【Googleスプレッドシート】編集者一覧を取得してアクセス監査!権限保有者の確認方法

Googleスプレッドシートを複数人で共有していると、誰が編集者としてアクセス権を持っているのか把握できず、意図しないユーザーがデータを変更してしまうリスクがあります。特に機密情報を扱うシートでは、定期的なアクセス監査が必要です。この記事では、編集者一覧を取得する具体的な方法と、権限保有者を確認する手順を解説します。共有設定から直接確認する方法、Apps Scriptで一覧を出力する方法、アドオンを使った効率的な監査方法までを網羅します。

編集者一覧を取得するとは?アクセス監査の必要性

Googleスプレッドシートでは、オーナー、編集者、コメント作成者、閲覧者の4段階の権限を設定できます。中でも編集者は、シートの内容を自由に変更できるため、意図しない変更やデータ漏洩のリスクが高まります。そのため、定期的に編集者一覧を取得し、不要な権限を持つユーザーがいないか監査することが重要です。特に社外共有や大規模プロジェクトでは、権限の棚卸しが欠かせません。このセクションでは、編集者一覧を取得する意義と、監査の基本概念を説明します。

編集者一覧を確認する手順

共有設定画面から直接確認する方法

1. スプレッドシートを開き、右上の「共有」ボタンをクリックします
   画面右上にある青色の「共有」ボタンを押すと、共有設定のダイアログが表示されます。
2. 「ユーザーとグループ」の一覧を確認します
   ダイアログ内に、現在アクセス権を持つユーザーまたはグループがリスト表示されます。各ユーザーの右側に権限の種別(編集者、閲覧者など)が表示されます。
3. 必要に応じて権限を変更または削除します
   編集者の右側にあるドロップダウンから権限を変更したり、✕アイコンで削除したりできます。この方法は手動で数人の場合に適しています。

Apps Scriptでスクリプトを実行してリスト化する方法

1. スプレッドシートを開き、「拡張機能」→「Apps Script」を選択します
   メニューバーから「拡張機能」にマウスを合わせ、「Apps Script」をクリックしてスクリプトエディタを開きます。
2. 以下のスクリプトをエディタに貼り付け、保存します
   function listEditors() { var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet(); var editors = ss.getEditors(); var sheet = ss.getActiveSheet(); var data = [['メールアドレス', '権限']]; for (var i = 0; i < editors.length; i++) { data.push([editors[i].getEmail(), '編集者']); } sheet.getRange(1, 1, data.length, 2).setValues(data); } このスクリプトは、アクティブなスプレッドシートのすべての編集者を取得し、現在のシートに書き出します。
3. スクリプトを実行します
   ツールバーの再生ボタン(▶)をクリックして関数listEditorsを選択し実行します。初回は権限の承認が必要です。「権限を確認」のダイアログが表示されたら、自身のGoogleアカウントを選択し、必要な権限を許可します。
4. シートに一覧が出力されたことを確認します
   実行後、シートのA列とB列にメールアドレスと権限がリスト形式で表示されます。このデータをコピーして監査台帳として活用できます。

アドオン「Sheetgo」で権限レポートを自動生成する方法

1. 「拡張機能」→「アドオン」→「アドオンを取得」をクリックします
   Google ワークスペース マーケットプレイスが開きます。検索窓に「Sheetgo」と入力し、公式アドオンをインストールします。
2. インストール後、アドオンメニューから「Sheetgo」→「権限レポート」を選択します
   画面右側にSheetgoのパネルが表示されます。「権限レポート」オプションをクリックすると、現在のスプレッドシートのすべての権限情報が一覧で表示されます。
3. レポートを新規シートに出力します
   パネル内の「レポートを作成」ボタンを押すと、新しいシートが作成され、オーナー、編集者、閲覧者などすべてのアクセス権を持つユーザーがメールアドレスと権限種別でリスト化されます。この方法は複数シートをまとめて監査したい場合にも便利です。

編集者一覧取得時の注意点と失敗例

共有設定で表示されないユーザーがいる

共有設定ダイアログには、直接招待されたユーザーのみが表示されます。Googleグループ経由でアクセス権を付与している場合、グループのメンバーは個別に表示されません。グループ内の編集者を確認するには、グループ管理画面でメンバー一覧を取得する必要があります。

Apps Scriptでスクリプトがエラーになる

getEditorsメソッドは、スクリプト実行ユーザーがスプレッドシートのオーナーである場合にのみ全編集者を取得できます。オーナー以外が実行すると、そのユーザー自身が編集者であっても他の編集者は返されません。必ずオーナーアカウントでスクリプトを実行してください。

アドオン「Sheetgo」の権限不足

Sheetgoはスプレッドシートの権限情報にアクセスするため、インストール時に権限の承認が必要です。組織のポリシーでアドオンのインストールが制限されている場合は利用できません。その場合は、Apps Scriptを使う方法を選択してください。

各確認方法の比較表

まとめ

この記事では、Googleスプレッドシートの編集者一覧を取得する3つの方法を解説しました。共有設定から直接確認する手軽な方法、Apps Scriptを使って自動リスト化する方法、アドオン「Sheetgo」で効率的に権限レポートを生成する方法です。定期的なアクセス監査を行うことで、不要な編集権限を排除し、データの安全性を高められます。まずは共有設定で現状を確認し、必要に応じてApps Scriptを導入してみてください。さらに高度な監査が必要な場合は、Sheetgoのような専用アドオンを検討するとよいでしょう。