【Copilot】Wordの契約書ドラフトをCopilotでレビューする手順と精度向上のコツ

Wordで作成した契約書のドラフトを、Copilotを使って効率的にレビューしたいと考えている方もいるでしょう。

Copilotは、契約書の条項の不明瞭な点を指摘したり、リスクとなりうる箇所を提案したりするのに役立ちます。

この記事では、Wordで契約書ドラフトをCopilotにレビューさせる具体的な手順と、より精度の高いレビュー結果を得るためのコツを解説します。

Copilotが契約書レビューでできること

CopilotはWord文書内で直接動作し、契約書のドラフトに対して多角的なレビューを提供できます。

具体的には、契約書に一般的に含まれるべき条項の確認、表現の不明瞭な箇所の指摘、リスクとなりうる条項の検出、より簡潔で分かりやすい表現への提案などが可能です。

この機能は、法務担当者や契約実務に関わる担当者のレビュー作業を補助し、時間短縮と品質向上に貢献します。

利用するには、Microsoft 365 Copilotアドオンがライセンスに適用されている必要があります。

Copilotに契約書ドラフトのレビューを依頼する手順

1. Word文書を開く
   レビューしたい契約書のドラフトをWordで開きます。
2. Copilotウィンドウを表示する
   WordのリボンメニューにあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでCopilotウィンドウを表示します。
3. レビュー依頼のプロンプトを入力する
   Copilotウィンドウのテキストボックスに、レビューしてほしい内容を具体的に記述します。例えば、「この契約書のドラフトをレビューしてください。特に、リスクとなりうる条項や、不明瞭な表現があれば指摘してください。」のように入力します。
4. プロンプトを送信する
   入力したプロンプトの横にある送信ボタン(紙飛行機アイコン)をクリックします。
5. レビュー結果を確認する
   Copilotが文書を分析し、レビュー結果をCopilotウィンドウ内に表示します。指摘事項や提案は、文書中の該当箇所へのリンクや、要約として提示されます。
6. 提案を適用または修正する
   Copilotの提案内容を確認し、内容に同意できる場合は「適用」ボタンをクリックして文書に反映させます。同意できない場合や、さらに修正が必要な場合は、Copilotの提案を参考に手動で文書を修正します。

Copilotの契約書レビュー精度を向上させるコツ

1. 具体的なレビュー観点をプロンプトに含める

Copilotにレビューを依頼する際は、曖昧な指示ではなく、具体的な観点を明確に伝えることが重要です。

例えば、「この契約書で、損害賠償の上限額に関する条項は適切ですか?」や、「秘密保持義務の範囲について、より具体的に記述する提案はありますか?」のように、ピンポイントで質問すると、より的確な回答が得られます。

また、「〇〇法に準拠しているか確認してください」といった、特定の法令や規制に言及することも有効です。

2. 契約書の背景情報や目的を伝える

契約がどのような背景で締結され、どのような目的を達成しようとしているのかをCopilotに伝えることで、レビューの精度が向上します。

プロンプトの冒頭で、「これは新規事業提携のための契約書であり、両社のリスクを最小限に抑えつつ、協力関係を明確にすることを目的としています。」といった情報を加えることで、Copilotは文脈を理解し、より目的に沿ったレビューを提供しやすくなります。

3. 専門用語や業界特有の表現を補足する

契約書には、専門用語や業界特有の表現が多用されることがあります。

Copilotがこれらの用語を正しく理解できるよう、必要に応じてプロンプト内で簡単な定義や説明を付け加えることが有効です。

例えば、「『〇〇条項』は、ここでは△△という特殊な意味で使用しています。」といった補足情報を提供すると、Copilotはより正確な解釈に基づいてレビューを行います。

4. 複数回のやり取りで深掘りする

一度のレビューで全ての疑問が解消されない場合でも、Copilotとの対話を通じて深掘りできます。

Copilotの最初の回答に対して、「〇〇という指摘について、具体的にどのような修正案がありますか?」や、「△△の条項について、さらにリスクを低減するための代替案を提示してください。」といった追加の質問を投げかけることで、より詳細な情報を引き出すことが可能です。

5. 最終確認は必ず人間が行う

Copilotは強力なレビュー支援ツールですが、法的な最終判断や、契約の意図を完全に汲み取ることはできません。

Copilotの提案はあくまで参考情報として捉え、最終的な契約内容の確定にあたっては、必ず法務担当者や専門家による人間の目での確認と判断を行ってください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの契約書レビューにおける違い

Copilot Proは個人向けのサブスクリプションであり、Microsoft 365 Copilotは法人向けのエンタープライズ向けサービスです。

Word文書内でのCopilotの基本的なレビュー機能は、どちらのプランでも利用可能です。

しかし、Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータ(SharePoint、Teams、Outlookなど)と連携し、より広範なコンテキストに基づいたレビューや、組織固有のテンプレート・過去の契約書を参照したレビューが可能になる場合があります。

個人で契約書ドラフトのレビューを行う場合はCopilot Proで十分な場合が多いですが、組織として統一された基準でのレビューや、社内データベースとの連携が必要な場合は、Microsoft 365 Copilotの導入が適しています。

まとめ

この記事では、Wordで契約書ドラフトをCopilotにレビューさせる手順と、レビューの精度を高めるための具体的なコツを解説しました。

Copilotを活用することで、契約書レビューの効率化と品質向上を図ることができます。

今後は、レビューしたい観点をより具体的にプロンプトに含めることや、契約の背景情報を伝えることを意識してCopilotを活用してみてください。