【Copilot】PowerPointでCopilotに成果報告スライドを作成させる手順と活用例

PowerPointでCopilotを活用すると、報告資料作成の時間を大幅に削減できます。

Copilotに指示を出すことで、データに基づいた成果報告スライドを自動生成させることが可能です。

この記事では、PowerPointでCopilotに成果報告スライドを作成させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

Copilotを使えば、短時間で質の高い報告資料を作成できるでしょう。

PowerPoint Copilotで成果報告スライドを生成する仕組み

PowerPoint Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一部として提供されます。

ユーザーが入力したデータや、Word文書、PowerPointの既存スライドの内容を基に、Copilotがスライドの構成、テキスト、デザインを自動生成します。

特に、成果報告スライドでは、数値データやプロジェクトの進捗状況を分かりやすく提示することが求められます。

Copilotは、これらの情報を分析し、報告に適した形式でスライド化する能力を持っています。

利用にはMicrosoft 365 Copilotライセンスが必要です。

Copilotに成果報告スライドを生成させる手順

1. PowerPointを開く
   Microsoft 365 Copilotが有効になっているPowerPointデスクトップアプリを起動します。
2. Copilotを起動する
   PowerPointのリボンメニューにある「Copilot」アイコンをクリックします。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネルが表示されたら、スライド生成のための指示(プロンプト)を入力します。
4. プロンプトの例
   「〇〇プロジェクトの最新の進捗状況について、データ分析結果をまとめた成果報告スライドを5枚作成してください。」のように具体的に指示します。
5. スライド生成の確認
   Copilotがプロンプトに基づいてスライドを生成します。
6. 生成されたスライドの確認と編集
   生成されたスライドを確認し、必要に応じてテキスト、デザイン、レイアウトを編集します。

Copilotで成果報告スライドを生成する際のプロンプト例

Copilotに成果報告スライドを効果的に作成させるためには、具体的で明確なプロンプトが重要です。

以下に、いくつかのプロンプト例を示します。

例1:既存のWord文書からスライドを生成する

「添付したWord文書『〇〇プロジェクト報告書.docx』の内容を基に、主要な成果をまとめたプレゼンテーションスライドを7枚生成してください。」

例2:特定のデータからスライドを生成する

「過去3ヶ月の製品Aの売上データを基に、売上推移と今後の予測を示すグラフ入りのスライドを4枚作成してください。」

(※この場合、事前に売上データがCopilotからアクセス可能な形式で存在する必要があります。)

例3:特定テーマのスライドを生成する

「新規事業『Bプラン』の市場調査結果と、ローンチ計画の概要を説明するスライドを6枚作成してください。」

例4:デザインを指定してスライドを生成する

「当社のブランドガイドラインに沿ったデザインで、第1四半期のKPI達成状況を報告するスライドを5枚作成してください。」

(※ブランドガイドラインがCopilotに認識されている必要があります。)

Copilot活用時の注意点と制限事項

プロンプトの具体性

Copilotは指示を忠実に実行しますが、意図しない結果になることがあります。

生成したいスライドの枚数、含めたい内容、対象データ、デザインの要望などを具体的に指示することが重要です。

曖昧な指示では、Copilotが内容を推測し、期待と異なるスライドが生成される可能性があります。

データへのアクセス権限

Copilotが外部データ(Word文書、Excelファイル、SharePoint上のファイルなど)を参照してスライドを生成する場合、適切なアクセス権限が必要です。

ファイルがローカルに保存されている場合や、共有設定が適切でない場合は、Copilotがそのファイルの内容を認識できません。

機密情報の取り扱い

Copilotへの指示や、Copilotが生成する内容には、機密情報や個人情報が含まれないよう注意が必要です。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータに基づいて動作しますが、入力したプロンプトや生成されたコンテンツの管理には、組織のポリシーに従う必要があります。

生成後の編集作業

Copilotが生成したスライドは、あくまでたたき台です。

最終的なプレゼンテーションとして完成させるためには、内容の正確性の確認、表現の調整、デザインの微調整などの編集作業が不可欠です。

ライセンスと環境

PowerPoint Copilotの利用には、Microsoft 365 Copilotアドオンライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。

また、最新バージョンのPowerPointデスクトップアプリを使用していることが前提となります。

機能	PowerPoint Copilot(Microsoft 365 Copilot)	Copilot Pro
スライド生成	〇	△(Web版Officeアプリ連携)
既存ファイルからの生成	〇	△
データ分析に基づく生成	〇	△
デザイン適用	〇	△
利用環境	PowerPointデスクトップアプリ	Web版Officeアプリ、Webブラウザ
対象ユーザー	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)	個人ユーザー

まとめ

PowerPoint Copilotを使えば、成果報告スライドの作成時間を大幅に短縮できます。

具体的なプロンプトを入力することで、データに基づいた分かりやすいスライドを自動生成させることが可能です。

生成されたスライドは、必ず内容を確認し、必要に応じて編集することで、より質の高い報告資料を完成させられます。

今後は、Copilot ProのWeb版Officeアプリ連携機能も活用し、様々な環境でスライド作成を効率化できるでしょう。