【Copilot】Wordの表を自然文に変換してCopilotで読みやすくする手順

Wordで作成した表の内容を、Copilotを使って自然な文章に変換したい場面があります。

表形式では把握しにくい情報を、Copilotが読みやすい文章へと要約・整形することで、資料の理解度を高められます。

この記事では、Wordの表をCopilotで自然文に変換し、読みやすくする具体的な手順を解説します。

Copilotを活用して、Word文書の情報を効率的に整理・伝達する方法を習得しましょう。

Copilotによる表の自然文変換の仕組み

Copilotは、大規模言語モデルを活用して、与えられたテキストデータを解析し、意図に沿った文章を生成します。

Word文書内の表データも、Copilotにとっては構造化されたテキスト情報として認識されます。

表の各セルに含まれる情報や、行・列の関係性を理解し、それを人間が理解しやすい文章形式へと再構成することが可能です。

この機能は、特にデータ量の多い表や、複雑な関係性を持つ表を、議事録や報告書などに盛り込む際に役立ちます。

CopilotでWordの表を自然文に変換する手順

この手順では、Wordデスクトップアプリに搭載されたCopilot機能を利用します。

1. Word文書で表を選択・コピーする
   変換したい表全体を選択します。表の左上隅に表示される移動ハンドルをクリックすると、表全体を選択できます。選択した状態で、Ctrl+Cキーを押すか、右クリックメニューから「コピー」を選びます。
2. Word Copilotに指示を出す
   Word文書の編集画面上部にあるCopilotアイコンをクリックして、Copilotサイドパネルを開きます。サイドパネルの入力欄に「以下の表の内容を、〇〇(例:会議の議事録として)自然な文章にまとめてください。」と入力し、表の内容を貼り付けます(Ctrl+Vキー)。その後、送信ボタンをクリックします。
3. Copilotの提案を確認する
   Copilotが表の内容を分析し、自然文に変換した文章を生成します。生成された文章はサイドパネルに表示されます。
4. 生成された文章を挿入・編集する
   Copilotが提案した文章を確認し、内容が意図通りかチェックします。問題がなければ、「挿入」ボタンをクリックして文書内に貼り付けます。必要に応じて、生成された文章をさらに編集・加筆修正します。

Copilotアプリ(Web版)で表を自然文に変換する手順

Word Copilotが利用できない場合や、別の場所で作業したい場合は、Copilotアプリ(Web版)でも同様の操作が可能です。

1. Word文書で表の内容をコピーする
   Word文書を開き、変換したい表のセルを選択します。Ctrl+Cキーでコピーするか、右クリックメニューから「コピー」を選択します。
2. Copilotアプリを開き、表の内容を貼り付ける
   WebブラウザでCopilotアプリ(copilot.microsoft.com)にアクセスし、サインインします。チャット入力欄に「以下の表の内容を、〇〇(例:報告書として)自然な文章にまとめてください。」と入力し、コピーした表の内容を貼り付けます(Ctrl+Vキー)。
3. Copilotの提案を確認・利用する
   Copilotが生成した文章を確認します。内容に問題がなければ、コピーしてWord文書などに貼り付け、必要に応じて編集します。

Copilotで表を自然文に変換する際の注意点

不十分な指示で意図と異なる文章が生成される

Copilotに表の内容を指示する際、具体的な目的や文脈を明確にしないと、期待通りの文章が生成されないことがあります。

例えば、「表をまとめて」という指示だけでは、どの情報を強調すべきか、どのようなトーンで書くべきかが伝わりません。

指示を出す際は、「この表は〇〇のデータを示しています。このデータを基に、△△向けの報告書を作成してください。」のように、具体的な目的、対象読者、必要な情報などを明記することが重要です。

機密情報や個人情報を含む表の取り扱い

Copilotはクラウドベースのサービスであり、入力したデータはMicrosoftのサーバーを経由します。そのため、機密情報や個人情報を含む表をそのままCopilotに渡すことは、情報漏洩のリスクを伴います。

法人契約のMicrosoft 365 Copilotでは、組織内のデータ保護ポリシーが適用されるため、比較的安全に利用できます。しかし、個人契約のCopilot Proや、Web版Copilotの無料版を利用する場合は、特に注意が必要です。

機密情報を含む表を扱う場合は、個人を特定できる情報や機密性の高いデータを削除・匿名化した上でCopilotに指示を出すか、Copilotの利用を控えるようにしてください。

表の構造が複雑な場合の精度

結合されたセルが多い表や、多階層のヘッダーを持つ表など、構造が非常に複雑な場合、Copilotが表の意図を正確に読み取れないことがあります。

このような場合は、Copilotに指示を出す前に、表の構造をシンプルに整理することをおすすめします。

例えば、複雑なヘッダーは単一のヘッダーに統合する、結合セルを解除して各セルに情報を分割するなど、Copilotが理解しやすい形式に整えることで、生成される文章の精度が向上します。

Word CopilotとCopilotアプリ(Web版)の機能比較

項目	Word Copilot (デスクトップアプリ)	Copilotアプリ (Web版)
主な利用場所	Word、Excel、PowerPointなどのMicrosoft 365アプリ内	Webブラウザ (copilot.microsoft.com)
表の変換機能	表の内容を直接コピー&ペーストして自然文への変換を依頼可能	表の内容をコピー&ペーストして自然文への変換を依頼可能
連携機能	Word文書内での直接的な編集・挿入が容易	生成された文章をコピー&ペーストして利用
データ保護 (法人)	Microsoft 365のセキュリティ・プライバシーポリシー準拠	Microsoft 365のセキュリティ・プライバシーポリシー準拠
データ保護 (個人)	Microsoftアカウントのプライバシー設定に依存	Microsoftアカウントのプライバシー設定に依存。機密情報には注意が必要。

Word Copilotは、Word文書内での作業がシームレスに行える点が最大のメリットです。一方、Copilotアプリ(Web版)は、特定のアプリケーションに依存せず、ブラウザがあればどこからでも利用できる柔軟性があります。

どちらのツールも、Wordの表を自然文に変換する基本的な機能は提供しています。利用環境や目的に応じて使い分けることで、効率的な情報整理が可能になります。