【Copilot】Copilot利用データの保存場所とデータ保持期間の確認手順

Copilotの利用データがどこに保存され、どのくらいの期間保持されるのかを確認したい場合があります。

Microsoft 365 Copilotは、組織のデータ保護ポリシーに基づき、利用データの保存場所と保持期間を定めています。

この記事では、Copilot利用データの保存場所とデータ保持期間を確認する手順について解説します。

Copilot利用データの保存場所と保持期間の概要

Copilotの利用データは、Microsoft 365のテナント内に保存されます。具体的には、ユーザーがCopilotに送信したプロンプトや、Copilotが生成した応答などが該当します。

これらのデータは、組織のMicrosoft 365環境のセキュリティとコンプライアンスの枠組みの中で管理されます。保存場所は、基本的にはMicrosoft 365のデータストレージであり、データ保持期間は組織のコンプライアンスポリシーによって定められます。

Copilotは、顧客データをAIモデルのトレーニングに利用しないことを前提として設計されています。そのため、プロンプトや応答データは、組織のデータガバナンスの対象となります。

Microsoft 365管理センターでの確認手順

Copilot利用データの保存場所や保持期間に関する設定は、Microsoft 365管理センターから確認できます。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   組織の管理者アカウントで、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にサインインします。
2. 「設定」メニューを開く
   左側のナビゲーションメニューから「設定」を選択し、さらに「組織の設定」をクリックします。
3. 「Copilot」または関連設定を探す
   組織の設定画面で、Copilotに関連する項目を探します。設定項目は変更される可能性があるため、該当する項目が見つからない場合は「サービスとアドイン」なども確認してください。
4. データ保持ポリシー設定を確認する
   Copilotの設定項目の中に、データ保持期間やデータ使用に関するポリシー設定がある場合があります。ここで、組織がCopilot利用データをどのくらいの期間保持するように設定しているかを確認できます。

コンプライアンス ポータルでのデータ保持ポリシー確認

より詳細なデータ保持ポリシーは、Microsoft Purviewコンプライアンス ポータルで確認できます。

1. Microsoft Purviewコンプライアンス ポータルにアクセスする
   Webブラウザで Microsoft Purview コンプライアンス ポータル(compliance.microsoft.com)にアクセスし、管理者アカウントでサインインします。
2. 「データライフサイクル管理」を選択する
   左側のナビゲーションメニューから「データライフサイクル管理」を展開します。
3. 「保持ポリシー」を選択する
   「保持ポリシー」をクリックして、組織で設定されている保持ポリシーの一覧を表示します。
4. Copilot関連の保持ポリシーを探す
   一覧の中から、Copilotの利用データ(例:チャットデータ、メールデータなど)を対象としている保持ポリシーを探します。ポリシー名や説明文から判断できます。
5. ポリシーの詳細を確認する
   該当するポリシーをクリックすると、そのポリシーが適用されるコンテンツの種類、保持期間、および保持期間が終了した後の処理(削除など)を確認できます。

Copilot利用状況レポートの確認

Copilotの利用状況レポートは、Copilotの利用状況を把握するのに役立ちます。これは直接的な保存場所や保持期間の確認ではありませんが、データがどのように利用されているかの間接的な情報となります。

1. Microsoft 365管理センターにサインインする
   管理者アカウントで、Microsoft 365管理センター(admin.microsoft.com)にサインインします。
2. 「レポート」メニューを開く
   左側のナビゲーションメニューから「レポート」を選択します。
3. 「利用状況」を選択する
   レポート画面で「利用状況」をクリックします。
4. Copilot関連のレポートを探す
   利用状況レポートの一覧から、「Copilot」または「Microsoft 365 Chat」など、Copilotの利用状況を示すレポートを探します。
5. レポートの詳細を確認する
   選択したレポートで、アクティブユーザー数、利用頻度、利用された機能などの概要を確認できます。

Copilot Proと法人契約の違い

Copilot Proは個人向けのサービスであり、法人契約のMicrosoft 365 Copilotとはデータ管理の考え方が異なります。

Copilot Proの場合

Copilot Proでは、ユーザーがMicrosoftアカウントでサインインして利用します。プロンプトや生成された応答は、Microsoftアカウントに関連付けられ、Microsoftのプライバシーポリシーに従って管理されます。

データ保持期間は、Microsoftの一般的なデータ保持ポリシーに準じますが、組織レベルでの詳細な設定はできません。個人が自分のデータ履歴を管理・削除する機能が提供される場合があります。

Microsoft 365 Copilot(法人契約)の場合

Microsoft 365 Copilotは、組織のMicrosoft 365テナント内で動作します。そのため、データの保存場所、保持期間、アクセス権限などは、組織のIT管理者が設定するMicrosoft 365のコンプライアンスポリシーやデータガバナンスの対象となります。

管理者は、Microsoft 365管理センターやMicrosoft Purviewコンプライアンス ポータルを通じて、これらのポリシーを細かく設定・管理できます。これにより、組織のセキュリティ要件や法的要件を満たすことが可能です。

よくある質問と回答

Copilotのプロンプトはどこに保存されますか?

Copilotのプロンプトは、組織のMicrosoft 365テナント内に保存されます。具体的には、Microsoft Graphに格納される場合や、利用しているアプリケーション(Word、Excel、Teamsなど)のドキュメントやチャット履歴と共に管理される場合があります。

Copilotの応答データは保持されますか?

Copilotが生成した応答データも、プロンプトと同様に組織のMicrosoft 365テナント内に保存され、組織のデータ保持ポリシーの対象となります。ただし、一時的な応答が保存される場合と、ドキュメントやチャットの一部として永続的に保存される場合があります。

データ保持期間は変更できますか?

Microsoft 365 Copilotのデータ保持期間は、組織のIT管理者によって設定された保持ポリシーによって決まります。一般ユーザーが直接変更することはできません。変更が必要な場合は、組織のIT管理者に相談してください。

まとめ

Microsoft 365 Copilotの利用データの保存場所と保持期間は、組織のIT管理者がMicrosoft 365管理センターやMicrosoft Purviewコンプライアンス ポータルで設定したポリシーに基づきます。

これらの設定を確認することで、組織のデータガバナンス方針に沿ったCopilotの利用状況を把握できます。

組織のIT管理者であれば、これらの設定を確認・管理することで、コンプライアンス要件を満たすことが可能です。