【Notion】Notion AI利用時に入力してはいけない情報を整理する方法

Notion AIは、文書作成や情報整理を効率化する強力な機能ですが、その便利さゆえに機密情報や個人情報を誤って入力してしまうリスクがあります。AIが入力データを学習に利用するかどうかは利用契約や管理者設定に依存するため、事前にルールを理解していないと情報漏洩につながる可能性があります。本記事では、Notion AIを業務で使う際に「入力してはいけない情報」を整理するための具体的な方法を解説します。会社のセキュリティポリシーと照らし合わせながら、安全に活用するための判断基準を身につけてください。

なぜNotion AIに情報を入力してはいけないのか?

Notion AIは、ユーザーが入力したテキストを解析し、回答や要約を生成します。このとき、入力データがAIモデルの改善に利用される可能性があります。Notion社のプライバシーポリシーでは、ユーザーデータの取り扱いに関する複数のオプションが提供されており、管理者が「データをAI学習に使用しない」設定を有効にしている場合は学習に使われません。しかし、設定が無効の場合や無料プランでは、入力内容がAIのトレーニングに利用されるリスクがあるため、機密情報を決して入力してはいけません。

また、Notion AIが処理するデータは米国などのサーバーに転送される可能性があります。日本の個人情報保護法や社外秘規定に抵触する情報を入力した場合、コンプライアンス違反となる恐れがあります。そのため、情報を入力する前に「この情報はAIに入力しても安全か」を判断する基準を明確にしておく必要があります。

Notion AIに入力してはいけない情報の具体例

会社員がNotion AIを業務で使う際、特に注意が必要な情報をカテゴリ別に整理しました。以下の情報は、原則としてNotion AIに入力しないでください。

• 個人情報: 氏名、住所、電話番号、メールアドレス、マイナンバー、生年月日、健康診断結果など。たとえ仮名化されていても、他の情報と組み合わせて個人が特定できるものは避けます。
• 機密情報: 未公開の財務データ、特許情報、買収計画、新製品の仕様、顧客リスト、契約条件、内部監査レポートなど。
• 認証情報: パスワード、APIキー、アクセストークン、秘密鍵、クレジットカード番号。
• 法的に保護された情報: 弁護士依頼者間の秘密情報、医療データ、要配慮個人情報。
• 社外秘マーク付き文書: 取締役会資料、人事評価、内部通報情報。

一方、安全とされる情報の例としては、公開されている製品マニュアル、一般的なビジネス用語、社内の共有ルール(ただし機密性の高いものは除く)などがあります。以下の比較表で、入力してよい情報と悪い情報の典型的な区分を確認してください。

情報の種類	具体例(安全)	具体例(危険)
業務上の一般的な手順	出張申請のフロー、会議室予約の方法	新製品の市場投入日、売上目標の内部数値
個人情報	匿名化された統計データ	顧客の氏名・住所・クレジットカード番号
技術情報	公開APIの使い方、既存の技術ブログ内容	ソースコードの全文、データベースのスキーマ

情報を分類するための判断基準とチェックリスト

Notion AIに入力してもよいかどうかを判断するには、以下の3つの軸で情報を評価します。

軸1:会社の情報格付け

多くの企業では、情報を「公開」「社内一般」「社内限定」「極秘」などのランクに分類しています。極秘および社内限定の情報は、原則としてNotion AIに入力しないでください。社内一般でも、AI学習に利用される可能性を考慮すると、注意が必要です。

軸2:法的・契約上の制約

個人情報保護法、GDPR、また取引先との秘密保持契約(NDA)で保護された情報は、AIへの入力を禁じている場合がほとんどです。特にEU域内の個人データは、Notionのサーバーが米国にある場合は移転制限に抵触する恐れがあります。

軸3:AIの学習設定

Notionの管理者は、ワークスペース設定で「AIがデータを学習に使用するか」を選択できます。この設定がOFF(学習に使用しない)になっている場合でも、完全に安全とは言えません。なぜなら、AIの応答を生成する際にデータが一時的に処理されるからです。また、設定がONの場合は、入力した情報が将来のモデル改善に使われ、第三者に出力される可能性があるため、機密情報の入力は絶対に避けてください。

