【Copilot】CopilotでWordの指定セクションだけを書き換える手順と部分編集のコツ

Wordで文書の一部だけをCopilotに書き換えてほしい場面があります。

しかし、Copilotは文書全体を対象にすることが多く、意図した範囲だけを修正するのが難しいと感じるかもしれません。

この記事では、WordでCopilotを使い、文書の指定したセクションのみを効率的に書き換える具体的な手順を解説します。

Copilotの能力を最大限に引き出し、文書作成の時間を短縮する方法を習得できます。

CopilotでWord文書の特定部分を書き換える仕組み

Copilotは、プロンプト(指示文)の内容と、Word文書内のテキストコンテキストを解析して動作します。

文書全体ではなく、特定のセクションだけを書き換えたい場合は、Copilotにその範囲を明確に認識させる必要があります。

これは、指示文に具体的な範囲を指定する、あるいは対象となるテキストを事前に選択するといった方法で実現します。

法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のデータに基づいてより文脈を理解した指示が可能です。

WordでCopilotに指定セクションの書き換えを依頼する手順

1. 書き換えたいセクションをWord文書内で選択する
   マウスを使って、書き換えたいセクションの開始位置から終了位置までをドラッグして選択します。
2. Copilotを開く
   Wordの画面右側にあるCopilotアイコンをクリックするか、Ctrl+Alt+I(Windows)またはCmd+Option+I(Mac)のショートカットキーでCopilotペインを開きます。
3. プロンプトを入力する
   Copilotの入力欄に、選択したセクションに対して行いたい指示を具体的に記述します。指示文には「この選択範囲を〜」といった文言を含めると、Copilotが対象範囲を理解しやすくなります。例えば、「この選択範囲を、より簡潔な表現に書き換えてください。」や「この選択範囲の文章を、箇条書き形式で要約してください。」のように入力します。
4. 生成を実行する
   プロンプトの入力後、「送信」ボタンをクリックするかEnterキーを押して、Copilotに指示を実行させます。
5. 結果を確認し、適用する
   Copilotが生成した結果が表示されます。内容を確認し、問題がなければ「維持する」ボタンをクリックして変更を適用します。必要に応じて、生成された内容をさらに編集したり、再度Copilotに指示を出したりできます。

Copilotで指定セクションを書き換える際の注意点と失敗例

選択範囲が不明確な場合

現象: 意図しない範囲まで書き換えられた、あるいはほとんど変更がなかった。

原因: プロンプトで対象範囲の指定が曖昧だった、またはWord上で正確に選択されていなかった。

対処法:

1. Wordでの選択範囲を再確認する
   マウス操作で、書き換えたいテキストが正確にハイライトされているか確認してください。
2. プロンプトに「この選択範囲」と明記する
   指示文の冒頭や末尾に「この選択範囲を」「選んだ部分を」といった言葉を加え、対象を明確にします。
3. 指示をより具体的にする
   「〜のように書き換えて」という指示だけでなく、「〜の段落だけを」「〜から〜までの文章を」のように、より限定的な表現を使います。

プロンプトの指示が曖昧な場合

現象: Copilotの生成結果が期待と異なる、または的外れな内容になった。

原因: Copilotへの指示が抽象的すぎたり、意図が正確に伝わっていなかった。

対処法:

1. 具体的な指示を心がける
   「より良くして」ではなく、「専門用語を平易な言葉に置き換えて」「ターゲット読者層に合わせてトーンを調整して」のように、具体的な行動を指示します。
2. 書き換えの目的を明確にする
   「〜の目的で、この部分を〜のように書き換えてください」と、目的と手段をセットで伝えます。
3. 例を示す
   可能であれば、「例えば、この文章を〜のような形式で書き換えてください」と、具体的な書き換え例をプロンプトに含めます。

Webアプリとデスクトップアプリでの挙動の違い

Wordのデスクトップアプリでは、Copilotが文書全体のコンテキストをより深く理解しやすい傾向があります。

Webアプリ版でも同様の機能は利用できますが、複雑な文書構造や長文の場合、デスクトップアプリの方が安定した結果を得られることがあります。

いずれの環境でも、操作手順は基本的に同じですが、UIの配置などが若干異なる場合があります。

Word CopilotのプロンプトとWeb版Copilotの比較

項目	Word Copilot(デスクトップ/Webアプリ)	Web版Copilot(copilot.microsoft.com)
文書編集連携	Word文書内のテキストを選択し、直接編集指示が可能	Webブラウザ上でテキストを貼り付けて指示。編集結果をコピー&ペーストする必要がある
コンテキスト理解	Word文書全体の文脈を考慮した指示が可能	プロンプトで与えられた情報や、過去の会話履歴に基づいて回答
対象範囲指定	選択範囲を指定することで、特定セクションの書き換えが容易	プロンプトでの指示に依存。明示的な範囲選択機能はない
生成結果の適用	「維持する」ボタンで直接Word文書に反映	生成結果をコピーしてWordに貼り付ける

Word Copilotは、Word文書内での作業をシームレスに行える点が大きなメリットです。

Word Copilotの機能を使えば、文書の一部だけを効率的に修正できます。

次回は、Copilotに箇条書きの要約を依頼する手順を試してみてください。

また、Web版Copilotでも同様の指示が可能ですが、Wordアプリ連携の利便性を実感できるでしょう。