【PDF】会計ソフト(弥生・freee等)にPDFのレシートを取り込むとエラーになる時の「パスワード保護」事前解除

会計ソフトにPDF形式のレシートを取り込もうとして、エラーが発生し困っている方も多いでしょう。

このエラーの多くは、レシートの.pdfファイルがパスワード保護されていることが原因です。

この記事では、パスワード保護された.pdfファイルを解除し、会計ソフトへスムーズに取り込むための具体的な手順を解説します。

Acrobat Reader、Edge、スマホアプリそれぞれの解除方法を習得し、業務を効率化しましょう。

会計ソフトがパスワード付きPDFを拒否する理由

多くの会計ソフトは、PDF形式のレシートを取り込む際に、ファイルに設定されたセキュリティ制限に対応していません。

特にパスワード保護は、ファイルの閲覧や編集、印刷などに制限をかける機能です。

会計ソフトがレシートの内容を読み取ったり、データとして処理したりするには、これらの制限が解除されている必要があります。

保護された.pdfファイルは、ソフトが内容の整合性を確認できないため、エラーとして処理される仕組みです。

会計ソフトが想定しているのは、何の制限もかかっていないプレーンな.pdfファイルであることを理解しましょう。

PDFレシートのパスワード保護を解除する手順

ここでは、主要なデバイスとソフトウェアを使ったパスワード保護の解除手順を解説します。

ご自身の環境に合った方法を選んで実践してください。

Acrobat Readerでパスワード保護を解除する手順

Acrobat Readerは、PDFの閲覧だけでなく、セキュリティ設定の変更も可能です。

以下の手順でパスワード保護を解除し、新しい.pdfファイルとして保存しましょう。

1. 保護されたPDFファイルを開く
   Acrobat Readerでパスワード保護された.pdfファイルを開きます。パスワードの入力を求められたら、正しいパスワードを入力してください。
2. ファイルプロパティを開く
   メニューバーから「ファイル」を選択し、ドロップダウンメニューから「プロパティ」をクリックします。
3. セキュリティタブに移動する
   「文書のプロパティ」ダイアログボックスが開いたら、「セキュリティ」タブをクリックします。
4. セキュリティ方法を変更する
   「セキュリティ方法」のドロップダウンメニューをクリックし、「セキュリティなし」を選択します。変更を適用するために「OK」をクリックしてください。
5. 変更を保存する
   再度「ファイル」メニューから「保存」または「名前を付けて保存」を選択します。新しいファイル名で保存することで、パスワード保護が解除された.pdfファイルが作成されます。

Edgeでパスワード保護を解除する手順

Edgeの印刷機能を利用すると、実質的にパスワード保護を解除した新しい.pdfファイルを作成できます。

これは「Microsoft Print to PDF」という仮想プリンター機能を使う方法です。

1. EdgeでPDFファイルを開く
   パスワード保護された.pdfファイルをEdgeで開きます。パスワードの入力を求められたら、正しいパスワードを入力してください。
2. 印刷ダイアログを開く
   Edgeの画面右上にある「…」アイコンをクリックし、「印刷」を選択します。またはキーボードのCtrl + Pキーを押します。
3. プリンターを設定する
   印刷ダイアログの「プリンター」のドロップダウンメニューから「Microsoft Print to PDF」を選択します。
4. 新しいPDFとして保存する
   「印刷」ボタンをクリックします。保存ダイアログが表示されるので、任意の保存場所とファイル名を指定して「保存」をクリックします。これでパスワード保護が解除された新しい.pdfファイルが作成されます。

iPhoneまたはAndroidのPDFアプリでパスワード保護を解除する手順

スマートフォンのPDF閲覧・編集アプリでも、パスワード保護を解除できる場合があります。

ここでは一般的な手順を解説しますが、アプリによってメニュー名が異なる可能性があります。

1. PDFアプリでファイルを開く
   iPhoneまたはAndroidで、パスワード保護された.pdfファイルをPDF閲覧・編集アプリで開きます。パスワードの入力を求められたら、正しいパスワードを入力してください。
2. 共有またはエクスポートオプションを探す
   アプリ内の共有アイコン、または「…」メニューをタップし、「共有」「エクスポート」「名前を付けて保存」などのオプションを探します。
3. パスワードなしで保存する
   「パスワードを解除して保存」や「コピーを保存」といったメニューがある場合、それを選択します。保存オプションで「セキュリティ設定」や「パスワード」の項目があれば、それをオフにします。
4. 新しいファイルとして保存する
   新しいファイル名と保存場所を指定して保存します。これにより、パスワード保護のない.pdfファイルが作成されます。

