【Copilot】Teams会議録画からCopilotに決定事項だけ抽出させる手順と活用例

Microsoft Teams会議の録画から、Copilotを使って決定事項だけを効率的に抽出したい場合があるでしょう。

会議の議事録作成や、後から決定事項を確認する際に役立ちます。

この記事では、Teams会議録画からCopilotに決定事項を抽出させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

CopilotによるTeams会議録画の決定事項抽出の仕組み

CopilotがTeams会議の録画から決定事項を抽出する仕組みは、会議の文字起こしデータとCopilotの自然言語処理能力に基づいています。

Teams会議を録画すると、会議の内容は自動的に文字起こしされます。この文字起こしデータは、会議の会話全体をテキスト化したものです。Copilotは、この膨大なテキストデータの中から「決定されたこと」や「合意されたこと」に関連する箇所を識別します。

具体的には、発言の文脈、特定のキーワード(「決定しました」「合意しました」「〜しましょう」など)、そして会話の流れを解析します。これにより、会議全体の中から重要な決定事項のみを抜き出し、簡潔なリスト形式で提示することが可能です。

Teams会議録画から決定事項をCopilotに抽出させる手順

1. Copilot(Web版)を開く
   Microsoft EdgeなどのブラウザでCopilotのWebサイト(copilot.microsoft.com)にアクセスします。Microsoft 365アカウントでサインインしてください。
2. 会議録画をアップロードまたは連携する
   Copilotのチャット入力欄に「会議の決定事項を抽出したい」などの意図を伝え、会議録画ファイル(MP4形式など)をアップロードするか、OneDriveやSharePointに保存されている会議録画へのリンクを提供します。
3. Copilotに決定事項の抽出を依頼する
   「この会議録画から、会議で決定された事項をリストアップしてください。」といった具体的な指示をプロンプトとして入力します。
4. Copilotの回答を確認する
   Copilotが会議録画を解析し、抽出した決定事項のリストを生成します。
5. 結果を編集・保存する
   生成された決定事項リストを確認し、必要に応じて修正や追記を行います。Copilotの回答はコピーしてWordやOutlookなどに貼り付けられます。

Copilotによる決定事項抽出の活用例

議事録作成の効率化

会議の議事録を作成する際、Copilotに決定事項を抽出させることで、議事録の主要部分を素早く作成できます。抽出された決定事項を元に、会議の概要や担当者、期日などを追記すれば、議事録作成にかかる時間を大幅に短縮できます。

決定事項の迅速な共有

会議後、決定事項を関係者に素早く共有したい場合にCopilotが役立ちます。抽出された決定事項リストをメールやTeamsチャットで共有すれば、参加者全員が迅速に内容を把握できます。

後から確認する際の利便性向上

会議の内容を後から振り返る際、全ての会話を追うのは大変です。Copilotに決定事項を抽出させることで、会議の主要な結果だけをピンポイントで確認できます。これにより、意思決定の経緯を効率的に把握できます。

Copilotで決定事項を抽出する際の注意点

会議録画の文字起こし精度

Copilotが決定事項を抽出する精度は、Teams会議の文字起こしの精度に依存します。発言が不明瞭だったり、専門用語が多すぎたりすると、文字起こしが不正確になる場合があります。

文字起こしの精度が低い場合、Copilotが決定事項を正しく認識できない可能性があります。会議中は、クリアな発声や、参加者全員が理解できる言葉遣いを心がけることが重要です。

プロンプトの具体性

Copilotに抽出を依頼する際のプロンプト(指示)は、具体的であるほど望ましい結果が得られます。

「決定事項を教えて」だけでなく、「この会議で合意されたアクションアイテムと担当者をリストアップしてください」のように、より詳細な指示を与えることで、Copilotは意図を正確に理解し、期待通りの情報を生成しやすくなります。

機密情報や個人情報への配慮

会議録画や文字起こしデータには、機密情報や個人情報が含まれる場合があります。Copilotを利用する際は、組織のセキュリティポリシーやデータプライバシーに関する規定を遵守する必要があります。

特に、外部に共有する可能性がある場合は、個人を特定できる情報や機密性の高い情報は削除または編集してからCopilotに処理させるか、Copilotからの回答を注意深くレビューすることが不可欠です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
主な利用場所	Copilot Webサイト、Windows Copilot、一部Microsoft 365アプリ	Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
Teams会議連携	限定的(Web版Copilotからファイルアップロード)	Teamsアプリ内で直接利用可能(会議の要約、決定事項抽出など)
データ連携	Web検索、ユーザー提供データ	Microsoft 365内のデータ(メール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど)
機能	文章作成、要約、アイデア出し、画像生成(Designer連携)	各M365アプリに特化した機能、組織データとの連携

Copilot Proは個人向けにGPT-4などの高度なモデルへのアクセスを提供しますが、Teams会議録画との直接連携機能はMicrosoft 365 Copilotの方が優れています。

Teams会議の録画から決定事項を抽出する機能は、Microsoft 365 Copilotのアドオンとして提供されることが一般的です。法人契約(Microsoft 365 E3/E5/Business Premium + Copilotアドオン)で利用できる機能となります。

Copilot Proでも、会議録画ファイルをCopilot Webサイトにアップロードして同様の指示を与えることは可能ですが、Teamsアプリ内でのシームレスな連携はMicrosoft 365 Copilotの強みです。

いずれのライセンス形態でも、Copilotに会議録画の決定事項を抽出させることで、会議後の情報整理と共有を効率化できます。組織での利用にはMicrosoft 365 Copilotが推奨されます。

会議の文字起こしデータが正確であれば、Copilotは決定事項を的確に抽出してくれます。抽出されたリストは、議事録のたたき台として活用したり、関係者への迅速な情報共有に役立ちます。

今後は、Teams会議の要約機能と組み合わせて、会議全体の流れと決定事項を一覧で確認するなどの活用も考えられます。

より詳細な分析や、特定のトピックに関する決定事項のみを抽出したい場合は、プロンプトを工夫してみましょう。