【Outlook】新Outlookでアーカイブフォルダが見つからない時の表示切替

新しいMicrosoft Outlook(新Outlook)では、従来のクラシックOutlookとは異なるフォルダー表示が採用されています。そのため、アーカイブフォルダが一覧に見当たらず困惑することがあります。この記事では、アーカイブフォルダが表示されない原因を解説し、簡単な設定変更で表示する方法をご紹介します。

アーカイブフォルダが表示されない原因

新Outlookでは、フォルダーペインの表示モードが「すべてのフォルダー」「マイ フォルダー」「お気に入りのみ」の3種類から選べます。初期設定は「マイ フォルダー」で、これは受信トレイや送信済みアイテムなどの主要フォルダーだけを表示します。アーカイブフォルダは「マイ フォルダー」に含まれますが、ユーザーが過去に表示設定を変更して「お気に入りのみ」にしていると、アーカイブが表示されません。また、アーカイブフォルダがExchange Onlineのアーカイブメールボックスではなく、メインメールボックス内のフォルダーである場合も、同じ設定で表示が変わります。

具体的には、以下のようなケースでアーカイブフォルダが見えなくなります。

• フォルダーペインの表示が「お気に入りのみ」に設定されている
• アーカイブフォルダが「もっと表示」などの折りたたみ領域に入っている
• Outlook Web App (OWA) ではアーカイブが別セクションにあるため、新Outlookでも同様かと誤解している

なお、アーカイブフォルダ自体が存在しない場合は、自動アーカイブ設定が無効になっている可能性があります。その場合はExchange Onlineの管理センターで確認する必要があります。

アーカイブフォルダを表示する手順

1. 新Outlookを開きます。
   デスクトップアプリケーションを起動し、対象のメールアカウントが選択されていることを確認します。
2. フォルダーペインの上部にあるドロップダウンを確認します。
   現在の表示モードが「お気に入りのみ」「マイ フォルダー」「すべてのフォルダー」のいずれかで表示されています。通常は「マイ フォルダー」と表示されています。
3. ドロップダウンをクリックし、「すべてのフォルダー」を選択します。
   これにより、メールボックス内のすべてのフォルダーが表示されるようになります。アーカイブフォルダは通常、受信トレイと同じ階層(メールボックスのルート直下)に表示されます。
4. アーカイブフォルダを探します。
   フォルダーリストを必要に応じて下にスクロールします。「アーカイブ」または「Archive」という名前のフォルダーが見つかるはずです。もし見つからない場合は、メールボックス名の下に「フォルダーを展開」という矢印があるかもしれません。それをクリックして展開します。
5. お気に入りに追加して常時表示します(オプション)。
   アーカイブフォルダを右クリックし、「お気に入りに追加」を選択します。これでフォルダーペイン上部の「お気に入り」セクションに固定され、表示モードを変更しても常に表示されます。

失敗パターン1: 表示モードを「お気に入りのみ」のままにしている

この設定では、お気に入りに追加したフォルダーしか表示されません。アーカイブをお気に入りに追加していなければ、フォルダー一覧に現れません。対処として、手順3で「すべてのフォルダー」に変更するか、アーカイブをお気に入りに追加してください。

失敗パターン2: アーカイブフォルダが折りたたまれている

「すべてのフォルダー」を選択しても、メールボックス名の下に「さらに表示」という項目が現れることがあります。それをクリックして展開しないと、アーカイブフォルダが隠れたままです。必ずフォルダーリストの最下部までスクロールし、すべて展開してください。

失敗パターン3: アーカイブポリシーが未設定でフォルダ自体がない

Exchange Onlineのアーカイブメールボックスが有効になっていない場合、アーカイブフォルダが存在しません。管理者がMicrosoft 365管理センターでユーザーにアーカイブメールボックスを割り当てる必要があります。また、自動アーカイブのポリシーが設定されていないと、フォルダーが自動生成されないこともあります。

各表示モードの比較表

よくある質問(FAQ)

Q1: アーカイブフォルダを常に表示するにはどうすればよいですか?

A: フォルダーペインの表示モードを「すべてのフォルダー」に設定するか、アーカイブフォルダを右クリックして「お気に入りに追加」してください。お気に入りに追加すれば、どの表示モードでも上部に表示されます。

Q2: アーカイブフォルダが表示されないのはExchange Onlineの設定が原因ですか?

A: 可能性はあります。管理者がアーカイブメールボックスを有効にしていないと、アーカイブフォルダ自体が作成されません。また、自動アーカイブポリシーが適用されていない場合もフォルダーが生成されないことがあります。まずはOutlook Web App(OWA)で確認してみるとよいでしょう。

Q3: クラシックOutlookから新Outlookに移行したらアーカイブフォルダが見えなくなりました。なぜですか?

A: 新Outlookの初期表示モードが「マイ フォルダー」になっているためです。クラシックOutlookでは常に全フォルダーが表示されていましたが、新Outlookでは簡略化されています。フォルダーペインのドロップダウンから「すべてのフォルダー」を選択すると元の表示に戻ります。

まとめ

新Outlookでアーカイブフォルダが見つからない場合のほとんどは、フォルダー表示モードの設定が原因です。ドロップダウンから「すべてのフォルダー」を選ぶだけで解決します。また、お気に入りに追加すれば今後も簡単にアクセスできます。もしそれでも表示されない場合は、Exchange Onlineのアーカイブ設定を管理者に確認してください。この記事で紹介した手順を参考に、快適なメール環境を取り戻してください。