パスワード解除後に会計ソフトでエラーが出る場合の確認点

パスワード保護を解除しても、会計ソフトへの取り込みでエラーが発生することがあります。

ここでは、その場合の追加確認ポイントと対処法を解説します。

解除パスワードが不明な場合

パスワード保護された.pdfファイルを開くためのパスワードが分からない場合、解除操作自体ができません。

1. 原因の特定
   ファイル作成者が設定したパスワードが不明なため、ファイルを開くことができません。
2. 対処法
   レシートの発行元やファイル作成者に直接問い合わせ、正しいパスワードを確認してください。パスワードが不明な場合は、再発行を依頼することも検討しましょう。

パスワード解除後も会計ソフトに取り込めない場合

パスワードを解除しても会計ソフトがファイルを認識しない場合、別の原因が考えられます。

1. 原因の特定
   ファイルサイズが大きすぎる、.pdfファイル自体が破損している、スキャン品質が低くテキストが認識できない、などの可能性があります。
2. 対処法
   以下のいずれかの方法を試してください。
   • ファイルサイズの圧縮: Acrobat Readerなどの.pdf編集ソフトで「ファイルサイズを縮小」機能を使います。
   • PDFの最適化: Acrobat Readerの「PDFを最適化」機能で、不要な要素を削除しファイル構造を整理します。
   • PDFの再作成: 元の紙レシートを再度スキャンし、新しい.pdfファイルとして保存します。
   • 画像形式での取り込み: .pdfファイルをJPEGやPNGなどの画像形式に変換し、会計ソフトの画像取り込み機能を利用します。

複数ページのPDFを1ページずつ取り込みたい場合

会計ソフトによっては、複数ページの.pdfファイルを一括で処理できない場合があります。

この場合は、必要なページだけを切り出して取り込む必要があります。

1. 原因の特定
   会計ソフトの仕様により、複数ページの.pdfファイルを適切に処理できない、または1ファイル1レシートの形式が求められています。
2. 対処法
   以下のいずれかの方法を試してください。
   • PDF分割ツールの利用: オンラインの.pdf分割ツールや、Acrobat Readerの「ページを整理」機能を使って、1ページずつに分割します。
   • 特定のページ範囲を保存: Acrobat ReaderやEdgeの印刷機能で、印刷範囲を「カスタム」に設定し、必要なページ番号のみを指定して新しい.pdfファイルとして保存します。

PDFパスワード解除方法の比較

Acrobat Reader、Edge、スマホアプリそれぞれのパスワード解除方法を比較します。

ご自身の利用環境や求める機能に応じて、最適な方法を選びましょう。

項目	Acrobat Reader	Edge	スマホPDFアプリ
手軽さ	やや専門的だが確実	日常的に利用するブラウザで完結	外出先でも手軽に操作可能
機能	セキュリティ設定を直接変更、多機能	印刷機能を利用した再保存	アプリによるが基本的な解除が可能
対応デバイス	Windows、macOS	Windows、macOS	iPhone、Android
追加機能	PDFの編集、最適化、結合、分割	基本的な閲覧、注釈付け	アプリによるが簡易編集機能
利用料金	無料版は閲覧・一部機能、有料版は全機能	無料	無料版・有料版あり

まとめ

この記事では、会計ソフトにPDFレシートを取り込む際のエラー原因となるパスワード保護の解除方法を解説しました。

Acrobat Reader、Edge、そしてスマホアプリを使った解除手順を理解し、実践できるようになりました。

パスワード解除後のトラブルシューティングや、各方法の比較も参考に、ご自身の業務環境に最適な方法を選んでください。

これらの知識を活用して、PDFレシートの取り込み作業をスムーズに進め、会計処理の効率化を図りましょう。

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