【Salesforce】重複レコードセットが一部ユーザーだけ見えない時のレポート条件と項目設定の直し方

Salesforceで重複レコードセットを活用していると、特定のユーザーだけ重複レコードセットが表示されない、あるいは一部のユーザーだけ重複データが見えないという問題に直面することがあります。この現象は主にレポートの条件設定や項目へのアクセス権限、共有設定の違いによって発生します。本記事では、重複レコードセットが見えない原因を体系的に切り分け、ユーザー自身で確認できる手順から管理者に依頼すべき設定までを具体的に解説します。現場で即座に対応できる内容を目指しています。

1. 重複レコードセットが一部のユーザーに見えない原因を切り分ける

重複レコードセット(DuplicateRecordSet)は、Salesforceが自動的に重複ルールに基づいて作成するレコードのグループです。このオブジェクトは標準オブジェクトですが、表示にはいくつかの条件が影響します。まずは原因を大きく4つに分類し、どれに該当するかを確認してください。

原因カテゴリ	具体的な事象	確認ポイント
レポートのフィルタ条件	レポート実行時に「自分の重複レコードセットのみ」など制限がかかっている	レポートのフィルタ条件を確認し、ユーザーごとに結果が変わる条件がないか
プロファイル権限	重複レコードセットオブジェクトへの参照権限がない	プロファイルのオブジェクト権限で「重複レコードセット」が「参照」以上になっているか
共有設定	重複レコードセットが特定のユーザーに共有されていない	共有ルールや手動共有の有無、公開グループの設定
項目レベルセキュリティ	レポートに含まれる項目が参照不可で、レポート自体がエラーになる	レポートの各項目の権限設定(特に重複レコードセットの項目)

上記の表は代表的な原因ですが、実際には複合的に発生することもあります。次の章から具体的な確認手順を説明します。

2. レポートのフィルタ条件を確認する

重複レコードセットをレポートで表示する場合、レポートのフィルタ条件がユーザーごとに異なる結果を生むことがあります。特に「自分の重複レコードセットのみ」や「ログインユーザーと同じロールのレコード」といった動的条件が設定されていると、ユーザーによって表示される重複セットが変わります。

確認手順は以下のとおりです。

1. 問題のレポートを開き、「編集」ボタンをクリックします。
2. 「フィルタ条件」セクションを展開し、すべての条件を書き出します。
3. 特に「重複レコードセットID」や「作成者ID」など、ユーザー依存の項目が条件に含まれていないか確認します。
4. 条件に「自分のレコードのみ」や「現在のユーザー」を使用している場合は、削除または変更します。
5. 変更後、レポートを保存して、表示されなかったユーザーで再度実行し、結果を確認します。

注意点として、レポートを複数のユーザーで共有する場合は、静的な条件(特定の日付範囲やステータスなど)を使用することを推奨します。動的条件は便利ですが、意図しない表示制限を引き起こす可能性があります。

3. プロファイル権限と項目レベルセキュリティの確認

次に確認すべきは、重複レコードセットオブジェクトへのアクセス権限です。Salesforceでは、オブジェクトごとに参照権限が設定されており、権限がないユーザーはレポートで結果が表示されません(エラーにはならず、単に0件と表示される場合があります)。

3-1. プロファイル権限の確認手順

1. 設定(歯車アイコン)→「ユーザー」→「プロファイル」を開きます。
2. 対象ユーザーが割り当てられているプロファイル名をクリックします。
3. 「標準オブジェクト権限」の一覧から「重複レコードセット」を探します。
4. 「参照」権限にチェックが入っていることを確認します。入っていない場合は管理者に依頼して追加します。
5. 同様に、レポートで使用する項目(例:重複レコードセットの「重複ルール名」「レコード数」など)の項目レベルセキュリティも確認します。

管理者権限がない一般ユーザーは、プロファイルの編集ができません。その場合は、社内のSalesforce管理者または担当者に依頼してください。依頼する際は、「重複レコードセットオブジェクトの参照権限と、レポートで使用する項目の参照権限を有効にしてほしい」と具体的に伝えるとスムーズです。

4. 共有設定による影響を確認する

重複レコードセットは、デフォルトでは作成者のみが参照できる場合があります。組織全体の共有設定やロール階層によって、他のユーザーがアクセスできるかどうかが決まります。共有設定でよくある失敗パターンとして、以下のようなものがあります。

