する
   質問項目の後に、回答生成を促す指示(プロンプト)を入力します。例えば、「以下の質問項目について、弊社の強みと実績を盛り込んだ回答を作成してください。」などと記述します。
5. 生成されたドラフトを確認・編集する
   Copilotが回答のドラフトを生成します。内容を確認し、必要に応じて手動で加筆・修正します。

Copilotへの指示(プロンプト)のコツ

Copilotから質の高い回答ドラフトを得るためには、プロンプトの工夫が重要です。

具体的な指示を与える

漠然とした指示では、意図しない回答が生成されることがあります。回答に含めたい情報や、回答のトーン、文字数などを具体的に指示しましょう。

例:「弊社のクラウドサービスの実績を強調し、セキュリティ対策の優位性を具体例を挙げて説明してください。」

RFPの文脈を伝える

RFPの目的や、回答書全体で伝えたいメッセージなどをCopilotに伝えることで、より文脈に沿った回答が生成されやすくなります。

例:「この回答書は、〇〇社の△△プロジェクトにおける弊社の提案をまとめたものです。プロジェクトの成功に貢献できる点を中心に記述してください。」

参照させたい資料を指定する(法人契約の場合)

Microsoft 365 Copilotでは、SharePointやOneDrive上の関連資料を参照させることが可能です。過去の提案書や、製品カタログなどを参照させたい場合は、その旨をプロンプトに含めます。

例:「添付した過去の提案書(ファイル名:〇〇.docx)を参考に、弊社の〇〇ソリューションの導入効果について記述してください。」

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

Copilot Proは個人向けのサービスであり、Web版Copilot、Edge、Windows Copilot、そしてMicrosoft 365アプリ(Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote)で利用できます。一方、Microsoft 365 Copilotは法人向けのサービスで、組織内のデータ(SharePoint、OneDrive、Teamsなど)をより深く活用できる点が強みです。

RFP回答書作成においては、特に法人契約のMicrosoft 365 Copilotが、社内資料を参照できるため、より網羅的で精度の高いドラフト生成に有利です。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人	法人(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)
Word/Excel等での利用	可能	可能
組織内データ参照	限定的	可能(SharePoint, OneDrive等)
RFP回答書作成におけるメリット	基本的なドラフト生成は可能	社内資料参照により、より専門的で精度の高いドラフト生成が可能

生成されたドラフトの編集・調整のポイント

Copilotが生成したドラフトはあくまでたたき台です。最終的な回答書として完成させるためには、以下の点を意識して編集・調整を行いましょう。

自社の強みや独自性を加える

Copilotは一般的な回答を生成する傾向があります。競合他社との差別化を図るため、自社ならではの強み、具体的な成功事例、独自の技術などを追記し、説得力を持たせることが重要です。

専門用語や業界知識の補強

RFPの質問内容によっては、高度な専門知識や業界特有の用語が求められます。Copilotの回答に不足がある場合は、担当者が責任を持って補強・修正してください。

誤字脱字や表現の微調整

生成された文章に不自然な表現や誤字脱字がないか、最終確認を徹底します。より洗練された、読みやすい文章に仕上げましょう。

機密情報の取り扱いに関する注意

Copilotに機密情報を入力する際は、組織のセキュリティポリシーを確認してください。特に、個人情報や未公開の事業戦略など、外部に漏洩してはならない情報は慎重に取り扱う必要があります。

法人契約のMicrosoft 365 Copilotは、Microsoftの厳格なセキュリティ基準に則って運用されていますが、入力する情報の内容には十分注意が必要です。

まとめ

WordでCopilotを活用することで、RFP回答書のドラフト作成時間を大幅に短縮できます。

具体的なプロンプトの工夫や、生成されたドラフトの編集・調整を行うことで、より質の高い回答書を効率的に作成できるようになります。

今後は、Microsoft 365 Copilotの進化により、さらに高度な文書作成支援が期待されます。