【PDF】行政システムへのアップロードで「保護されたPDFは添付できません」と出た時のパスワード完全フラット化

行政システムにPDFをアップロードしようとした際、「保護されたPDFは添付できません」というエラーメッセージが出て困った経験はありませんか。

このエラーは、PDFに設定されたパスワード保護や閲覧・編集制限が原因で発生します。

この記事では、Acrobat Reader、Edge、そしてスマートフォンアプリを使って、PDFの保護を解除し、パスワードを完全に削除する具体的な手順を解説します。

保護されたPDFが行政システムで拒否される仕組み

行政システムが保護されたPDFを拒否する主な理由は、セキュリティとデータ処理の整合性に関する懸念です。

PDFには、閲覧パスワードや編集・印刷などの権限制限を設定できます。これらのセキュリティ設定は、文書の不正な閲覧や改変を防ぐ目的で利用されます。

しかし、システム側からすると、パスワードが設定されたPDFは内容の自動確認ができません。

また、編集や印刷が制限されているPDFは、システム内部での処理や長期保存において問題を引き起こす可能性があります。

そのため、多くの行政システムは、これらの制限がない「フラット化された」PDFを要求するのです。

PDFのセキュリティ設定の種類

PDFの保護には主に二つの種類があります。

一つは「文書を開くパスワード」で、PDFを開く際にパスワードの入力が求められます。

もう一つは「権限パスワード」または「変更パスワード」と呼ばれ、PDFの印刷、編集、内容のコピーなどを制限するために設定されます。

行政システムは、これらのどちらか一方、または両方のパスワードが設定されているPDFを受け付けません。

特に、権限パスワードによる制限は、システムがPDFの内容を処理する上で障壁となるため、解除が必須となる場合が多いです。

PDFのパスワードを解除し保護を削除する手順

ここでは、複数のツールを使ったPDFの保護解除手順を解説します。ご自身の環境に合わせて選択してください。

Acrobat Reader (有償版) でパスワードを解除する

Adobe Acrobat Pro DCの契約がある場合、PDFのセキュリティ設定を直接変更できます。

1. PDFを開きパスワード入力
   パスワード保護されたPDFをAcrobat Readerで開きます。開く際にパスワードを求められるので入力してください。
2. ツールパネルを開く
   画面右側の「ツール」パネルをクリックします。
3. 「保護」ツールを選択
   ツールの一覧から「保護」を選択し、「開く」ボタンをクリックします。
4. セキュリティ設定を変更
   上部メニューバーの「保護」タブから「セキュリティ設定」を選択します。「パスワードによるセキュリティ」または「セキュリティプロパティ」をクリックしてください。
5. パスワードを削除
   「セキュリティ方法」のプルダウンメニューから「セキュリティなし」を選択します。確認のダイアログが表示されたら「はい」をクリックしてください。
6. 変更を保存
   PDFを上書き保存または新しいファイル名で保存します。これにより、パスワードとすべての制限が解除されます。

Edgeブラウザで保護されたPDFを再保存する

Windows環境でEdgeブラウザを利用すると、印刷機能を使って保護を解除できます。

1. EdgeでPDFを開く
   保護されたPDFファイルをEdgeブラウザにドラッグアンドドロップするか、「ファイル」メニューから「開く」でファイルを選択して開きます。
2. パスワードを入力
   PDFが開く際にパスワードを求められたら、正しいパスワードを入力してPDFを表示させます。
3. 印刷メニューを開く
   PDFが表示された状態で、キーボードのCtrl+Pを押すか、画面右上の「…」メニューから「印刷」を選択します。
4. プリンターとして「Microsoft Print to PDF」を選択
   印刷ダイアログが表示されたら、「プリンター」の項目で「Microsoft Print to PDF」を選択します。
5. PDFとして保存
   「印刷」ボタンをクリックすると、新しいファイル名を付けてPDFを保存するダイアログが表示されます。任意の場所に保存してください。この方法で保存されたPDFは、パスワード保護が解除されています。

iPhoneでPDFの保護を解除し保存する

iPhoneの標準機能であるプリント機能を使って、保護されたPDFを新しい保護なしのPDFとして保存できます。

1. PDFをファイルアプリで開く
   パスワード保護された.pdfファイルをiPhoneの「ファイル」アプリで開きます。
2. パスワードを入力し表示
   パスワードを求められたら、正しいパスワードを入力してPDFの内容を表示させます。
3. 共有メニューを開く
   画面下部にある共有アイコン(四角から上向きの矢印が出ているアイコン)をタップします。
4. 「プリント」を選択
   共有シートの中から「プリント」をタップします。
5. PDFを拡大表示
   プリントプレビュー画面で、PDFのサムネイルを2本の指で外側にピンチアウト(拡大)します。これにより、プレビュー全体が新しいPDF文書として開かれます。
6. 新しいPDFとして保存
   再度、画面右上の共有アイコンをタップします。表示されたメニューから「ファイルに保存」を選択し、任意の保存先を指定して保存します。このPDFにはパスワード保護がありません。

