【Excel】Win11のExcelで「ファイル」タブの画面が変わった!Backstageビューの新UIと操作方法

Windows 11にアップデートしたら、Excelの「ファイル」タブを押したときの画面デザインが変わったと感じるかもしれません。これはBackstageビューと呼ばれる画面で、Microsoft 365の更新によりUIが刷新されました。この新しい画面に戸惑い、以前のようにファイルを開いたり保存したりする操作に手間取っている方もいるでしょう。本記事では、Windows 11のExcelで変更されたBackstageビューのUIと、基本的なファイル操作の方法を解説します。

この記事を読むことで、新しいBackstageビューの各項目が何を示しているのかを理解できます。また、ファイルを開く・保存する・印刷するといった基本的な操作をスムーズに行えるようになります。さらに、最近使用したファイルや共有ファイルへのアクセス方法も習得できます。

Backstageビューとは何か

Excelの「ファイル」タブをクリックした際に表示される画面は、Backstageビューと呼ばれます。これは、ファイルそのものに対する操作(開く、保存、印刷、共有など)を行うための画面です。通常のワークシート編集画面とは異なり、ファイル管理に特化したインターフェースを提供します。

Microsoft 365のアップデートに伴い、このBackstageビューのUIデザインがWindows 11のモダンなデザインに合わせて刷新されました。以前のバージョンでもBackstageビューは存在しましたが、視覚的なデザインや一部の機能配置が変更されています。

Windows 11 Excel BackstageビューのUI解説

Windows 11のExcelで「ファイル」タブをクリックすると、左側にメニューが縦に並び、右側に選択されたメニューの詳細が表示される、洗練されたインターフェースが現れます。この画面構成を理解することが、新しい操作に慣れる第一歩です。

左側のメニューは、Excelで実行できる主要なファイル関連操作を網羅しています。右側エリアは、左側で選択した項目に応じた具体的な操作画面や情報が表示される「プレビューエリア」のような役割を果たします。

左側メニューの各項目

左側のメニューには、主に以下の項目が並んでいます。これらはExcelのファイル操作における中心的な機能です。

・情報: 現在開いているファイルのプロパティ、権限設定、バージョン履歴などの詳細情報を表示します。ファイルの保護や管理に関する設定もここから行えます。

・新規作成: 新しいExcelブックを作成する画面です。空白のブックだけでなく、豊富なテンプレートから選んで新しいファイルを作成できます。

・開く: 既存のExcelファイルを開くための画面です。最近使用したファイル、OneDrive上のファイル、PC上のファイルなどを選択して開くことができます。

・保存: 現在開いているファイルを上書き保存します。最後に保存した場所や設定が引き継がれます。

・名前を付けて保存: 新しいファイル名で保存したり、別の場所に保存したりする場合に使用します。保存場所やファイル形式を選択できます。

・履歴: 最近開いたファイルや、共同編集中のファイルの履歴が表示されます。以前のバージョンに戻す機能なども含まれる場合があります。

・印刷: ファイルを印刷するための設定画面です。プリンターの選択、印刷範囲、部数などを指定できます。

・共有: ファイルを他のユーザーと共有するための設定画面です。OneDriveなどを介して共同編集や閲覧権限の設定ができます。

・エクスポート: ファイルをPDFや他の形式でエクスポートする機能です。

・オプション: Excel全体の詳細な設定を行うための画面です。リボンのカスタマイズ、保存オプション、校正設定など、多岐にわたる設定が可能です。

・終了: Excelアプリケーションを閉じます。開いているファイルに保存されていない変更がある場合は、保存するかどうか確認するメッセージが表示されます。

右側プレビューエリアの機能

左側メニューで項目を選択すると、右側のエリアにその内容に応じた情報や操作ボタンが表示されます。例えば、「情報」を選択すれば、ファイルのパス、サイズ、最終更新日時などのメタデータが表示され、文書の保護やプロパティの編集ボタンが現れます。

「新規作成」を選択すれば、テンプレートのサムネイルが表示され、そこから目的のテンプレートを選んでクリックするだけで新しいブックが作成されます。この右側エリアの表示内容が、左側メニューの選択によって動的に変化するのがBackstageビューの特徴です。

基本的なファイル操作手順

Windows 11のExcelで、新しいBackstageビューを使った基本的なファイル操作の手順を説明します。以前のバージョンと基本は同じですが、画面の見た目が変わっています。

新しいExcelブックを作成する

新しいExcelファイルを作成する手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」タブをクリック
   Excelウィンドウの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「新規作成」を選択
   左側のメニューから「新規作成」をクリックします。
3. ブックの選択
   右側のエリアに「空白のブック」と様々なテンプレートが表示されます。
4. 「空白のブック」をクリック
   新しい空のブックを作成する場合は、「空白のブック」をクリックします。
5. テンプレートを選択して作成
   特定の用途のファイルを作成したい場合は、表示されるテンプレートの中から目的のものをクリックして選択します。

