【Copilot】TeamsでCopilotに顧客ヒアリング内容を構造化させる手順と活用例

Microsoft Teams会議でCopilotは、議事録の自動作成や要約が可能です。

しかし、顧客ヒアリングの内容をより深く分析するために、構造化された情報として整理したい場面もあります。

この記事では、Teams会議でCopilotに顧客ヒアリング内容を構造化させる具体的な手順と、その活用例を解説します。

Teams会議でCopilotがヒアリング内容を構造化できる仕組み

Teams会議でCopilotは、会議の音声認識と、Microsoft Graphを通じてアクセスできる会議参加者の情報や過去のやり取りを基に、リアルタイムで議事録を作成・要約します。

この機能に加え、ユーザーからの具体的な指示(プロンプト)に応じて、会議中の発言内容を特定のフォーマットで整理・構造化する能力も持っています。

顧客ヒアリングにおいては、発言された内容から「顧客の抱える課題」「具体的なニーズ」「提案への反応」「次のアクション」といった要素を抽出し、整理することが可能です。

これにより、会議後の情報共有や意思決定が効率化されます。

Teams会議でCopilotにヒアリング内容を構造化させる手順

1. 会議を開始し、Copilotを有効にする
   Teams会議を開始したら、画面上部のCopilotアイコンをクリックして、Copilotを起動します。
2. Copilotに構造化を依頼する(プロンプト入力)
   Copilotのチャットペインを開き、会議の内容を構造化するための指示を入力します。例えば、以下のようなプロンプトが有効です。

「この会議の顧客ヒアリング内容を、以下の項目で構造化してください。

1. 顧客の抱える主な課題

2. 顧客が求めている具体的なニーズ

3. 当社からの提案内容とその反応

4. 次に取るべきアクション

会議の進行に合わせて、適宜この指示をCopilotに与えることで、リアルタイムでの構造化が期待できます。

1. Copilotの回答を確認・修正する
   Copilotが構造化した内容をチャットペインに表示します。内容に誤りや不足がないか確認し、必要に応じて修正を依頼したり、手動で追記したりします。
2. 構造化された内容を保存・共有する
   Copilotの回答は、チャットペインからコピー&ペーストして、WordやOutlookなどの別のアプリケーションに保存できます。会議の議事録や報告書作成に活用しましょう。

Copilotによるヒアリング内容構造化の活用例

課題とニーズの明確化

Copilotに「顧客が抱える主な課題」と「求めている具体的なニーズ」を抽出させることで、顧客の真の要求を正確に把握できます。

これにより、的外れな提案を防ぎ、顧客満足度を高めることが可能です。

提案の改善と最適化

「当社からの提案内容とその反応」を構造化させることで、顧客が提案のどの部分に魅力を感じ、どの部分に懸念を持っているかを具体的に把握できます。

この情報を基に、提案内容を顧客の反応に合わせて修正・最適化できます。

迅速なアクションプラン策定

「次に取るべきアクション」をCopilotに抽出させることで、会議で決定した事項や、個々の担当者が行うべきタスクを明確にできます。

これにより、会議後すぐに具体的な行動に移ることができ、プロジェクトの遅延を防ぎます。

Copilotプロンプトでよくある失敗例と改善策

h3>指示が曖昧で意図した構造化がされない

原因: Copilotへの指示が抽象的すぎたり、必要な項目が具体的に指定されていなかったりする場合。

改善策: どのような項目で構造化したいかを、具体的にリストアップしてCopilotに指示します。例えば、「顧客の課題」「競合製品との比較」「導入によるメリット」など、明確なキーワードを含めることが重要です。

h3>会議の途中で構造化の指示を出すタイミングが遅い

原因: 会議が終盤に差し掛かり、多くの情報が既に発言されているため、Copilotが全体を把握しきれない場合。

改善策: 会議の早い段階から、構造化したい項目をCopilotに伝えておきます。定期的に「ここまでの内容で、〇〇について整理してください」と指示を出すことで、より正確な構造化が期待できます。

h3>構造化された内容の正確性に欠ける

原因: 会議の音声認識の精度、話者の不明瞭さ、専門用語の多さなどが影響し、Copilotが発言内容を正確に理解できなかった場合。

改善策: Copilotの回答は必ず人間が確認し、必要に応じて手動で修正を加えます。特に重要な情報については、会議中に発言者に確認を求めることも有効です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用環境	Webブラウザ、Windows Copilot、モバイルアプリ	Microsoft 365アプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)デスクトップ版・Web版
Teams連携	限定的(Web版Copilotでの議事録要約など)	会議のリアルタイム議事録作成、要約、構造化指示への対応
データ連携	Web検索結果、ユーザーが提供した情報	Microsoft 365内のデータ(メール、チャット、ドキュメント、カレンダーなど)
主な用途	文章作成、アイデア出し、情報検索の効率化	Microsoft 365アプリ内での業務効率化、会議の高度な活用

Teams会議でのヒアリング内容の構造化といった高度な活用は、Microsoft 365 Copilotのアドオン契約が必要です。

Copilot Proは、個人利用でのCopilot体験を向上させるサービスであり、Teams会議における高度なAI機能は提供されません。

法人利用でTeams会議の議事録作成や分析を強化したい場合は、Microsoft 365 Copilotの導入を検討してください。

法人契約には、Microsoft 365 E3/E5/Business PremiumなどのライセンスにCopilotアドオンを追加する必要があります。

個人契約のCopilot Proでは、Teams会議におけるCopilotの高度な機能は利用できません。

この記事で解説したTeams会議でのCopilotによるヒアリング内容の構造化は、Microsoft 365 Copilotの機能です。

会議中にCopilotへ具体的な指示(プロンプト)を与えることで、顧客の課題やニーズを効率的に整理できます。

次に、構造化された情報を基に、Outlookでアクションアイテムをタスクとして登録し、関係者と共有しましょう。