• ロール階層が正しく設定されていない: 上位ロールのユーザーは下位ロールのレコードを参照できますが、同一階層や下位ロールのユーザーには見えません。
• 公開グループの設定漏れ: 特定の公開グループにのみ共有している場合、グループ外のユーザーには見えません。
• 共有ルールの条件が厳しすぎる: 例えば「特定のレコードタイプ」など、条件が絞られすぎている可能性があります。

共有設定の確認は、管理者でないと難しい場合がありますが、ユーザー自身でも以下の方法である程度切り分けられます。

1. 表示されないユーザーで、重複レコードセットのオブジェクトタブ(もしあれば)を直接開いてみます。タブ自体がない場合は、オブジェクトが有効化されていない可能性があります。
2. 表示されるユーザーと表示されないユーザーのロール(設定→ユーザー→ユーザー詳細)を比較します。
3. 両者が同じロールまたは上位ロール関係にある場合、共有設定が原因の可能性が高いです。管理者に、組織の共有設定(共有ルール)を確認してもらってください。

5. 実際の直し方:レポート条件と項目設定の修正例

ここでは、具体的な修正シナリオを2つ紹介します。これらは実際の現場でよくあるケースです。

ケースA:レポート条件に「自分の重複レコードセットのみ」が設定されている

あるユーザーが作成した重複レポートが、自分以外のユーザーには0件と表示される。この場合、レポートのフィルタ条件に「重複レコードセットID」が「自分のレコードのみ」に設定されている可能性があります。修正手順は以下のとおりです。

1. レポート編集画面で「フィルタ条件」を開きます。
2. 条件として「重複レコードセット ID が次の値に等しい 現在のユーザーID」などが設定されていれば削除します。
3. 代わりに、すべての重複レコードセットを表示するには、条件を空にするか、組織全体の条件(例:「作成日が過去30日間」)を設定します。
4. 保存後、他のユーザーでレポートを実行し、結果を確認します。

ケースB:項目レベルセキュリティで「重複レコードセット名」が参照不可

レポートに「重複レコードセット名」という項目が含まれているが、一部ユーザーのプロファイルでその項目の参照権限がない場合、レポートはエラーにはならず、空のセルとして表示されるか、レポート自体が表示されないことがあります。修正は管理者が行います。

1. 設定→「オブジェクトマネージャ」→「重複レコードセット」→「項目」を開きます。
2. レポートで使用している項目(例:Name、DuplicateRuleIdなど)を開きます。
3. 「項目レベルセキュリティ」で、該当プロファイルに「参照」権限が付与されているか確認します。
4. 権限がない場合は「編集」ボタンから追加します。

この修正は管理者のみ可能です。一般ユーザーは管理者に「重複レコードセットの特定の項目(例:重複ルール名)への参照権限を追加してほしい」と依頼しましょう。

6. よくある質問(FAQ)

ここでは、重複レコードセットの表示に関するよくある質問とその回答をまとめました。

質問	回答
重複レコードセットオブジェクト自体がタブに表示されない	設定→「オブジェクトマネージャ」→「重複レコードセット」→「タブの表示」でタブを有効にしてください。ただし、プロファイルごとのタブ設定も確認する必要があります。
レポートの結果が常に0件になる	重複ルールが有効化されていない可能性があります。「設定」→「重複ルール」でルールがアクティブか確認してください。また、重複レコードが存在するかどうかも確認しましょう。
システム管理者でも見えない	組織全体で重複が無効になっているか、重複ルールが作成されていない可能性があります。システム管理者はすべてのデータにアクセスできるため、権限問題は通常発生しません。
特定のユーザーの重複レコードセットだけが見えない	共有設定が原因です。そのユーザーが重複レコードセットのレコードに対してアクセス権を持っているか、共有ルールや手動共有で設定されているか確認してください。

7. まとめ

重複レコードセットが一部のユーザーだけ見えない問題は、レポートのフィルタ条件、プロファイル権限、共有設定、項目レベルセキュリティのいずれか、または複数の要因が絡んで発生します。最初にレポート条件を確認し、動的条件が設定されている場合は静的条件に変更してください。次に、表示されないユーザーと表示されるユーザーのプロファイル権限とロールを比較し、差異があれば管理者に権限追加を依頼します。最後に、共有ルールの確認は管理者に任せる必要がありますが、原因を絞り込んで依頼することで迅速な対応が可能になります。よくある質問と回答も参考に、問題解決に役立ててください。