【Copilot】WordでCopilotに業務引継ぎ書のドラフトを作成させる手順と業務効率化

Microsoft 365 CopilotはWord内で文書作成を支援します。

特に、業務引継ぎ書のような定型的な文書作成をCopilotに任せることで、担当者の負担を大幅に軽減できます。

この記事では、WordでCopilotを活用し、業務引継ぎ書のドラフトを生成する具体的な手順を解説します。

これにより、引継ぎ業務の効率化と品質向上を実現するためのノウハウが得られます。

Copilotによる業務引継ぎ書作成の概要

Copilotは、Word文書の右側に表示されるサイドペインから利用できます。

「文書を作成」機能を使うと、自然言語で指示した内容に基づいて、Word文書のドラフトを自動生成します。

業務引継ぎ書の場合、引継ぎ対象の業務内容、引継ぎ先、引継ぎ期日などの情報をプロンプトに含めることで、効率的にドラフトを作成できます。

この機能はMicrosoft 365 Copilotアドオンを契約しているユーザーが利用可能です。

Copilotに業務引継ぎ書ドラフトを生成させる手順

1. Wordで新規文書を開く
   Wordを起動し、新しい空白の文書を作成します。
2. Copilotを起動する
   Wordリボンの「ホーム」タブにある「Copilot」アイコンをクリックします。または、Ctrl+Alt+I(Windows)/ Cmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでも起動できます。
3. 「文書を作成」を選択する
   Copilotサイドペインが表示されたら、「文書を作成」を選択します。
4. プロンプトを入力する
   「どのような文書を作成しますか?」と表示されているテキストボックスに、業務引継ぎ書のドラフト作成を依頼する指示を入力します。以下の例を参考に、具体的な情報を盛り込みましょう。

   プロンプト例:
   「〇〇プロジェクトの△△業務に関する引継ぎ書のドラフトを作成してください。引継ぎ相手は□□さんです。主な引継ぎ項目は、①現在の進捗状況、②今後のスケジュール、③関連資料の保管場所、④連絡先リストです。」

5. ドラフトを生成する
   プロンプトを入力したら、「生成」ボタンをクリックします。Copilotが指示に基づいて文書のドラフトを作成し、サイドペインに表示します。
6. ドラフトを確認・編集する
   生成されたドラフトの内容を確認します。必要に応じて、Copilotサイドペインの「編集」ボタンをクリックして直接修正したり、Word文書上で直接編集したりします。Copilotに追記や修正を依頼することも可能です。

Copilotプロンプト作成のポイントと注意点

具体的で明確な指示を心がける

Copilotの生成精度は、プロンプトの質に大きく依存します。

誰に、何を、どのように引継ぎたいのかを具体的に記述することで、より精度の高いドラフトが生成されます。

例えば、「プロジェクトの引継ぎ」という漠然とした指示ではなく、「〇〇プロジェクトの△△フェーズの引継ぎ」のように、対象を明確にすることが重要です。

引継ぎ相手や状況を考慮する

引継ぎ相手の知識レベルや、引継ぎの緊急度などをプロンプトに含めることで、より相手に合わせた内容のドラフトが生成される可能性があります。

例えば、「□□さんはこの業務について初めてなので、専門用語は避けてわかりやすく説明してください」といった指示が有効です。

機密情報や個人情報の取り扱い

Copilotは、入力された情報を学習データとして利用する場合があります。

そのため、プロンプトに顧客情報、未公開の財務情報、個人情報などの機密性の高い情報を直接入力することは避けるべきです。

どうしても含める必要がある場合は、匿名化したり、一般的な表現に置き換えたりするなどの配慮が必要です。

生成されたドラフトの最終確認は必須

Copilotが生成するドラフトはあくまでたたき台です。

内容の正確性、網羅性、表現の適切性については、必ず人間が最終確認を行い、必要に応じて修正・加筆する必要があります。

特に、専門的な知識や最新の情報が必要な項目については、担当者が責任を持って確認・追記することが不可欠です。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

項目	Microsoft 365 Copilot	Copilot Pro
利用対象	法人向けMicrosoft 365ライセンス(E3/E5/Business Premiumなど)+Copilotアドオン契約	個人向けMicrosoft 365サブスクリプション(Personal/Family)+Copilot Proサブスクリプション
利用可能なアプリ	Word, Excel, PowerPoint, Outlook, TeamsなどMicrosoft 365アプリ全体	Web版Officeアプリ、Copilot Webサイト、Copilotアプリ(モバイル/デスクトップ)
高度な機能	Microsoft Graph連携による組織データ活用、Teams会議要約など	GPT-4 Turboへの優先アクセス、画像生成機能(Image Creator from Designer)など
Wordでの利用	デスクトップ版・Web版Wordで利用可能。組織データとの連携も可能。	Web版Wordで利用可能。組織データとの連携は限定的。

Wordで業務引継ぎ書のような文書を作成する場合、Microsoft 365 Copilotであれば、組織内の既存文書やデータを参照して、より文脈に沿ったドラフトを生成できる可能性があります。

Copilot ProでもWeb版Wordで利用できますが、組織内のデータ連携機能は限定的です。

この記事で解説したWordでのCopilot活用は、Microsoft 365 Copilot契約者であれば、デスクトップ版Wordでも同様の手順で利用できます。

Copilot Pro契約者は、Web版Wordで同様の操作を行うことで、引継ぎ書ドラフトの作成が可能です。

Copilotによる業務引継ぎ書ドラフト作成手順を習得しました。

今後は、Copilotに依頼するプロンプトを工夫し、より質の高いドラフトを短時間で生成することを目指しましょう。

また、Copilotが生成した文書を基に、Teamsで関係者と共有・レビューするワークフローを構築することも、さらなる業務効率化につながります。

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