【Outlook】新しいOutlookで転送ボタンの動作を「インライン」から「添付」に変える手順

Microsoft Outlookでメールを転送する際、新しいOutlookではデフォルトで「インライン」表示になります。しかし、従来のようにメールを添付ファイルとして転送したい場面もあるでしょう。新しいOutlookの転送動作がお使いのワークフローに合わない場合、設定を変更することで対応できます。この記事では、新しいOutlookでメール転送の動作を「インライン」から「添付」に変更する具体的な手順を解説します。この設定変更により、Outlookでのメール管理がより効率的になります。

新しいOutlookは、Web版Outlookの機能を取り込み、よりモダンで使いやすいインターフェースを提供しています。しかし、過去のバージョンとの操作性の違いに戸惑うユーザーもいるかもしれません。特に、メールの転送機能は、送信する相手や内容によって最適な形式が異なります。デフォルトのインライン転送が不便だと感じている方は、ぜひこの記事を参考に設定を見直してみてください。

新しいOutlookでのメール転送の仕組み

新しいMicrosoft Outlookでは、メールを転送する際のデフォルト動作が変更されました。従来、Outlookではメールを転送すると、元のメールが添付ファイルとして追加されるのが一般的でした。これは、複数のメールをまとめて送る場合や、元のメールの書式をそのまま保持したい場合に便利でした。しかし、新しいOutlookでは、Web版Outlookのインターフェースに倣い、転送するメールが本文中にインラインで表示されるようになりました。これにより、転送元のメール内容を直接確認しながら返信や転送ができるようになっています。

このインライン表示は、転送されるメールの内容を素早く把握したい場合には有効です。しかし、転送先の受信者が元のメールを添付ファイルとして受け取りたい場合や、複数のメールをまとめて転送する際に、インライン表示ではかえって分かりにくくなることがあります。そのため、ユーザーは自分の利用状況に合わせて、この転送形式をカスタマイズしたいと考えることがあります。

新しいOutlookで転送動作を「添付」に変更する手順

新しいOutlookでメール転送の動作をインライン表示から添付ファイル形式に変更するには、設定画面から簡単な操作を行う必要があります。この設定は、Outlookのメッセージ作成や返信に関する動作をカスタマイズする項目の中にあります。以下の手順に沿って設定を進めてください。

1. 新しいOutlookを開く
   まず、お使いのデバイスで新しいMicrosoft Outlookアプリケーションを起動します。
2. 設定メニューにアクセスする
   画面右上にある歯車アイコン(設定)をクリックします。
3. 「メール」設定を開く
   設定画面が表示されたら、左側のメニューから「メール」を選択します。
4. 「メッセージの作成と返信」を選択する
   メール設定の項目の中から、「メッセージの作成と返信」という項目を見つけてクリックします。
5. 転送形式を変更する
   「メッセージの作成と返信」の設定画面を下にスクロールしていくと、「メッセージを転送するとき」という項目があります。その右側にあるドロップダウンメニューをクリックします。
6. 「添付ファイルとして」を選択する
   ドロップダウンメニューに「インライン」と「添付ファイルとして」の選択肢が表示されます。ここで、「添付ファイルとして」を選択してください。
7. 設定を保存する
   画面下部にある「保存」ボタンをクリックして、設定の変更を確定します。

これで、新しいOutlookでのメール転送のデフォルト動作が、インライン表示から添付ファイル形式に変更されました。次回以降、メールを転送する際には、元のメールが添付ファイルとして追加されるようになります。

転送動作変更後の確認と注意点

設定を変更した後は、実際にメールを転送してみて、意図した通りに動作するか確認することが重要です。設定が正しく反映されていれば、メールを転送しようとした際に、元のメールがEMLファイルなどの形式で添付されているはずです。この変更は、Outlookのすべてのメールアカウントに適用されます。組織でMicrosoft 365を利用している場合、管理者が特定のポリシーを設定していると、この設定項目が表示されない、あるいは変更できないことがあります。

転送が添付ファイルにならない場合の確認事項

設定を変更したにも関わらず、メールが添付ファイルとして転送されない場合は、以下の点を確認してください。

1. 設定の保存状況を確認する

設定画面で「保存」ボタンを押し忘れていないか、再度確認してください。設定変更後は必ず「保存」をクリックする必要があります。また、一度Outlookを再起動してから再度確認することも有効です。

2. 組織のポリシーを確認する

Microsoft 365の管理者権限を持つユーザーは、組織のOutlookに関するポリシー設定を確認できます。一部の組織では、セキュリティ上の理由などから、メールの転送形式をユーザーが自由に設定できないように制限している場合があります。もし設定項目が見当たらない、または変更できない場合は、IT管理者にお問い合わせください。

3. 新しいOutlookと従来Outlookの違い

新しいOutlookは、従来のOutlook for Windowsとはインターフェースや一部の機能が異なります。この設定項目は、新しいOutlook(プレビュー版から正式版への移行が進んでいるバージョン)で利用可能なものです。もし、お使いのOutlookが従来のバージョンである場合、この設定項目は存在しない可能性があります。その場合は、新しいOutlookへの移行を検討するか、従来のOutlookでの操作方法を確認する必要があります。

インライン転送のメリット・デメリット

設定を「添付ファイルとして」に変更した場合、インライン転送にはないメリットとデメリットがあります。インライン転送は、転送元メールの内容を即座に確認できるため、文脈を理解しやすいというメリットがあります。特に、簡単な指示や情報共有の際に便利です。しかし、転送元のメールが長文であったり、複数のメールをまとめて転送したりする場合には、本文が長くなりすぎて読みにくくなるというデメリットがあります。また、受信者が元のメールをアーカイブしたり、別のメールに添付したりする際に、インライン形式では手間がかかることがあります。

一方、「添付ファイルとして」転送する場合のメリットは、元のメールが独立したファイルとして扱われるため、受信者が管理しやすく、必要に応じて元の書式を保ったまま保存したり、さらに転送したりしやすい点です。デメリットとしては、添付ファイルを開かないと元のメール内容を確認できないため、素早い内容把握には向かない点が挙げられます。どちらの形式が適しているかは、メールの内容や相手とのやり取りの目的に応じて使い分けるのが理想的です。

新しいOutlookと従来Outlookの転送機能比較

新しいOutlookと従来Outlook(Outlook for Windows)では、メールの転送機能においていくつかの違いがあります。これは、新しいOutlookがWeb版Outlookの体験をベースに開発されているためです。以下にその主な違いをまとめました。

この比較表からもわかるように、新しいOutlookではユーザーが転送形式をより柔軟に選択できるようになっています。従来Outlookでは添付ファイルが基本でしたが、新しいOutlookではインライン表示が基本となり、それを添付ファイル形式に変更するオプションが提供されています。この設定変更は、Outlookでのメールコミュニケーションの効率を向上させるために役立ちます。

まとめ

この記事では、新しいMicrosoft Outlookでメール転送の動作を「インライン」から「添付ファイルとして」に変更する手順を詳しく解説しました。設定メニューから簡単な操作を行うことで、お使いのワークフローに合わせた転送形式を選択できます。この設定変更により、Outlookでのメール管理がよりスムーズになり、情報共有の効率が向上するでしょう。次に、この設定が正しく適用されているか、実際にメールを転送して確認してみてください。組織ポリシーで変更が制限されている場合は、IT管理者への確認も検討しましょう。