【Copilot】Wordで既存マニュアルをFAQ形式にCopilot変換する手順と活用例

Wordで作成された既存のマニュアルを、FAQ形式に変換したい場合があります。

Copilotを活用することで、この作業を効率化できます。

本記事では、WordマニュアルをCopilotでFAQ形式に変換する具体的な手順と、その活用例について解説します。

Copilotの機能を活用し、情報整理の効率を高めましょう。

CopilotによるマニュアルのFAQ形式変換の仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一つとしてWordに統合されています。

既存のWord文書の内容を解析し、ユーザーからの指示に基づいてテキストを要約、再構成、または特定の形式に変換する能力を持っています。

マニュアルをFAQ形式に変換する際は、文書全体を読み込み、主要な情報や手順を質問文として抽出し、それに対する回答を本文から見つけ出してペアにします。

このプロセスは、大量の情報を効率的に整理し、ユーザーが求める情報を迅速に見つけられるようにすることを目的としています。

Wordで既存マニュアルをFAQ形式にCopilot変換する手順

1. Word文書を開く
   CopilotでFAQ形式に変換したい既存のマニュアルが保存されているWord文書を開きます。
2. Copilotを起動する
   Wordの画面右側、またはリボンメニューに表示されるCopilotアイコンをクリックして起動します。Copilotペインが開きます。
3. FAQ変換を指示するプロンプトを入力する
   Copilotペインの入力欄に、FAQ形式への変換を指示するプロンプトを入力します。例えば、「このマニュアルの内容をFAQ形式に変換してください。質問と回答のペアで構成してください。」といった具体的な指示が有効です。
4. 生成されたFAQを確認・編集する
   Copilotが指示に基づいてFAQを生成します。生成された内容は、Word文書内に直接挿入されるか、Copilotペインに表示されます。内容を確認し、必要に応じて質問文や回答文の修正、項目の追加・削除を行います。
5. FAQ文書として保存する
   編集が完了したら、FAQ形式に変換された文書を新しいファイルとして保存します。

FAQ形式変換時の注意点と活用例

プロンプトの具体性が重要

Copilotへの指示(プロンプト)は、具体的であるほど望む結果を得やすくなります。

例えば、「〇〇機能に関するFAQを作成」のように、対象範囲を限定したり、「初心者向けに平易な言葉で説明して」といった条件を付け加えることで、より目的に沿ったFAQを生成できます。

期待通りのFAQが生成されない場合は、プロンプトを修正して再度実行してください。

生成内容の確認と編集は必須

Copilotは高度なAIですが、生成された内容が常に完璧であるとは限りません。

特に、専門用語の解釈や文脈の理解において、誤りが含まれる可能性があります。

そのため、生成されたFAQは必ず人間が確認し、正確性、網羅性、分かりやすさをチェックして編集する必要があります。

多様な活用例

この機能は、様々な場面で活用できます。

• 社内向けFAQ: 業務マニュアル、ITツールの使い方、社内規定などをFAQ化し、従業員からの問い合わせ対応を効率化します。
• 顧客サポート: 製品マニュアルやサービスガイドをFAQ形式に変換し、顧客が自己解決できる情報を提供します。
• 研修資料: 学習教材やトレーニング資料をFAQ形式にすることで、学習者の理解度向上を助けます。
• プロジェクトドキュメント: プロジェクトの進め方や意思決定プロセスなどをFAQ化し、関係者間の認識共有を促進します。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの機能差

WordでCopilotを利用する場合、利用しているライセンスによって一部機能に差が生じることがあります。

項目	Microsoft 365 Copilot (法人向け)	Copilot Pro (個人向け)
Wordでの利用	利用可能	利用可能
高度な生成機能	組織内のデータ(メール、チャット、ドキュメント等)と連携した高度な生成が可能	Web上の情報や入力されたテキストに基づいた生成が中心
ライセンス形態	Microsoft 365 Business Premium/E3/E5等へのアドオン	Microsoft 365 Personal/Family サブスクリプションへの追加購入

法人向けMicrosoft 365 Copilotでは、組織内の他のデータソースと連携した、より文脈に沿った高度なFAQ生成が期待できます。

Copilot Proでも、Word単体でのマニュアルFAQ化は十分に可能です。

どちらのライセンスでも、基本的なFAQ生成の手順は変わりません。

ご自身の利用環境に合わせて、適切なライセンスでのCopilot活用をご検討ください。

法人契約の場合は、IT管理者へCopilotライセンスの有無や利用可否を確認してください。

個人契約の場合は、MicrosoftアカウントからCopilot Proへのアップグレードが可能です。

本記事で紹介した手順は、Wordデスクトップアプリでの操作を前提としています。

Web版Wordでも同様の機能が利用できる場合がありますが、インターフェースや一部機能の挙動が異なる可能性があります。

最新の情報や詳細については、Microsoftの公式ドキュメントをご確認ください。

Copilotの活用により、Word文書のFAQ化作業は大幅に効率化されます。

生成されたFAQは、社内ナレッジの共有や顧客サポートの向上に貢献します。

今後は、生成されたFAQをTeamsで共有したり、SharePointでポータル化したりすることも検討すると良いでしょう。