安全にNotion AIを活用するための設定と運用ルール

管理者向け:AI設定の確認と変更手順

1. Notionのワークスペース設定(Settings & Members)を開きます。
2. 左メニューから「Security & compliance」を選択します。
3. 「AI」セクションに移動し、「Allow Notion AI to use workspace data to train models」のトグルを確認します。OFFにすることで、データがAI学習に使用されるのを防止できます。
4. さらに、データ保存場所(データリージョン)が指定できるEnterpriseプランでは、適切な地域(例:日本国内)を選択します。
5. 設定を変更したら、変更内容をチームに周知し、ユーザーが安心してNotion AIを使える環境を整えます。

注意点として、この設定変更は管理者しか行えません。一般ユーザーは自分で変更することはできませんので、不安がある場合は管理者に問い合わせてください。

ユーザー向け:入力前の自己チェックリスト

• □ この情報は会社の情報格付けで「極秘」または「社内限定」に該当しないか?
• □ 個人情報、特に氏名・住所・マイナンバーが含まれていないか?
• □ 取引先とのNDAで保護された情報ではないか?
• □ パスワードやAPIキーなどの認証情報が含まれていないか?
• □ 最悪のケース(AIが学習に利用し、他のユーザーに出力される)を想定しても問題ないか?

失敗パターンとその対策

実際に発生しやすい失敗例と、その対処法を紹介します。

うっかり顧客リストをコピーしてしまった

事例:営業担当者がNotion AIに「今週の訪問先リストを要約して」と指示し、顧客名と電話番号を含むリストをそのまま貼り付けてしまった。後で気づき、パニックに。対応としては、すぐにNotionの該当ページを削除し、管理者に報告。AI学習に使われた可能性があるため、情報漏洩のインシデントとして記録します。再発防止には、AIに貼り付ける前に情報を匿名化するルールを設けましょう。

AIが学習設定を確認せずに機密情報を入力

事例:新入社員がNotion AIの学習設定がONであることを知らず、社内の新製品計画を入力してしまった。対策として、入社時研修でNotion AIのリスクを徹底的に教育し、ワークスペース設定も確認する習慣をつけます。また、管理者は可能な限りAI学習設定をOFFにしておくことが望ましいです。

管理者に確認すべきポイント

Notion AIの安全性を確保するために、一般ユーザーは以下の項目を管理者に確認してください。

• 現在のNotionプラン(無料、プラス、ビジネス、エンタープライズ)と、AI学習設定の状態。
• データ保存リージョンの設定(特に日本企業なら日本国内リージョンが推奨)。
• Notionと締結しているデータ処理契約(DPA)の有無。
• AI機能を無効化するポリシーが存在するか、また無効化の可否。
• 過去にAI学習に使われたデータの削除手順(Notionのサポートに依頼する必要がある場合あり)。

よくある質問

Q1. 会社でNotion Enterpriseを使っています。AI学習設定をOFFにしても、一時的なデータ処理は安全ですか?
A. はい。OFFに設定すれば、モデルのトレーニングには使用されませんが、応答生成のために一時的にデータが処理されます。その間もデータは暗号化され、すぐに破棄されるため、リスクは低いです。ただし、それでも機密情報は入力しないことを推奨します。

Q2. 間違って機密情報を入力してしまいました。どうすればよいですか?
A. まずは該当のページやブロックをすぐに削除してください。次に管理者に報告し、必要に応じてNotionサポートに連絡してデータ削除を依頼します。インシデントとして記録し、社内の情報漏洩対応プロセスに従います。

Q3. Notion AIにパスワードを入力してしまいました。すぐにパスワードを変更する必要がありますか?
A. はい。パスワードは直ちに変更し、影響を受けるアカウントのアクセス履歴を確認してください。Notion AIが学習に使用する設定になっていた場合は、第三者にパスワードが漏洩するリスクがあるため、関係するシステムすべてのパスワードを変更することをお勧めします。

まとめ

Notion AIは便利なツールですが、入力する情報の取扱いには細心の注意が必要です。まずは会社のセキュリティポリシーとNotionのAI設定を確認し、学習利用の有無を把握しましょう。機密情報や個人情報は絶対に入力せず、判断に迷うときは自己チェックリストを使って確かめてください。管理者への確認や適切な設定変更により、安全にAI機能を活用できる環境を整えることが、情報漏洩を防ぐ最善の方法です。本記事を参考に、チーム全体でルールを共有し、リスクのないNotion AI運用を実現してください。

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