【Copilot】CopilotでWord会議メモを議事録形式に整える手順と業務活用例

Wordで会議の議事録を作成する際、手書きのメモや箇条書きのテキストから、体裁の整った議事録形式に変換する作業は手間がかかります。

Copilotを利用することで、この作業を大幅に効率化できます。

この記事では、WordでCopilotを使い、会議メモを議事録形式に整える具体的な手順を解説します。

Copilotを活用して、議事録作成の時間を短縮しましょう。

Copilotが会議メモを議事録形式に変換する仕組み

Copilotは、Microsoft 365 Copilotの機能の一つです。Word内で動作し、自然言語での指示を理解して文書の編集や生成を行います。

会議メモのような unstructured(構造化されていない)テキストデータを、議事録として一般的に求められる structured(構造化された)形式に変換する能力を持っています。

具体的には、Copilotは入力されたテキストの文脈を解析し、発言者、決定事項、ToDo、議論のポイントなどを識別します。そして、これらの情報を整理し、見出しや箇条書き、表などを適切に配置して、読みやすい議事録フォーマットに再構成します。

この変換には、Copilotが学習した大量の文書データと、自然言語処理技術が活用されています。

会議メモを議事録形式に整える手順

1. Word文書を開き、会議メモを貼り付ける
   Copilotで処理したい会議メモをWord文書にコピー&ペーストします。
2. Copilotを起動する
   Wordの編集画面上部にあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl + Alt + I キー(Windows)または Cmd + Option + I キー(Mac)を押してCopilotペインを開きます。
3. 議事録形式への変換を指示するプロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、以下のような指示を入力します。「この会議メモを、議事録形式に整形してください。」
4. プロンプトを送信し、Copilotの提案を確認する
   指示を入力したら、送信ボタンをクリックします。Copilotが処理を行い、整形された議事録の提案を表示します。
5. 提案を適用または修正する
   Copilotの提案内容を確認し、問題がなければ「すべて適用」ボタンをクリックします。修正が必要な場合は、Copilotに再度指示を出して調整するか、手動で編集します。

より精度の高い議事録を作成するためのプロンプト例

Copilotに的確な指示を与えることで、より目的に合った議事録を作成できます。

決定事項を明確にするプロンプト

議事録において、決定事項は特に重要です。Copilotに決定事項を抽出し、見出しをつけてもらうことで、後からの確認が容易になります。

プロンプト例:

「この会議メモから、決定事項を抽出し『決定事項』という見出しの下に箇条書きでまとめてください。」

ToDoリストを作成するプロンプト

会議で発生したタスクや宿題をToDoリストとしてまとめることも、議事録の重要な役割です。担当者や期限も明確に指示できます。

プロンプト例:

「会議メモから、担当者と期限が明記されているToDoを抽出し、『ToDoリスト』として一覧にしてください。」

特定のフォーマットを指定するプロンプト

社内で定められた議事録フォーマットがある場合、それに沿った整形を指示できます。

プロンプト例:

「この会議メモを、以下のフォーマットで議事録に整形してください。フォーマット:日時、参加者、議題、議論内容、決定事項、ToDo。」

議論の要点をまとめるプロンプト

単なる発言の羅列ではなく、議論のポイントや論点を整理したい場合にもCopilotは役立ちます。

プロンプト例:

「会議メモの内容を要約し、主要な議論のポイントを3つにまとめてください。」

Copilotで議事録を作成する際の注意点

情報の正確性の確認

Copilotは高度なAIですが、生成された議事録の内容が完全に正確であるとは限りません。特に、固有名詞、数値、決定事項などは、必ず人間が最終確認を行ってください。

機密情報や個人情報の取り扱い

会議メモに機密情報や個人情報が含まれる場合、Copilotに入力する前に、組織のセキュリティポリシーを確認してください。CopilotはMicrosoftのサービスを利用するため、情報漏洩のリスクがないか注意が必要です。

プロンプトの具体性

漠然とした指示では、期待通りの議事録が生成されないことがあります。どのような形式で、何を含めたいのかを具体的に指示することが重要です。

長文のメモの処理

非常に長文の会議メモの場合、Copilotが一度に処理できる情報量に限界があることがあります。必要に応じて、メモを分割してCopilotに処理させることを検討してください。

Copilot ProとMicrosoft 365 Copilotの違い

Copilotの利用には、主に「Copilot Pro」と「Microsoft 365 Copilot」の2種類があります。Wordでの利用という点では共通していますが、利用できる範囲や機能に違いがあります。

項目	Copilot Pro	Microsoft 365 Copilot
対象ユーザー	個人、一般消費者	法人、ビジネスユーザー(Microsoft 365 E3/E5/Business Premiumなどが必要)
利用できるアプリ	Web版Officeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote)、Copilot(Web/アプリ)、Edge	デスクトップ版Officeアプリ(Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)、Web版Officeアプリ、Copilot(Web/アプリ)、Edge
データ連携	Microsoft Graphへのアクセスは限定的(Outlook/OneDriveなど)	Microsoft Graphにフルアクセス。組織内のデータ(メール、チャット、ドキュメントなど)と連携可能。
セキュリティ	個人のMicrosoftアカウントに紐づく	組織のセキュリティポリシー、コンプライアンス、プライバシー設定に準拠

Wordで会議メモを議事録形式に変換する作業は、どちらのCopilotでも可能ですが、組織内のドキュメントと連携してより高度な議事録作成を行いたい場合は、Microsoft 365 Copilotが適しています。

法人契約の場合、Copilotアドオンのライセンスがユーザーに割り当てられている必要があります。

個人契約のCopilot Proでは、Web版Officeアプリでの利用が中心となります。デスクトップ版Wordで利用したい場合は、Microsoft 365 Copilotのライセンスが必要です。

どちらのCopilotを利用する場合でも、基本的なプロンプトの考え方は共通しています。

会議メモの議事録形式への変換は、Copilotの得意とするタスクの一つです。

この記事で紹介した手順とプロンプト例を参考に、Copilotを活用して議事録作成の効率を向上させてください。

今後は、会議の音声データから直接議事録を生成する機能の活用も検討してみましょう。