既存のExcelファイルを開く

以前作成したExcelファイルを開く手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」タブをクリック
   Excelウィンドウの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「開く」を選択
   左側のメニューから「開く」をクリックします。
3. ファイル場所の選択
   右側のエリアに「最近使ったアイテム」「OneDrive」「このPC」などの選択肢が表示されます。
4. 「このPC」を選択
   ローカルのPCに保存されているファイルを開く場合は、「このPC」をクリックします。
5. 「参照」をクリック
   ファイルが保存されているフォルダを直接指定したい場合は、「参照」ボタンをクリックします。
6. ファイルを選択して開く
   エクスプローラーが表示されるので、目的のExcelファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします。
7. 「最近使ったアイテム」から開く
   最近開いたファイルであれば、「最近使ったアイテム」に表示されているファイル名をクリックするだけで開けます。

ファイルを保存する

現在開いているブックを保存する手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」タブをクリック
   Excelウィンドウの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「保存」を選択
   左側のメニューから「保存」をクリックします。
3. 保存場所の確認と保存
   右側のエリアに保存場所の選択肢が表示されます。最後に保存した場所や、OneDrive、このPCなどの場所を選択して保存します。
4. 「名前を付けて保存」を選択
   初めて保存する場合や、別の名前・場所で保存したい場合は、「名前を付けて保存」を選択します。
5. 保存場所とファイル名を入力
   「参照」ボタンをクリックし、保存したい場所を指定してファイル名を入力し、「保存」ボタンをクリックします。

ファイルを印刷する

作成したExcelファイルを印刷する手順は以下の通りです。

1. 「ファイル」タブをクリック
   Excelウィンドウの左上にある「ファイル」タブをクリックします。
2. 「印刷」を選択
   左側のメニューから「印刷」をクリックします。
3. 印刷設定の確認
   右側のエリアに印刷プレビューが表示されます。
4. プリンターを選択
   「プリンター」のドロップダウンリストから、使用したいプリンターを選択します。
5. 印刷オプションを設定
   印刷部数、印刷対象(アクティブシート、ブック全体など)、用紙サイズなどを設定します。
6. 「印刷」ボタンをクリック
   設定が完了したら、「印刷」ボタンをクリックします。

最近使ったファイルや共有ファイルへのアクセス

Backstageビューでは、頻繁に利用するファイルへのアクセスが容易になっています。特に「最近使ったアイテム」や「共有」の項目は便利です。

最近使ったアイテム

「ファイル」タブをクリックし、左側メニューで「開く」を選択すると、右側エリアの上部に「最近使ったアイテム」が表示されます。ここに、直近で開いたファイルが一覧で表示されるため、目的のファイルがあればクリックするだけで素早く開くことができます。

「最近使ったアイテム」は、さらに「最近使用したフォルダー」や「最近ピン留めしたアイテム」に分かれている場合もあります。これにより、ファイルの種類や保存場所を問わず、効率的にファイルにアクセスできます。

共有ファイルへのアクセス

OneDriveなどのクラウドストレージに保存されている共有ファイルにアクセスする場合も、Backstageビューから簡単に行えます。

「ファイル」タブの「開く」を選択した際に表示される「OneDrive」の項目をクリックすると、自身のOneDriveに保存されているファイル一覧が表示されます。また、「共有」メニューからは、他のユーザーと共有されているファイルや、自分が共有したファイルにアクセスできます。これにより、チームでの共同作業がよりスムーズになります。

Backstageビューのカスタマイズとオプション

ExcelのBackstageビューは、ユーザーの使いやすさを向上させるために、いくつかのカスタマイズオプションが用意されています。特に「オプション」メニューから、Excel全体の動作や表示を細かく調整できます。

Excelオプションの設定

「ファイル」タブをクリックし、左側メニューの一番下にある「オプション」を選択すると、Excelの様々な設定画面が表示されます。

ここには、「全般」「数式」「校閲」「保存」など、多岐にわたる設定項目があります。例えば、「全般」では、Officeのテーマ(白、黒、カラフルなど)の変更や、ユーザーインターフェイスのオプション設定が可能です。また、「保存」では、自動保存の間隔設定や、ファイル保存時の既定の場所などを変更できます。

最近使ったアイテムの表示数変更

「ファイル」タブの「開く」を選択した際に表示される「最近使ったアイテム」の数を変更することも可能です。これにより、より多くのファイル履歴を表示させたり、逆に表示数を減らしてスッキリさせたりできます。

この設定は、「ファイル」タブ → 「オプション」 → 「詳細設定」の中にある「表示」セクション、「最近使ったアイテムの最大数」で調整できます。この数値を変更することで、表示されるアイテム数が変わります。

まとめ

Windows 11のExcelで変更されたBackstageビューのUIは、モダンで使いやすいデザインになっています。本記事では、Backstageビューの各項目と、ファイルを開く・保存する・印刷するといった基本的な操作方法を解説しました。

この新しいUIに慣れることで、Excelでのファイル管理作業がより効率的になります。次に、共有ファイルへのアクセス方法や、Excelオプションでのカスタマイズを試してみることをお勧めします。これにより、さらに自分好みのExcel環境を構築できるでしょう。

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