【Copilot】Wordで株主総会想定問答をCopilotに作成させる手順と活用例

Wordで株主総会の想定問答集を作成する際、Copilotを活用できます。

Copilotは、議事録や関連資料を基に、想定される質問と回答のドラフトを生成します。

この記事では、WordでCopilotを使い、想定問答集を作成する手順と具体的な活用例を解説します。

これにより、資料作成の時間を大幅に短縮し、より戦略的な準備に集中できるようになります。

Copilotが想定問答を作成する仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能としてWordに統合されています。ユーザーがWord文書内でCopilotに指示(プロンプト)を出すと、Copilotは入力されたプロンプトと、現在開いているWord文書の内容、さらにMicrosoft Graphを通じてアクセス可能な関連データを分析します。

株主総会の想定問答作成においては、過去の株主総会議事録、年次報告書、IR資料などの関連文書をCopilotが参照することで、株主が関心を持ちそうな論点や、過去に質問があった事項を特定します。これらの情報をもとに、想定される質問と、それに対する簡潔かつ的確な回答のドラフトを自動生成します。

この機能は、Microsoft 365 Business Standard/Premium、E3、E5などのライセンスにCopilotアドオンを付与している法人ユーザーが利用できます。個人向けのCopilot Proでも、Wordデスクトップアプリでの利用が可能です。

Copilotに想定問答を作成させる手順

1. Word文書を開く
   想定問答集の元となるWord文書を開くか、新規作成します。
2. Copilotを起動する
   Wordの「ホーム」タブにあるCopilotアイコンをクリックします。または、Ctrl+Alt+I(Windows)/ Cmd+Option+I(Mac)のショートカットキーを使用します。
3. プロンプトを入力する
   Copilotのサイドパネルに、想定問答作成を指示するプロンプトを入力します。例えば、「株主総会を想定し、以下の資料を基に、想定される質問と回答のドラフトを作成してください。特に、新製品開発、ESG投資、株主還元に関する質問を重視してください。」のように具体的に指示します。
4. 資料を添付または参照させる
   プロンプト内で、Copilotに参照させたいWord文書やPDFファイルなどを指定します。Word文書の場合は、現在開いている文書が自動的に参照されます。必要に応じて、SharePointやOneDrive上の関連ファイルを指定することも可能です。
5. 生成されたドラフトを確認する
   Copilotがプロンプトと参照資料を基に、想定質問と回答のリストを生成します。
6. 内容を編集・調整する
   生成されたドラフトはたたき台です。不十分な点や、より正確な情報が必要な箇所を手動で編集・加筆します。

想定問答作成におけるCopilotの活用例

Copilotは、単に質問と回答を生成するだけでなく、様々な角度から想定問答作成を支援します。

過去の議事録からの質問抽出

過去数年分の株主総会議事録をCopilotに読み込ませ、「過去の株主総会で頻繁に寄せられた質問をリストアップし、それに対する簡潔な回答案を作成してください」と指示することで、株主が継続的に関心を持っているトピックを把握できます。

リスク要因に関する質問生成

現在の事業環境や、会社が直面している潜在的なリスク(例:サプライチェーン問題、法規制強化、競合の動向など)に関する情報をCopilotに提供し、「これらのリスク要因を踏まえ、株主から想定される質問と、それに対するリスク軽減策を盛り込んだ回答案を作成してください」と指示します。

IR資料に基づいた説明の具体化

年次報告書やIRプレゼンテーション資料をCopilotに参照させ、「IR資料の〇〇ページに記載されている新技術について、株主が理解しやすいように、具体的なメリットと今後の展開を説明する質問と回答を作成してください」と指示することで、専門的な内容を平易な言葉で説明する問答を作成できます。

質疑応答のロールプレイング支援

生成された想定問答集を基に、Copilotに「これらの質問をランダムに投げかけてください」と指示し、回答の練習相手として活用することも可能です。これにより、回答のタイミングや表現の改善点を見つけやすくなります。

Copilot利用時の注意点と制限事項

Copilotは強力なツールですが、利用にはいくつかの注意点と制限事項があります。

機密情報の取り扱い

Copilotに機密性の高い情報を入力・参照させる場合は、組織のデータガバナンスポリシーを確認してください。Copilotは、Microsoft 365のセキュリティとコンプライアンスの枠組み内で動作しますが、入力内容が学習データとして利用される可能性について理解しておく必要があります。特に、未公開の財務情報や個人情報を含む資料の扱いは慎重に行うべきです。

生成内容の正確性の確認

Copilotが生成する内容は、あくまでドラフトであり、常に100%正確であるとは限りません。参照した資料の解釈違いや、最新情報が反映されていない場合があります。そのため、生成された想定問答は、必ず担当者が内容を精査し、事実確認を行った上で最終決定する必要があります。

プロンプトの具体性

Copilotの生成精度は、入力するプロンプトの具体性に大きく依存します。「質問と回答を作って」といった曖昧な指示では、期待通りの結果が得られにくいです。どのような点を重視してほしいか、どのような情報を盛り込んでほしいかなど、できるだけ詳細に指示することが重要です。

参照できるデータ量と形式

Copilotが一度に参照できる文書の量やサイズには制限がある場合があります。また、一部のファイル形式(例:非常に古い形式のファイル、パスワードで保護されたファイル)は正しく解析できない可能性があります。参照させたい資料が多岐にわたる場合は、事前に主要なものを絞り込むか、分割して指示する必要があります。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Copilotの利用には、主にCopilot ProとMicrosoft 365 Copilotの2つの形態があります。それぞれの違いを理解しておくことが、目的に合った活用につながります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人・家庭向け	法人・ビジネス向け
利用可能アプリ	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、OneNote (Web版・デスクトップ版)	Word、Excel、PowerPoint、Outlook、Teams、OneNote (Web版・デスクトップ版)
データ参照範囲	Web検索、ユーザーが直接提供したデータ	Microsoft 365内のデータ (OneDrive, SharePoint, Outlook等) + Web
セキュリティ	一般的なWebサービスと同等	Microsoft 365のエンタープライズレベルのセキュリティ、コンプライアンス、プライバシー保護
主な用途	個人利用での文書作成・メール作成・データ分析支援	組織内の業務効率化、情報共有、共同作業支援

株主総会の想定問答作成においては、社内の過去資料や機密情報へのアクセスが必要となるため、Microsoft 365 Copilotの方が適しています。Copilot ProでもWordデスクトップアプリで利用できますが、組織内のデータ連携機能は限定的です。