【Copilot】TeamsでCopilotにクロスファンクショナル会議を要約させる手順

Microsoft Teams会議でのCopilot活用は、議事録作成や要約の自動化に役立ちます。

特に、部署横断的なクロスファンクショナル会議では、多岐にわたる議論を効率的にまとめることが重要です。

この記事では、Teams会議でCopilotに会議内容を要約させる具体的な手順を解説します。

CopilotがTeams会議を要約できる仕組み

CopilotがTeams会議の議事録や要約を生成するには、会議の録画と文字起こし機能が不可欠です。

会議中に発言された内容はリアルタイムで文字起こしされ、そのデータがCopilotの学習データとして利用されます。

会議終了後、Copilotはこの文字起こしデータと、会議の参加者、アジェンダなどのメタデータを統合して、構造化された要約を作成します。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)では、組織内のデータに基づいてより文脈に沿った要約が期待できます。

Teams会議の録画と文字起こしを有効にする

会議主催者または参加者による設定

Copilotが会議内容を把握するには、会議の録画と文字起こしが有効になっている必要があります。

1. Teams会議を開始または参加する
   通常のTeams会議と同様に、会議をスケジュールまたは開始します。
2. 録画と文字起こしを開始する
   会議画面の右上にある「・・・(その他の操作)」メニューをクリックします。
3. 「録画と文字起こし」を選択する
   表示されるメニューから「録画と文字起こし」を選び、「文字起こしを開始」または「録画を開始」をクリックします。
4. 参加者への通知を確認する
   録画と文字起こしが開始されると、会議参加者全員に通知されます。

管理者が設定を確認・有効化する

会議主催者や参加者が上記の設定を行えない場合、組織のMicrosoft 365管理者が設定を制限している可能性があります。

管理者は、Microsoft Teams 管理センターで「会議ポリシー」の設定を確認し、録画と文字起こしを許可する必要があります。

1. Microsoft 365 管理センターにサインインする
   管理者権限を持つアカウントでサインインします。
2. Teams 管理センターに移動する
   「管理センター」から「Teams」を選択します。
3. 会議ポリシー設定を確認する
   左側のメニューから「会議」>「会議ポリシー」を選択します。
4. 該当ポリシーを編集する
   ユーザーに適用されている会議ポリシーを開き、「録画と文字起こし」の設定が「オン」になっていることを確認します。

Copilotに会議の要約を依頼する手順

会議終了後の依頼(Teamsチャット)

会議が終了し、録画と文字起こしが完了したら、TeamsチャットからCopilotに要約を依頼できます。

1. Teams会議のチャットを開く
   該当のTeams会議のチャットセッションを開きます。
2. Copilotへの指示を入力する
   チャット入力欄に「会議の内容を要約してください。」と入力し、送信します。
3. Copilotの応答を待つ
   Copilotが会議の文字起こしデータを処理し、要約を生成します。
4. 生成された要約を確認する
   Copilotが生成した要約がチャットに表示されます。

会議の録画ファイルから依頼(Copilotアプリ)

Copilotアプリ(Microsoft 365 Copilotアプリ)からも、会議の録画ファイルにアクセスして要約を生成できます。

1. Copilotアプリを開く
   WindowsまたはWebブラウザでCopilotアプリを起動します。
2. 会議の録画ファイルを選択する
   「ファイル」タブや「最近使ったファイル」などから、該当するTeams会議の録画ファイル(通常はMP4形式)を選択します。
3. 要約を依頼するプロンプトを入力する
   「この会議の主要な決定事項とアクションアイテムをまとめてください。」のように、具体的に依頼します。
4. Copilotの応答を確認する
   Copilotがファイルを処理し、要約を生成して表示します。