AndroidでPDFの保護を解除し保存する

Androidスマートフォンでも、印刷機能を使って保護されたPDFを再保存できます。

1. PDFビューアでPDFを開く
   パスワード保護された.pdfファイルを、GoogleドライブなどのPDFビューアアプリで開きます。
2. パスワードを入力し表示
   パスワードの入力を求められたら、正しいパスワードを入力してPDFを表示させます。
3. 印刷メニューを開く
   画面右上の三点リーダーアイコン(メニューアイコン)をタップし、表示されたメニューの中から「印刷」を選択します。
4. 「PDFとして保存」を選択
   印刷画面が表示されたら、プリンター選択のプルダウンメニューから「PDFとして保存」または「PDFに保存」を選択します。
5. 新しいPDFとして保存
   保存アイコン(下向きの矢印)をタップし、任意の保存先とファイル名を指定して保存します。この操作で作成されたPDFは、パスワード保護が解除されます。

保護解除ができない・アップロードできない場合の確認ポイント

上記の手順を試しても問題が解決しない場合、いくつかの追加の確認点があります。

パスワードを忘れてしまった場合

PDFを開くためのパスワードを忘れてしまった場合、自力で保護を解除することは困難です。

この場合は、PDFの作成者や提供元に連絡し、パスワードを教えてもらうか、パスワードのないPDFファイルを再送してもらう必要があります。

セキュリティの都合上、パスワードを強制的に解除するツールは推奨されません。

印刷機能を使っても保護が解除されない特殊なPDF

ごく稀に、高度なセキュリティ設定が施されたPDFでは、上記の印刷機能を使った方法でも保護が解除できないことがあります。

このような場合は、Adobe Acrobat Pro DCのような専用のPDF編集ソフトウェアを使用するか、PDFの作成者に直接、保護解除済みのファイルを依頼するしかありません。

一般的な用途であれば、印刷機能での解除で対応できることが多いです。

行政システム側のファイルサイズ制限

PDFの保護を解除してもアップロードできない場合、行政システム側でファイルサイズの上限が設定されている可能性があります。

システムで定められたファイルサイズの上限を確認し、PDFがその範囲内に収まっているかを確認してください。

ファイルサイズが大きい場合は、Acrobat Readerの「PDFを最適化」機能や、オンラインのPDF圧縮ツールを利用してファイルサイズを小さくできます。

ファイル名に特殊文字が含まれる場合

行政システムによっては、ファイル名に使用できる文字に制限がある場合があります。

全角文字、記号、スペースなどが含まれていると、アップロードエラーの原因となることがあります。

ファイル名は半角英数字とハイフン、アンダースコアのみで構成することをおすすめします。

Acrobat ReaderとEdge、スマホアプリのPDF保護解除機能比較

項目	Acrobat Reader (有償版)	Edgeブラウザ	iPhone標準機能	Android標準機能
必要なもの	Adobe Acrobat Pro DCの契約	Edgeブラウザ	iPhone本体	Androidスマートフォン
解除できる保護	閲覧パスワード、編集パスワード、権限制限	閲覧パスワード、権限制限 (印刷経由)	閲覧パスワード、権限制限 (印刷経由)	閲覧パスワード、権限制限 (印刷経由)
操作の容易さ	高い	中程度	中程度	中程度
追加機能	編集、OCR、圧縮など多数	基本的な閲覧、注釈	マークアップ、ファイル管理	Googleドライブ連携、基本的な閲覧
費用	有料	無料	無料	無料

まとめ

この記事では、行政システムへのPDFアップロード時に発生する「保護されたPDFは添付できません」というエラーの解決策を解説しました。

Acrobat Reader、Edge、iPhone、Androidの各環境で、PDFのパスワード保護を解除し、新しい保護なしのPDFを作成する方法を理解いただけたでしょう。

今後は、PDFのセキュリティ設定を適切に確認し、必要に応じて「Microsoft Print to PDF」やスマートフォンのプリント機能で保護を解除してからアップロードしてください。

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