【Copilot】Wordのアクセシビリティ対応をCopilotに支援させる手順と業務効率化

Word文書のアクセシビリティは、多くの読者にとって情報へのアクセスを保証する上で不可欠です。

Copilotを利用することで、このアクセシビリティ対応作業を大幅に効率化できます。

この記事では、WordでCopilotを活用し、文書のアクセシビリティを向上させる具体的な手順を解説します。

読了後には、Copilotを使ったアクセシビリティチェックと改善方法が理解でき、業務効率の向上につながります。

CopilotがWordのアクセシビリティチェックを支援する仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotアドオンを契約しているユーザーが利用できます。Wordデスクトップアプリで利用する際、文書の内容を解析し、アクセシビリティの観点から潜在的な問題を特定します。

具体的には、画像に代替テキストがない、見出し構造が適切でない、コントラスト比が低いなどの問題点を検出します。これらの問題点に対し、Copilotは改善のための具体的な提案を行います。

この機能は、WCAG(Web Content Accessibility Guidelines)などのアクセシビリティ基準に基づいています。

WordでCopilotにアクセシビリティチェックを依頼する手順

1. Copilotウィンドウを開く
   Word文書を開いた状態で、リボンメニューの「Copilot」アイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーを押します。
2. アクセシビリティチェックを依頼する
   Copilotのチャットウィンドウに、「この文書のアクセシビリティをチェックして、問題点をリストアップしてください」といった指示を入力します。
3. Copilotの提案を確認する
   Copilotが文書を解析し、検出したアクセシビリティの問題点と改善策を提示します。
4. 改善案を適用する
   Copilotの提案内容を確認し、必要に応じてWordの「校閲」タブにある「アクセシビリティチェック」機能と連携して修正を適用します。Copilotの提案は、直接Wordの編集機能に反映されるわけではありません。

Copilotに代替テキスト生成を依頼する手順

1. 画像を選択する
   代替テキストを生成したい画像をクリックして選択します。
2. Copilotに指示を出す
   Copilotウィンドウを開き、「この画像の説明を生成してください」や「この画像の内容を簡潔に説明する代替テキストを作成してください」と指示します。
3. 生成された代替テキストを確認・適用する
   Copilotが生成した代替テキストを確認します。正確性を確認後、画像上で右クリックし「図の書式設定」を選び、「代替テキスト」ペインにコピー&ペーストして適用します。

Copilotによる見出し構造の提案と適用

1. 文書全体について指示する
   Copilotウィンドウを開き、「この文書の見出し構造をレビューし、より論理的で階層的な構造を提案してください」と指示します。
2. Copilotの提案を確認する
   Copilotは、現在の見出しのレベルや順序を評価し、改善案を提示します。
3. Wordで見出しスタイルを適用する
   Copilotの提案に基づき、Wordの「ホーム」タブにある「スタイル」グループから適切な見出しスタイル(見出し1、見出し2など)を選択し、文書内のテキストに適用します。Copilotは直接スタイルを適用するのではなく、提案を行います。

Copilot利用時の注意点とよくある失敗例

代替テキストの不正確さ

Copilotが生成する代替テキストは、必ずしも完璧ではありません。

画像の内容を正確に反映しているか、専門用語が適切かなどを人間が最終確認する必要があります。

生成されたテキストが不十分な場合は、具体的な指示を追加して再生成させるか、手動で修正してください。

見出し構造の誤解

Copilotが提案する見出し構造が、文書の論理的な流れと必ずしも一致しない場合があります。

文書の主旨や読者層を考慮し、提案された見出し構造が適切か評価してください。

必要に応じて、Copilotに「このセクションは、より詳細な説明を加えるので、見出しレベルを下げてください」のように、追加の指示を与えてください。

機密情報の入力リスク

Copilotに文書の内容を解析させる際、機密情報や個人情報が含まれている場合は注意が必要です。

Microsoft 365 Copilotは、組織内のデータ保護ポリシーに準拠しますが、不明な点があれば社内管理者にご確認ください。

機密度の高い文書では、Copilotの利用を控えるか、事前に情報をマスキングするなどの対応を検討してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能比較

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
利用対象	個人ユーザー(Microsoft 365 Personal/Familyサブスクリプションが必要)	法人ユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどのライセンス+Copilotアドオンが必要)
Wordでの利用	文書の要約、文章生成、校正支援	文書の要約、文章生成、校正支援、アクセシビリティチェック支援
Excelでの利用	数式生成、データ分析支援	数式生成、データ分析支援、カスタムデータモデル分析
PowerPointでの利用	スライド生成、デザイン支援	スライド生成、デザイン支援、プレゼンテーション構成支援
Outlookでの利用	メール作成支援、要約	メール作成支援、要約、会議の議事録生成支援
Teamsでの利用	チャットでの応答支援	会議の議事録作成、タスク抽出、チャット要約
アクセシビリティ特化機能	限定的	Wordでのアクセシビリティチェック支援、代替テキスト生成支援

Copilot Proは個人向けの機能強化であり、Microsoft 365 Copilotは法人利用を想定したより高度な機能、特に業務アプリケーションとの連携強化が図られています。

Wordにおけるアクセシビリティ対応支援は、Microsoft 365 Copilotの法人向け機能として提供されています。