生成された要約の確認と編集

Copilotが生成した要約は、そのまま利用できる場合もあれば、編集が必要な場合もあります。

生成された要約をWordやTeamsチャットにコピーし、内容の正確性や網羅性を確認します。

必要に応じて、決定事項、アクションアイテム、担当者、期日などを追記・修正してください。

Copilotプロンプトでより詳細な要約を得るコツ

具体的な指示を与える

「要約して」だけでなく、具体的に何を知りたいかを明記すると、より精度の高い結果が得られます。

例:「この会議の決定事項と、各アクションアイテムの担当者および期日をリストアップしてください。」

例:「会議で提起された主要な課題と、それに対する議論のポイントをまとめてください。」

参加者の発言を考慮させる

特定の参加者の発言に焦点を当てたい場合、その旨をプロンプトに含めます。

例:「〇〇部長の発言内容を重点的に、会議の意思決定プロセスを要約してください。」

会議の目的に沿った要約を依頼する

会議の目的に合わせて、要約の焦点を調整します。

例:「今回の会議の目的は新製品のフィージビリティ検討でした。その観点から、議論の結論と今後のステップを要約してください。」

Copilotの要約機能に関する注意点

文字起こしの精度に依存する

Copilotの要約は、会議の文字起こしの精度に大きく依存します。発言が不明瞭だったり、専門用語が誤認識されたりすると、要約の質も低下します。

会議中は、できるだけクリアな発声や、発言内容の確認を心がけることが望ましいです。

機密情報や個人情報への配慮

会議内容に機密情報や個人情報が含まれる場合、Copilotに処理させることのリスクを考慮する必要があります。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータ保護ポリシーに準拠しますが、入力する情報には常に注意が必要です。

不明な点は、組織のIT管理者またはセキュリティ担当者に確認してください。

Copilotライセンスの必要性

Teams会議でCopilotの要約機能を利用するには、Copilotライセンスが必要です。

法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)または個人契約(Copilot Pro)のいずれかがユーザーに割り当てられている必要があります。

ライセンスがない場合、Copilotの機能は利用できません。

WebアプリとデスクトップアプリでのCopilot要約機能の比較

項目	Teams会議チャット	Copilotアプリ
アクセス方法	TeamsデスクトップアプリまたはWebアプリ内の会議チャット	Windows CopilotアプリまたはEdgeブラウザのCopilot
依頼方法	チャット入力欄に直接指示	ファイルを選択し、プロンプトを入力
対象データ	会議の文字起こしデータ、メタデータ	会議の録画ファイル(MP4)、その他アップロードファイル
操作の容易さ	会議参加者であればすぐに依頼可能	別途アプリ起動やファイル選択が必要
生成される要約	会議内容に特化した要約	ファイル内容に基づいた要約(会議以外にも応用可能)

Teams会議チャットからの依頼は、会議後すぐに手軽に要約を得たい場合に便利です。

Copilotアプリは、会議の録画ファイルを直接指定して、より多様な形式での要約生成が可能です。

どちらの方法も、Copilotライセンスが有効であれば利用できます。

個人契約のCopilot Proでも、Teams会議の要約機能は利用可能です。

ただし、法人契約のCopilotでは、組織内の他のデータ(メール、ドキュメントなど)と連携した、より文脈に沿った高度な要約が期待できる場合があります。

会議の録画ファイルは、Teamsの会議チャット、またはOneDrive/SharePointに保存されます。

Copilotアプリからこれらの場所に保存されたファイルを指定して要約を生成することも可能です。

会議の参加者以外でも、録画ファイルにアクセス権があればCopilotアプリから要約を依頼できます。

クロスファンクショナル会議では、参加者全員が要約にアクセスできるよう、会議後にTeamsチャットや共有フォルダーに共有することが推奨されます。

Copilotは、会議の議事録作成にかかる時間を大幅に削減し、参加者が議論の本質に集中できるよう支援します。

会議の録画と文字起こしを有効にし、Copilotへの依頼方法を習得することで、チームの生産性向上に繋げられます。

次回Teams会議では、Copilotに会議の要約を依頼し、その効果を実感してみてください。